Cómo promocionar un seminario web: 13 formas de conseguir inscripciones

Incluso antes de la popularización del trabajo a distancia, los seminarios web eran una fuerza destacada en el mundo de la comunicación interna y externa.

Hoy en día, se encuentran entre los pilares de la formación online y la generación de contactos.

Para una lectura relacionada, consulta nuestra guía sobre 15 consejos de diseño de marketing para no diseñadores.

Por ejemplo, un estudio de caso de Shauna Lynn Simon muestra que generó un ROI (Retorno de la Inversión) de 2.200 $ con un único seminario web de una hora.

El mensaje es claro.

Tienes que empezar a utilizar los seminarios web para hacer crecer tu negocio.

Por supuesto, el primer paso es crear una gran plataforma de webinar, pero tu webinar sólo obtendrá resultados si tus clientes potenciales se registran y asisten al evento.

Un webinar de éxito es el resultado de unos esfuerzos de promoción estelares y bien pensados.

Teniendo esto en cuenta, veamos a continuación las mejores estrategias de promoción de seminarios web.

El truco para comercializar un seminario web es tratarlo igual que el lanzamiento de un nuevo producto o servicio.

Esto es lo que trataremos en este artículo:

1. Calcula bien el tiempo de promoción de tu webinar
2. Optimiza la página de destino de tu seminario web
3. Asóciate con una marca o influencer
4. Implica a tus empleados en el marketing de los seminarios web
5. Envía invitaciones personalizadas al seminario web
6. Ofrece un incentivo gratuito
7. Aprovecha tu lista de correo electrónico
8. Anúnciate en tus propiedades web
9. Recurre a tus canales de redes sociales
10. Participar en comunidades y grupos
11. Alíate con otras marcas
12. Implica a los ponentes en la promoción del seminario web
13. Crea videoclips del tamaño de un bocado

Si prefieres ver esta guía en formato de vídeo, te lo explicamos a continuación.

Los estudios han demostrado que puedes obtener mayores tasas de conversión en días y horas específicos en comparación con otros.

Por ejemplo, la plataforma de webinars ON24 analizó miles de webinars para dar forma a su informe Webinar Benchmark 2020. Más del 50% de los inscritos se apuntan al menos ocho días antes del seminario web.

Esto demuestra lo importante que es promocionar tu próximo seminario web mucho antes de la fecha del mismo. Te recomendamos que empieces al menos con un mes de antelación.

A este respecto, aquí tienes algunas pautas para programar las promociones de tu seminario web:

• Se sabe que los martes se producen más inscripciones, que pueden llegar al 24% del total de inscripciones. Asegúrate de iniciar promociones clave todos los martes.
  
• Las mañanas, especialmente entre las 8 y las 10 de la mañana, son conocidas por un pico de inscripciones. Así que, en función de la zona horaria de tus clientes potenciales, programa las promociones a primera hora del día.
• Considera la posibilidad de programar tu seminario web entre martes y jueves, evitando los lunes y los viernes. Los estudios demuestran que los días a mitad de semana tienden a producir mejores índices de asistencia a los seminarios web que los fines de semana.

La página de registro de tu seminario web puede aumentar o disminuir tu tasa de inscripción. Asegúrate de que está optimizada para transmitir todo el valor de asistir a tu seminario web.

Modifícalo para incluir contenidos y gráficos persuasivos, junto con titulares orientados a los beneficios, insignias de autoridad, pruebas sociales y testimonios en vídeo de antiguos asistentes al seminario web.

Puede que también te resulte útil nuestro artículo sobre ebooks gratuitos de marketing digital.

Por ejemplo, la página del seminario web de Mastin Kipp.

Esta página hace muchas cosas bien. Puedes ver que el titular comunica un beneficio claro. Los múltiples CTA funcionan sincronizados, y no hay enlaces salientes que distraigan al visitante. Se centra únicamente en conseguir que el visitante rellene el formulario de registro.

Aquí tienes otros pasos que puedes dar para que la página de tu seminario web sea la mejor posible:

• Reduce los campos del formulario. Cuanto más fácil sea rellenar el formulario, más gente se apuntará a tu seminario web. Pide sólo lo imprescindible.

• Incluye un vídeo, ya que pueden tener un impacto positivo en las tasas de conversión. Con Piktochart Vídeo puedes crear fácilmente videoclips cortos con tu marca, además de la posibilidad de añadir automáticamente subtítulos a tu vídeo, además de otras funciones de personalización.
• Incluye algún tipo de prueba social en la página de destino de tu seminario web. Los testimonios de antiguos asistentes o de expertos del sector pueden infundir confianza a los posibles participantes.
• Optimizar el formulario de inscripción al seminario web para dispositivos móviles es crucial en el mundo actual impulsado por los móviles. Asegúrate de que el formulario es responsivo y fácil de rellenar en teléfonos inteligentes y tabletas.
• Incorpora tácticas de marketing de escasez, como ofertas por tiempo limitado o descuentos por inscripción anticipada, para crear una sensación de urgencia y motivar a los visitantes a inscribirse en los próximos seminarios web.

Las marcas invierten cada vez más en marketing de influencers y en establecer relaciones con superestrellas de las redes sociales. De hecho, se espera que el marketing de influencers en todo el mundo tenga una tasa compuesta de crecimiento anual (TCAC) del 32% para 2025.

Esta es una oportunidad que no debes dejar escapar al comercializar tu seminario web. Colaborar con una persona influyente del sector puede dar a tu seminario web credibilidad y exposición adicionales.

El primer paso es encontrar a los principales influyentes de tu sector. Después, ponte en contacto con ellos con un mensaje como éste:

Cuando te asocies con un influencer, asegúrate de facilitarle la promoción de tu seminario web. Proporciónale mensajes listos para publicar en las redes sociales, vídeos y otros materiales de marketing que puedan copiar y pegar rápidamente.

Cuando se trata de promocionar un seminario web en las redes sociales, tus empleados pueden ser tu mejor baza.

¿No estás convencido? Un estudio global de FleishmanHillard reveló que los empleados de una organización son tres veces más creíbles que el director general. Esto significa que es más probable que tus clientes escuchen y crean a los empleados que a las cuentas oficiales de tu marca en las redes sociales.

Sean cuales sean las publicaciones en redes sociales que planees compartir en los canales de tu empresa, anima a los empleados a promoverlas en paralelo.

Para ello, puedes poner en marcha un programa de defensa del empleado y educar a los empleados sobre él a través de un boletín de toda la empresa. Explícales cómo funciona, en qué les beneficia y cómo contribuirá al progreso de la empresa.

Incluso puedes añadir una infografía a tu boletín para hacerlo más atractivo. Como ejemplo, puedes empezar con la siguiente plantilla infográfica sobre las mejores prácticas en las redes sociales.

Luego, al igual que con las personas influyentes y los socios, facilítales la participación y la contribución a los esfuerzos de promoción del seminario web de tu empresa. Por ejemplo, utiliza una plataforma centralizada para mantener todo el material de marketing en un solo lugar. De este modo, tus empleados podrán acceder a los materiales y compartirlos fácilmente con sus redes.

¿Quieres más? Consulta el plan de marketing.

No hay duda de que la personalización puede ayudar a las marcas a construir relaciones más sólidas con los clientes.

Sin embargo, no puedes escribir mensajes personalizados ni programar reuniones individuales con cada posible cliente, ya que no es escalable. Pero no hay razón para pasar por alto a tus clientes potenciales más importantes. Son las personas que están a punto de realizar una compra o las que ya te han comprado antes.

Tu equipo de ventas puede identificar rápidamente a estos clientes potenciales. Trabaja con otros miembros de tu equipo para redactar invitaciones personalizadas a seminarios web para estos clientes potenciales clave. Inspírate con el siguiente ejemplo.

Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a redactar una buena invitación a un seminario web:

• Crea un asunto pegadizo. Tu línea de asunto determina si el posible cliente abrirá tu mensaje. Si conoces los puntos débiles de tus clientes potenciales, sabrás cómo captar su atención desde el principio.
  
• Sé breve y conciso. No sobrecargues a tus clientes potenciales con el contenido del seminario web. La invitación es un breve teaser que crea intriga para todo el seminario web.
  
• Elabora una llamada a la acción irresistible. Llama la atención sobre lo que quieres que haga el lector. Diles exactamente qué tienen que hacer y por qué. Y haz que sea lo más fácil posible pasar a la acción, es decir, inscribirse en tu seminario web.

Da a tu audiencia otra razón para inscribirse en el seminario web con un imán de clientes potenciales bien pensado. Es una gran bonificación mientras la gente espera todo el seminario web.

Un imán de clientes potenciales calienta al cliente potencial antes del seminario web y crea expectación por el evento. Por ejemplo, cuando un prospecto se inscriba en el seminario web, puedes darle acceso instantáneo a:

• Presentación del seminario web
• Folleto
• Informe en PDF
• Vídeo de formación
• Libro electrónico

Sea cual sea el incentivo, debe ser algo que proporcione una gratificación instantánea. Que sea breve y específico.

Crear un atractivo imán de clientes potenciales es fácil. Puedes utilizar Piktochart Visual para crear infografías, informes y presentaciones, mientras que puedes utilizar Piktochart Vídeo para grabar y editar vídeos.

Para crear un informe en Piktochart, ve a tu Panel de control de Piktochart y selecciona Informes en el menú de la barra lateral izquierda. Desde ahí, puedes elegir una plantilla o crear una desde cero.

El marketing por correo electrónico puede influir enormemente en la asistencia y el éxito general de tu seminario web. Es una de las mejores formas de convertir a un posible participante en un inscrito en un seminario web.

A diferencia de la tasa media de apertura de un correo electrónico estándar, que es del 18%, los correos electrónicos de seminarios web pueden alcanzar tasas de apertura de hasta el 72%.

Crea una serie de correos electrónicos para tu seminario web y ponla en piloto automático para las personas de tu lista de correo electrónico. Aquí tienes un ejemplo de secuencia de correo electrónico que te ayudará a empezar:

• 1er correo electrónico: Comparte una entrada de blog relacionada con tu seminario web, junto con una llamada a la acción para inscribirse en el seminario web.
  
• 2º correo electrónico: Presenta a los ponentes y lo que hace que merezca la pena escucharlos. Da un adelanto del contenido del seminario web.
  
• 3er correo electrónico: Recuérdalo a tu audiencia un día antes del seminario web.
  
• 4º correo electrónico: Recuérdalo a tu audiencia una hora antes del seminario web.
  
• 5º correo electrónico: Da las gracias a tu audiencia justo después del seminario web y comparte una grabación, especialmente a aquellos que se lo perdieron.

Lectura recomendada: Cómo diseñar correos electrónicos visualmente atractivos

Para asegurarte de que tus correos electrónicos llegan a su destino final, lo mejor es comprobar la entregabilidad de tus correos electrónicos con un comprobador de registros DMARC.

Por último, no dejes de enviar correos electrónicos a tus clientes potenciales y asistentes al seminario web una vez que se haya agotado la serie de correos electrónicos. Si tienes su permiso, añádelos a otra campaña automatizada de correo electrónico que les resulte valiosa.

¿Tienes un sitio web u otra propiedad online con una buena cantidad de tráfico? Si la respuesta es afirmativa, no deberías dejar pasar esta oportunidad.

Identifica las páginas que reciben más visitas del sitio web y muestra un anuncio de tu seminario web, como en el ejemplo siguiente.

Aquí tienes algunas ideas que te serán útiles:

• Pega tu banner publicitario en las áreas de Recursos y Eventos de tu sitio web. Si no tienes una página de Eventos, es buena idea crear una.
  
• Coloca el banner publicitario encima del pliegue en la página principal de tu blog y en tu blog.
  
• Cuando alguien se suscriba a tu boletín o compre un producto, muestra tu banner publicitario en tus páginas de agradecimiento y confirmación.
  
• Escribe entradas de blog sobre temas relacionados con tu seminario web, y luego incluye una llamada a la acción cerca de la entrada de blog para que la gente se inscriba en tu seminario web.
  
• Si tu seminario web pretende presentar nuevos productos, puedes escribir artículos relevantes de la base de conocimientos para proporcionar información útil sobre tus productos. Esos artículos profesionales y fáciles de digerir ayudarán a los visitantes a comprender rápidamente tus servicios y a aumentar tu base de clientes.

En 2023, más de 4.900 millones de personas utilizaban las redes sociales en todo el mundo. Y se prevé que esta cifra aumente hasta casi 5.850 millones en 2027.

Esto demuestra que las redes sociales pueden ser muy útiles para promocionar tu seminario web.

Para empezar, elige las plataformas de redes sociales en las que es más probable que se reúnan tus clientes potenciales. A continuación, desarrolla una serie de publicaciones en las redes sociales que informen y animen a los clientes potenciales a inscribirse en tu próximo seminario web.

Y ya que estás

• Asegúrate de adaptar el contenido y los gráficos a cada plataforma de redes sociales, como Twitter, Instagram, Facebook y LinkedIn. Puedes utilizar Piktochart Visual y Piktochart Video para crear gráficos y vídeos atractivos para las redes sociales.
• LinkedIn InMail tiene un gran potencial para que las marcas B2B lancen campañas de mensajes que generen visitas para sus páginas de aterrizaje y seminarios web. Utilizar software como LinkedHelper puede ayudar a crear invitaciones personalizadas y llegar a un público muy segmentado generando conversiones positivas.

• Si tu seminario web tiene ponentes invitados, incluye sus fotos y biografías en tus materiales de marketing, y asegúrate de etiquetarlos en tus actualizaciones de las redes sociales.

• Por último, no pases por alto el poder de los hashtags. Utilizar los hashtags adecuados puede ayudarte a que la promoción de tu seminario web llegue a quienes no te siguen. La guía de MeetEdgar sobre el uso de hashtags es una buena lectura.

La red está llena de foros de debate y otros tipos de comunidades relacionadas con tu nicho. Los siguientes grupos pueden ser la vía perfecta para difundir tu seminario web:

• Espacios de trabajo Slack públicos
• Grupos de Facebook
• Comunidades de discordia
• Foros de Reddit
• Espacios Quora

Por ejemplo, para empezar a promocionar tu seminario web en los grupos de Facebook, dirígete a Facebook y busca los grupos de tu nicho.

A partir de ahí, puedes solicitar unirte a los grupos con un gran número de miembros activos. Una vez que estés en el grupo, empieza a contribuir a las conversaciones y menciona tu seminario web cuando sea relevante.

Pero no te pases, porque eso es lo que hará que te tachen de spammer y te expulsen del grupo. Céntrate primero en aportar valor de verdad a las conversaciones en curso.

Puedes aumentar aún más la participación implicando a los miembros en la configuración de tu seminario web, como en el ejemplo siguiente.

Las asociaciones pueden impulsar más del 20% de los ingresos de tu empresa.

Puedes duplicar tu alcance haciendo promoción cruzada con otra empresa al promocionar un seminario web. Es una estrategia de bajo coste que no sólo impulsará tu seminario web, sino que también aportará una prueba social adicional a tu marca.

Puedes asociarte con cualquier empresa que tenga una buena reputación y el mismo público objetivo que la tuya, siempre que no sea un competidor directo. Por ejemplo, el siguiente tweet muestra cómo Piktochart y Demio se asociaron para promocionar un seminario web.

Para beneficiarte del mismo enfoque, busca marcas en tu nicho que puedan beneficiarse de una colaboración de marketing contigo. Después, ponte en contacto con ellas para proponerles tu idea. Por ejemplo:

Si todo va bien, puedes planificar un seminario web conjunto y dividir las actividades de marketing que debe realizar cada socio.

Por ejemplo, si una marca tiene una gran audiencia que puede aportar, la otra puede ofrecerse a crear todo el material de marketing y ofrecer un obsequio para promocionar el seminario web.

Necesitas todas las ventajas que puedas conseguir para impulsar las inscripciones a los seminarios web. Y una de esas ventajas son los ponentes implicados.

Los distintos presentadores tienen una competencia promocional única. Algunos se esforzarán al máximo para garantizar el éxito del seminario web, mientras que otros pueden ser demasiado tímidos para venderse.

En cualquier caso, seguro que obtendrás mejores resultados si les facilitas la promoción.

Una vez finalizado el programa del seminario web, proporciona a los ponentes todos los detalles y materiales de marketing que puedan necesitar para invitar a su público y contactos. Los materiales incluirán:

• El hashtag o hashtags relevantes para tu seminario web
• El orden del día completo y la fecha/hora del seminario web.
• Enlaces a páginas de destino, folletos y gráficos para redes sociales
• Vídeos de seminarios web anteriores (¡Puedes editarlos con Piktochart Video!).

Convencer a los ponentes para que contribuyan a la promoción de tu seminario web no debería llevar mucho trabajo. Cuanta más gente participe en el webinar, mejor será también para los ponentes.

Esta táctica no promociona directamente tu seminario web, pero alimenta todas las demás buenas prácticas tratadas en esta entrada del blog.

Piensa en los videoclips cortos como tu navaja suiza para la promoción de seminarios web.

Tanto si promocionas tu seminario web en tu boletín de correo electrónico, como en tu sitio web, redes sociales u otras plataformas, tu campaña llegará mucho más lejos y conseguirá más compromiso con el vídeo que con el texto plano. De hecho, el 85,7% de los profesionales del marketing coinciden en que el vídeo es ahora más importante para las marcas que otras formas de contenido.

Con una herramienta como Piktochart Video, no necesitas un complejo software de edición de vídeo ni un equipo profesional de producción de vídeo. Puedes reutilizar fácilmente vídeos de webinars anteriores, editar tus grabaciones de Zoom, o simplemente grabarte a ti mismo a través de tu webcam.

No sólo eso, sino que una vez que subas un vídeo, los subtítulos se generarán automáticamente. A partir de ahí, puedes personalizar el vídeo y los subtítulos como mejor te parezca.

Selecciona la parte para modificar o eliminar cualquier parte del texto o del vídeo. A continuación, puedes editar el texto o pulsar el botón Eliminar para cortar la parte.

El proceso de edición es tan fácil como editar un documento de texto. En cuestión de minutos, tendrás clips cortos listos para descargar y compartir en las redes sociales y otros canales de marketing.

En resumen, asegúrate de tener en mente a tu público objetivo y sé cuidadoso con quién te asocias. Por supuesto, organizar un seminario web con éxito requiere mucho. Pero si se hace bien, tus esfuerzos no serán en vano.

Llevará algún tiempo afinar una estrategia eficaz de promoción de seminarios web. Con tantas formas de promocionar los próximos webinars, la clave está en ser audaz y experimentar con distintos canales promocionales. Supervisa los resultados para ver qué te ha proporcionado un mayor número de inscripciones en comparación con los índices de asistencia, y sigue construyendo sobre campañas anteriores.

Por último, no olvides el potencial de los vídeos breves y cortos cuando se trata del marketing de seminarios web. Crea una cuenta gratuita en Piktochart para promocionar tu seminario web con vídeos atractivos.