Cómo dar una actualización del proyecto que ahorre tiempo a todos

Las actualizaciones de los proyectos pueden ser tan importantes como los propios proyectos. Una encuesta reciente entre 500 empresas reveló que la mayoría de las empresas encuestadas elaboran al menos cinco informes al mes, y los empleados dedican una media de tres o más horas a crear cada uno.

No dar una actualización eficaz puede significar que pierdas oportunidades importantes porque la dirección no comprendió la importancia de tu proyecto, o porque los miembros de tu equipo no entendieron cómo hacerlo avanzar. Afortunadamente, elaborar un informe de progreso que sea útil y atractivo se basa en responder sólo a tres preguntas:

Para una lectura relacionada, consulta nuestra guía sobre el informe empresarial.

• ¿Quién es tu público?
• ¿Cuál es la mejor manera de presentarles la información?
• ¿Con qué frecuencia necesitan informes de progreso?

En este artículo, obtendrás respuesta a estas preguntas y te mostraremos cómo puedes utilizar Piktochart para ofrecer actualizaciones de proyectos de forma rápida y más eficaz.

Empieza por considerar tu audiencia. En las presentaciones de trabajo, las partes interesadas suelen pertenecer a tres categorías: partes interesadas ejecutivas, miembros del equipo y socios o clientes externos.

Para crear una actualización del proyecto que se ajuste a sus necesidades, no es necesario que escribas de forma diferente, sino que elijas un formato y un nivel de información adecuados para cada grupo.

• Lo que encaja: Resúmenes de alto nivel, conclusiones fáciles de digerir, narración visual
• Lo que debes evitar: Meterse en la maleza con tus datos, enormes muros de texto
• Los mejores formatos para este público: Cuadros de mando, páginas individuales centradas en Indicadores Clave de Rendimiento (KPI), Objetivos y Resultados Clave (OKR) y otras métricas conocidas.

He aquí un ejemplo de plantilla de cuadro de mando que comunica los aspectos más destacados de la contratación trimestral. Todo lo que necesita un directivo aparece de un vistazo: métricas de contratación, costes y fuentes, sin desorden operativo.

• Lo que necesitan: Detalles operativos, espacio para informar y resolver retos, enlaces desde los resultados actuales a los próximos pasos
• Lo que hay que evitar: Diseños que ignoran los retos, plantillas carentes de concreción
• Los mejores formatos para este público: Plantillas de reuniones de equipo, informes de progreso de sprints

Esta plantilla de progreso de proyecto es un gran ejemplo de informe de equipo. Los logros clave se tratan en titulares, seguidos de una revisión del calendario del proyecto y de los siguientes pasos en la secuencia. Como resultado, los equipos ven exactamente lo que se ha hecho y lo que bloquea el progreso.

• Lo que hay que saber: Hitos conseguidos, datos financieros generales, información actualizada sobre los resultados.
• Lo que hay que evitar: Detalles operativos no relacionados con su función
• Los mejores formatos para este público: Diapositiva tradicional

Esta plantilla de actualización para inversores está orientada a las necesidades de las partes interesadas y los socios externos. Las diapositivas presentan estadísticas sobre el aumento de la valoración, el crecimiento de los ingresos, el compromiso de los clientes y otras métricas financieras de forma atractiva y visual.

A continuación, selecciona un método de presentación visual. Tanto si creas tu informe de progreso a partir de una plantilla de Piktochart como si pruebas nuestra herramienta generadora de informes AI, utiliza un formato que se adapte a tu público.

Puede que también te resulte útil nuestro artículo sobre ejemplos de informes de rsc.

Las plantillas de cuadros de mando atraen a las partes interesadas de alto nivel porque se centran en las conclusiones principales. Puedes ver el estado del proyecto en tiempo real de un vistazo, y tu audiencia obtiene la información que necesita sin una exposición extensa.

Esta plantilla de actualización mensual de redes sociales utiliza el formato de cuadro de mandos para compartir todas las estadísticas relevantes de una estrategia de marketing multicanal integral. Como en los cuadros de mando de los coches, cada métrica puede leerse por separado. Combinados, los componentes ofrecen una imagen completa de la situación.

• ¿Cuándo debo utilizarlo? Para compartir varios conjuntos de datos que funcionan independientemente unos de otros.
• ¿Cuánta información debo incluir? Suficientes tablas, gráficos y métricas para ofrecer una imagen completa de tu progreso.
• Ventaja visual sobre el texto: Proporciona una imagen global y de un vistazo de tu trabajo.

Las infografías son una gran elección para las actualizaciones de proyectos cuando tienes muchos datos y necesitas describir métricas de progreso o hitos complejos. Se diferencian de los cuadros de mando en que se basan en historias; una única narración une toda la presentación. Para demostrarlo, examinemos una infografía centrada en las estadísticas de contratación.

• ¿Cuándo debo utilizar esto? Cuando necesites contar una historia persuasiva con tus datos.
• ¿Cuánta información debo incluir? Necesitas los datos CORRECTOS para contar tu historia; la cantidad debe pasar a un segundo plano frente a la calidad.
• Ventaja visual sobre el texto: Anima un desfile de datos y estadísticas áridos.

Todo el mundo ha visto actualizaciones de proyectos en forma de presentaciones de diapositivas. Si se hace bien, una actualización en forma de presentación responde a preguntas críticas e identifica el trabajo ya realizado, junto con el trabajo (potencialmente) pendiente, en un formato atractivo.

Esta presentación de la hoja de ruta de un proyecto de consultoría puede utilizarse en una reunión inicial o para informar del progreso durante las primeras fases de un proyecto. Con una vibrante paleta de colores y un desglose de las fases del proyecto, el ritmo del progreso queda cuidadosamente esbozado.

• ¿Cuándo debo utilizarlo? Cuando necesites comunicar el progreso con texto, números e iconos/imágenes.
• ¿Cuánta información debo incluir? En general, menos diapositivas es mejor, pero las actualizaciones complejas pueden requerir una presentación más larga.
• Ventaja visual sobre el texto: Nadie quiere leer un folleto impreso con mucho texto.

Independientemente del público o del formato elegido, la frecuencia de las actualizaciones de tu proyecto determinará la cantidad de información que debes ofrecer.

Si proporcionas informes de progreso diarios, tu elección del formato puede variar drásticamente. Lo que tienen en común la mayoría de las actualizaciones diarias es que proporcionan una información mínima. No hay necesidad de entrar en grandes detalles cuando vas a proporcionar otra actualización mañana.

¿Buscas más? Consulta el informe de ventas.

Por ejemplo, hace unos años trabajé para un jefe que me exigía que le proporcionara una lista de los proyectos en los que había trabajado ese día, y que le informara de lo que había conseguido hacer. A ambos nos parecía que mi lista numerada era un informe suficiente, pero los días en que estaba ocupado, se convertía en un «muro de texto».

La moderna plantilla de planificador de programas de coaching de Piktochart puede adaptarse a un formato sencillo de actualización diaria. En menos de cinco minutos, pude retocar el diseño para incluir secciones para proyectos en marcha, registros de tiempo y una pequeña columna indicadora visual (la marca de verificación en el círculo) que marca las tareas completadas ese día.

Al pasar de los informes diarios a los semanales, se pasa de las notas breves a debates más exhaustivos sobre los progresos y las preocupaciones sobre las próximas prioridades.

Si tienes «reuniones permanentes» semanales, esta plantilla de presentación para informes de situación semanales combina una paleta de colores agradable (¡y tranquilizadora!) con diapositivas prediseñadas para ofrecer información sobre las victorias y representar visualmente el progreso con tablas o gráficos. También tiene una plantilla de diapositivas para hablar de los retos (bloqueadores).

Cuando tu cadencia de actualizaciones se amplía a mensual, es importante conectar tu progreso con objetivos empresariales más amplios. La plantilla mensual/trimestral de Piktochart para departamentos de marketing puede adaptarse a muchos equipos de una empresa. Me gusta especialmente la diapositiva que revisa la misión, la promesa de marca y los valores fundamentales para conectar el trabajo del mes con el panorama general. La plantilla incluye varias diapositivas para documentar el progreso con visualizaciones de datos.

Cuando tu lugar de trabajo u organización experimenta una crisis notificable, las actualizaciones de la comunicación deben ser claras, directas y centradas en la solución.

Adapté la plantilla minimalista del programa de formación de Piktochart para proporcionar una comunicación de crisis fácil de leer y de digerir. La plantilla puede actualizarse cada día durante la crisis, y las dos secciones inferiores (elementos de acción inmediata y pasos dados hacia la resolución) mantienen el debate encauzado para superar con éxito el incidente.

También tratamos este tema en nuestro artículo sobre plantillas de informes de ventas.

A veces, en nuestra prisa por dar la máxima información posible sobre nuestro progreso, realizamos un volcado de información. En lugar de hacernos parecer productivos, los «volcados de información» nos hacen parecer desenfocados y desorganizados. La forma de elegir, secuenciar y formatear la información puede ayudar a tu audiencia a entender lo que compartes, pero en algún momento, la cantidad de información que compartas también influirá en la recepción de tu informe.

El consultor Dr. Eco Rivera tiene un ejemplo perfecto de diapositiva repleta de demasiados datos «útiles» para ser realmente útil.

Consejos para evitar compartir demasiado:

• Considera tu audiencia y el nivel de granularidad necesario.
• Reconoce los límites de tu formato y utiliza la información que funcione bien.
• Considera la frecuencia de tus informes, y limita los datos para que se ajusten a la cadencia.

Otro escollo al preparar un informe de progreso es proporcionar información que no cuente una historia completa. Al carecer de contexto, tu audiencia puede sacar conclusiones inexactas sobre tu trabajo. Peor aún, si la información clave está demasiado oculta, puede parecer a tu audiencia que se está ocultando intencionadamente (aunque no sea así).

Veamos un ejemplo del blog Storytelling With Data que originalmente se diseñó como gráficos circulares que comparaban el rendimiento de varias regiones, en términos de etapas en el proceso de ventas.

Son gráficos bonitos, pero al presentar los datos de esta forma se oculta un hallazgo significativo: la región oriental tiene un menor número de prospectos en las fases de oferta formal o acuerdo. Cambiando el gráfico por un diagrama de barras apiladas y tomando medidas para resaltar la información que queremos presentar, los datos ya no quedan ocultos.

Consejos para evitar lagunas de información:

Para una lectura relacionada, consulta nuestra guía sobre tipos de informes de rrhh.

• Pide opiniones para asegurarte de que tu público tiene el contexto adecuado.
• Deja espacio para el contexto. Conserva la información de tus informes sin piedad.

Proporciona un contenido bien estructurado y una jerarquía visual clara que destaque los puntos clave de los datos.

Deja de abrumar a los interesados con muros de texto. ¡Empieza a ofrecer actualizaciones que realmente lean!

Piktochart transforma tus datos en visuales apropiados para las partes interesadas al instante. Elige entre miles de plantillas o utiliza nuestro Generador de Informes AI para adaptar tu actualización a tu público.

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Absolutamente. Recorramos la toma de decisiones para la actualización de un proyecto sobre una asociación que podría desarrollar para mi negocio aspiracional, True North Resumes.

Me han ofrecido la oportunidad de poner al día a los administradores de un programa local de formación técnica sobre mi proyecto de encuesta que promueve la preparación de la cartera como parte fundamental de la búsqueda de empleo. Eso significa que es probable que mi audiencia sean ejecutivos.

Sé que las partes interesadas de nivel ejecutivo necesitan puntos de partida, no detalles operativos, así que elegí una plantilla de una página centrada en métricas familiares para los líderes.

Elegí el Panel de entrevistas de salida porque ofrece la oportunidad de proporcionar estadísticas de alto nivel sobre la popularidad del coaching de cartera, así como informes de progreso.

Unos 15 minutos después de abrir la plantilla, tengo listo mi informe de progreso personalizado.