Um relatório de progresso mantém os intervenientes informados sobre os marcos do projeto, os bloqueios e os próximos passos. Quer escrevas um semanalmente para o teu gestor ou mensalmente para um cliente, este documento transforma as actualizações dispersas numa história clara sobre o ponto de situação e o rumo do projeto.
Fazê-lo corretamente significa um melhor alinhamento entre as equipas, decisões mais rápidas quando surgem obstáculos e um registo em papel que pode ser consultado muito depois de o projeto estar concluído.
Para uma leitura relacionada, vê o nosso guia sobre o relatório de actividades.
Também podes achar útil o nosso artigo sobre exemplos de relatórios de RSE.
Estás à procura de mais? Vê como fazer uma atualização do projeto.
Também abordamos este assunto no nosso artigo sobre o relatório de vendas.
Este guia explica-te como escrever um relatório de progresso passo a passo, como estruturar cada secção e quais os elementos que separam uma atualização de estado esquecível de um relatório que as pessoas lêem e agem. Encontrarás modelos de relatórios de progresso gratuitos que podes personalizar em minutos com uma conta gratuita do Piktochart.
Sumário:
Caso prefira assistir em vez de ler, sinta-se à vontade para conferir o resumo em vídeo deste post:
O que é um relatório de progresso?
Um relatório de progresso é exatamente o que parece – um documento usando linguagem simples e direta que explica detalhadamente o que foi alcançado e o que mais é necessário para a conclusão do projeto. Essencialmente, este documento é uma atualização de status antes do relatório final, detalhando as tarefas concluídas por um membro da equipe, gerente de projeto ou equipe, juntamente com o que mais precisa ser feito.
Seja necessário fornecer relatórios de progresso diários ou mesmo trimestrais, este recurso descreve as atividades que você realizou, as tarefas que você concluiu e os marcos que você atingiu em relação ao seu plano de projeto.
Dependendo do escopo e da complexidade do projeto, você pode precisar apresentar um relatório de progresso semanal, mensal ou para cada marco de projeto de 25%.
Em termos de público, um relatório de progresso é geralmente escrito para um supervisor, colega ou cliente. Relatórios de progresso podem ser escritos do ponto de vista de uma pessoa ou de uma equipe ou departamento inteiro.
Ao longo da tua carreira, é provável que cries mais relatórios do que consegues contar (desafio para ti: conta-os e descobre quantos recursos estás a utilizar!)
Talvez você se encontre gastando mais tempo processando dados e inserindo números em gráficos do que realmente trabalhando.
Os relatórios não têm de ser tão demorados como muitas vezes são. Os modelos de relatórios de progresso poupam tempo!
Obtenha sua conta gratuita no Piktochart para acompanhar enquanto compartilhamos mais modelos abaixo.
Também aproveitamos a brilhantismo de Kevan Lee da Buffer nesta experiência interativa de conteúdo para ajudá-lo em seus projetos de relatório de progresso.
Mergulhe aqui e aprenda algumas dicas de relatórios com Kevan.
Por que um relatório de progresso é importante?
Às vezes, pode parecer que escrever detalhadamente sobre o seu progresso é redundante, especialmente quando você tem se comunicado regularmente com seu supervisor, colegas de equipe e cliente ao longo do projeto. Como qualquer gerente de projeto, você provavelmente acha que há coisas mais importantes para trabalhar.
Para relatórios centrados nas pessoas, vê os tipos de relatórios de RH de que todas as equipas de RH necessitam.
Mas este tipo de relatório profissional é realmente útil por várias razões.
1. Ele coloca todos na mesma página
Cada pessoa que recebe uma cópia do relatório saberá o que foi realizado e o que ainda falta ser feito. Isso evita confusão sobre o que foi ou ainda precisa ser feito. Além disso, fornece evidências e dados sobre o projeto em questão que podem ser citados e referenciados se e quando surgirem perguntas no futuro.
2. Escrever relatórios de progresso facilita a colaboração
Isso é especialmente importante quando diferentes equipes ou departamentos trabalham juntos. Saber o que outra equipe está priorizando ajuda a evitar trabalhar em silos e também reduz a redundância de tarefas. Além disso, o relatório de progresso ajuda uma equipe a identificar áreas onde pode oferecer ajuda ou colaborar com outros.
Quando as equipes podem rastrear o progresso de outras equipes no cronograma do projeto, os gerentes de projeto têm uma melhor ideia do status atual. Podem reatribuir recursos para garantir que todos estão no caminho certo para cumprir o prazo do projeto atual, o que pode ser complicado se estiveres a gerir equipas remotas.
Se quiseres saber mais sobre como podes trabalhar em conjunto com a tua equipa num relatório, inscreve-te numa conta Piktochart gratuita e experimenta o nosso criador de relatórios online.
3. Melhora a transparência e a responsabilidade, fornecendo um rastro de papel
Quando você envia seu relatório, você registrou que concluiu uma tarefa ou explicou por que seus resultados foram diferentes do esperado. Assim que o documento for aceito, ele se torna parte da documentação oficial do projeto.
Portanto, caso alguém o acuse no futuro de não ter cumprido uma tarefa ou de não ter relatado um problema, você pode apontar para o relatório de progresso como prova de que fez isso.
Por outro lado, se o seu projeto for indicado para um prêmio, você pode ter certeza de que os validadores virão em busca de documentos que expliquem como tudo foi realizado.
4. Melhora a avaliação e revisão do projeto
Da próxima vez que você planejar um projeto, sua equipe poderá examinar documentos, incluindo relatórios de progresso, de projetos anteriores para descobrir o que foi feito certo, o que deu errado e o que pode ser melhorado.
Relatórios anteriores podem jogar luz sobre problemas sistêmicos, lacunas e outras causas de atrasos ou falhas – internos e externos – que devem ser evitados ou resolvidos.
5. Fornece insights para o planejamento futuro
Quando o supervisor sabe quais tarefas foram realizadas, ele ou ela pode se concentrar em monitorar o progresso em relação às próximas etapas do projeto.
Quando um relatório mostra que ocorreram atrasos, o supervisor pode investigar os problemas que prejudicaram o progresso e tomar medidas para evitá-los no futuro.
O supervisor também poderá ajustar o cronograma do projeto, se absolutamente necessário, ou instruir equipes a intensificarem seus esforços.
No final das contas, todos os insights valiosos da documentação do projeto podem aumentar as chances de sucesso em projetos futuros.
Aqui está um exemplo de formato de relatório de progresso:
Como escrever relatórios de progresso
Você já se viu preso, batendo com a caneta ou encarando um cursor piscando, incapaz de começar a escrever?
O bloqueio de escrita não é uma experiência invulgar quando se criam relatórios de progresso, especialmente para aqueles cujas funções não envolvem a redação de um documento longo ou a criação de um relatório formal.
Uma das razões pelas quais as pessoas podem ter dificuldade em escrever estes relatórios é a ideia de que não são “escritores”. No entanto, esta é simplesmente uma mentalidade negativa.
Relatórios não requerem linguagem sofisticada – na verdade, quanto mais simples, melhor.
Aqui estão algumas dicas de escrita sobre relatórios de progresso:
“O Piktochart é minha ferramenta preferida quando estou procurando uma maneira de resumir dados que seja fácil para nossa alta administração revisar. O Piktochart me fornece as ferramentas para exibir dados de maneira criativa e visualmente atraente.” – Erica Barto, Especialista em Seleção, Teste e Avaliação na Valero Energy Corporation
Crie um relatório, apresentação, infográfico ou outros visuais online com o Piktochart. Não precisas de ter qualquer experiência em design gráfico para criar conteúdos visuais profissionais. Inscreve-te gratuitamente.
1. Pense nisso como um Q&A (Perguntas e Respostas)
Antes de se preocupar com a frequência de seus relatórios e se deve fornecer relatórios mensais ou semanais, dê um passo atrás e concentre-se no propósito do próprio relatório.
No fundo, o processo de elaboração de relatórios resume-se a perguntas e respostas; estás a responder a perguntas-chave sobre o teu progresso. Imagine seu gerente, colegas ou cliente que te faz as perguntas mais importantes e tu te limitas a dar-lhes respostas sobre o estado do projeto.
Por exemplo, digamos que você esteja organizando uma feira de fim de semana com barracas de comida e música, e você está encarregado das concessões de alimentos.
O plano do projeto pode exigir que você tenha obtido cartas de intenção (LOI) de pelo menos 10 empresas até o final do primeiro mês.
Seu relatório de progresso, então, destacaria as empresas ou empreendedores que enviaram as LOIs, incluindo uma descrição de seus negócios e planos para suas barracas de comida. Se as negociações estiverem em andamento com outras empresas que ainda não enviaram as LOIs, você pode incluir isso e explicar quando se espera que eles enviem suas cartas.
Por outro lado, se você não atingiu sua meta, terá que explicar por que, mas também narrar os esforços que você fez e o cronograma esperado para alcançar os resultados desejados.
2. Use linguagem simples e direta
Isso não significa que você não possa usar jargões técnicos.
Por exemplo, se trabalhas no sector da construção, não tens de evitar utilizar termos como “concurso”, “variação” ou “gestão de riscos”.
Mas, do contrário, fale de forma simples. Use linguagem clara e concisa.
Um equívoco na redação de negócios é que a complexidade impressiona. Na verdade, só causa confusão. A verdade é que conseguir falar de forma simples sobre o seu assunto indica que você entende profundamente o assunto.
Sejamos específicos. Uma coisa que torna os documentos de negócios enfadonhos é a transformação de verbos em substantivos – assim como fiz ali.
Se tivéssemos que reformular isso para manter o verbo, escreveríamos “transformar verbos em substantivos”. Parece mais simples e direto ao ponto.
3. Evite o uso da voz passiva sempre que possível
Às vezes, você não pode evitar o uso da voz passiva em documentos formais que proíbem o ponto de vista em primeira pessoa. Mas quando usado adequadamente, ajuda a tornar seus relatórios de progresso mais acessíveis.
Voltando ao exemplo das concessões de comida, uma frase na voz passiva seria: “Foi realizada uma pesquisa sobre possíveis concessionários de alimentos.”
Para tornar essa frase ativa, dê-lhe um ator (que é a equipe, neste caso), como: “A equipe realizou uma pesquisa sobre possíveis concessionários de alimentos.”
4. Seja específico
Um estudo publicado no Journal of Cognitive Neuroscience descobriu que quando você usa palavras concretas, você tende a envolver tanto as partes esquerda quanto direita do cérebro, enquanto a região direita tende a permanecer não estimulada por palavras abstratas.
Embora ainda haja debate sobre como exatamente os significados das palavras são representados na mente, podemos concordar que a frase “um som alegre” não estimula a imaginação tanto quanto “sinos tintilantes”.
“Um dia quente” não ativa a imaginação visual tanto quanto “um picolé derretendo”. Quando a mente do leitor é estimulada por palavras, é menos provável que divague.
Usando o exemplo anterior, “pesquisou potenciais concessionários de alimentos” não evoca uma imagem visual. Enquanto isso, “criou uma lista de 50 potenciais concessionários de alimentos” é mais concreto, especialmente quando você adiciona detalhes sobre quais alimentos podem ser vendidos.
5. Explique o jargão, se necessário
Isso depende de quem estará lendo seus relatórios de progresso e se você está usando jargões muito especializados que apenas membros de sua equipe conheceriam.
Por exemplo, em um relatório escrito por uma equipe de construção endereçado ao gerente de projeto, o jargão da construção poderia ser usado, já que o destinatário obviamente o entende.
6. Expanda as siglas quando elas aparecerem pela primeira vez no documento
Não assuma que todas as pessoas que leem o relatório entenderão todas as siglas que você usa sem que você as explique.
Por exemplo, nos trabalhos de construção, o SWMS deve começar por ser definido como “declaração de método de trabalho seguro”. ‘Pré-inícios’ deve ser expandido como ‘verificações pré-início’.
Por isso, no teu relatório, o texto deve ser o seguinte: “declaração de método de trabalho seguro (SWMS)”, então todas as referências subsequentes são livres de ser apenas SWMS.
7. Mantenha-se nos fatos
Evite fornecer uma opinião, a menos que faça parte do projeto.
Por exemplo, sua tarefa pode ser analisar dados e oferecer sua interpretação e previsão. Nesse caso, você pode oferecer sua especulação e ponto de vista, desde que tenha evidências para respaldá-los.
8. Use gráficos para complementar o texto
Evite escrever uma longa série de números em uma frase. Tente usar diferentes tipos de gráficos, tabelas ou gráficos, especialmente ao lidar com uma série de números.
Aqui no Piktochart, temos muitos modelos de relatórios de progresso, e o relatório de progresso de contratação abaixo é um ótimo exemplo.
Ao usar gráficos ou tabelas, experimente vários tipos para determinar quais são os melhores para apresentar seus dados. Você pode usar um gráfico de barras, um gráfico circular, um gráfico de linhas ou até mesmo um gráfico de dispersão. gráfico de dispersão. Ao fazer isso, gaste tempo distinguindo diferentes conjuntos de dados dos outros usando rótulos e cores.
Não te preocupes se isto parecer assustador – há muitos softwares que te podem ajudar a visualizar dadosincluindo os exemplos mais básicos, o MS Excel e o Numbers para Mac.
Achas que já tens informação suficiente para começar? Podes criar um relatório em minutos com o nosso gerador de relatórios de IA. Basta partilhares o teu pedido sobre o tipo de relatório que pretendes e a nossa ferramenta de IA irá sugerir vários modelos à escolha. Podes escolher o mais adequado e depois personalizá-lo no nosso editor.
Como Estruturar Relatórios de Progresso
Você ainda pode estar se perguntando sobre o processo exato de como escrever um relatório de progresso.
Armado com todas essas dicas práticas, como você monta o relatório?
Primeiro, isso depende do tipo de relatório, bem como do leitor pretendido. Um relatório de progresso pode ser escrito diariamente, semanalmente ou mensalmente. Pode ser escrito para um indivíduo ou uma equipe.
Como você verá nos exemplos abaixo, as principais partes de um relatório de progresso são:
1. Introdução
Esta parte fornece uma visão geral do conteúdo do relatório de progresso. É melhor escrever isso depois de ter concluído todas as outras partes do relatório. Dessa forma, você poderá fornecer um resumo preciso.
Seja breve e simples. Um ou dois parágrafos são suficientes.
2. Realizações
Números e detalhes são seus amigos, especialmente ao escrever esta seção do relatório de progresso. As realizações que você escreve devem corresponder aos seus objetivos.
3. Objetivos
Quais eram seus objetivos para o período abordado pelo relatório?
Isso pode ser um objetivo para o dia, semana, mês ou trimestre. Por outro lado, também pode ser um objetivo da equipe.
Seja concreto ao escrever objetivos. Por exemplo:
Evite fornecer informações muito detalhadas. Quanto mais simples esta seção for, mais fácil será para as partes interessadas e a equipe do projeto verem as prioridades do projeto.
4. Obstáculos
Explica que situações, se as houver, te impediram de atingir os teus objectivos ou podem ter dificultado o progresso do projeto.
Mas não pare por aí. Seja proativo e apresente um plano de ação e um cronograma para resolver os obstáculos. Inclua detalhes, como recursos financeiros, materiais e recursos humanos que você pode precisar para implementar a solução.
Modelos de relatórios de progresso que você pode editar imediatamente
Para orientá-lo melhor, aqui estão exemplos de modelos de relatórios de progresso visualmente atraentes e de fácil leitura.
Esses modelos estão disponíveis quando você se inscreve para uma conta gratuita no Piktochart. Depois de fazer login, use qualquer um dos modelos abaixo e edite os elementos e o texto para torná-lo seu.
1. Relatórios de progresso diários
Um relatório de progresso diário inclui seus objetivos para o dia, bem como suas realizações do dia anterior. Ele também explica os desafios encontrados na realização de tarefas e na consecução de metas.
Outra seção no relatório diário é ‘lições aprendidas’. Estas precisam estar diretamente relacionadas com as tarefas e desafios do dia, bem como com as realizações do dia anterior.
2. Relatório de progresso semanal
Os relatórios de progresso semanais fornecem uma quebra semana a semana do que foi realizado e quais tarefas ainda precisam ser concluídas.
Assim como em um relatório diário, um relatório de progresso semanal pode incluir desafios e lições aprendidas. Exemplos estão incluídos nos modelos abaixo.
Para ter uma ideia melhor disso, voltemos ao exemplo de eventos:
Desafios
- Muitos potenciais fornecedores estavam participando de uma convenção da indústria que durou uma semana; não foi possível agendar reuniões.
- Os potenciais fornecedores não leram o e-mail completo.
Lições Aprendidas
- Considere eventos da indústria ao planejar um cronograma para entrar em contato com os clientes.
- E-mails de introdução devem ser curtos e ter formatação legível.
3. Relatório de Progresso Mensal
Um relatório mensal é necessário para projetos com duração mais longa. O relatório pode fornecer dados mensais e trimestrais sobre o progresso do projeto.
4. Relatórios de progresso da equipe
Relatórios de progresso da equipe fornecem informações sobre marcos tanto da equipe quanto do indivíduo e o status de progresso.
Agora, este é mais complicado, simplesmente porque envolve várias pessoas que podem ter trabalhado em tarefas diferentes.
Não é suficiente deixar apenas uma pessoa fazer o relatório. Claro, uma pessoa pode fazer a digitação, mas todos devem fornecer entrada e feedback.
Uma maneira de manter um registro da contribuição de diferentes membros da equipe é acompanhar as edições que eles fizeram.
Para fazer isso, basta habilitar o rastreamento de alterações em um documento do Word ou no Pages para usuários do Mac.
Ao trabalhar em uma ferramenta colaborativa como o Google Docs,clique no ícone de lápis na parte superior direita da janela e escolha “As edições se tornam sugestões” no menu suspenso. Veja como isso funciona:
Por outro lado, os membros da equipe podem inserir comentários ou perguntas. Novamente, você pode fazer isso facilmente em um documento do Word, bem como em softwares que permitem comentários em documentos compartilhados, como Google Docs e Piktochart..
Eis o seu aspeto no Piktochart (sabe mais sobre esta funcionalidade no nosso guia de comentários anotados para equipas):
Eis um exemplo dos muitos modelos de relatórios de projectos de equipa do Piktochart.
Checklist de relatório de progresso
Uma última coisa… Acabaste finalmente de escrever o teu relatório – respira de alívio, mas não carregues ainda em “enviar”.
Revise-o pelo menos uma vez (melhor fazer mais de uma vez, especialmente se for um relatório de equipe). Releia o artigo, edite o conteúdo conforme necessário e peça a um colega de equipe para fazer uma revisão com olhos frescos.
Termine seu relatório de progresso a tempo
Sê mais responsável e eficiente com os teus relatórios de progresso utilizando os modelos de relatório de progresso editáveis e com aspeto profissional do Piktochart.
Perguntas frequentes sobre os relatórios de progresso
Qual é a diferença entre um relatório de progresso e um relatório de estado?
Um relatório de progresso acompanha o movimento em direção a um objetivo definido durante um período de tempo. Abrange os marcos concluídos, os bloqueios activos e os próximos passos planeados. Um relatório de estado, pelo contrário, capta uma imagem instantânea da situação num determinado momento, sem fazer necessariamente referência à linha de tempo original ou ao objetivo final.
Com que frequência devo apresentar um relatório de progresso?
A frequência dos relatórios depende do âmbito do projeto e do ritmo da mudança. Os sprints curtos ou as campanhas rápidas beneficiam de cadências diárias ou semanais; os projectos de longa duração podem necessitar de relatórios mensais ou trimestrais. Relata com frequência suficiente para detetar problemas antes que se tornem dispendiosos.
Posso utilizar ferramentas de IA para redigir um relatório de progresso?
Os assistentes de escrita com IA podem acelerar a fase de redação, gerando estruturas iniciais ou resumindo dados em bruto. Não devem substituir o julgamento humano necessário para interpretar o contexto, dar prioridade aos riscos ou recomendar os passos seguintes. Se precisares de um ponto de partida visual, o criador de relatórios do Piktochart permite-te gerar um modelo concebido profissionalmente em segundos.
O que devo fazer se não houver progressos a registar?
Se não conseguires comunicar a falta de progresso, não deixa de ser útil. Explica o que causou a paragem: restrições de recursos, espera de aprovações, alterações de âmbito ou dependências externas. Descreve as acções específicas planeadas para que o projeto volte a avançar. O silêncio é mais prejudicial do que a honestidade; as partes interessadas que tomam conhecimento dos impasses numa fase inicial podem ajudar a eliminar os bloqueadores.
