Como fazer uma atualização do projeto que poupa tempo a todos

As actualizações de projectos podem ser tão importantes como os próprios projectos. Um inquérito recente a 500 empresas revelou que a maioria das empresas inquiridas produz pelo menos cinco relatórios por mês e que os funcionários passam, em média, três ou mais horas a criar cada um deles.

Se não fizeres uma atualização eficaz, podes perder oportunidades importantes porque a liderança não compreendeu a importância do teu projeto ou porque os membros da tua equipa não compreenderam como fazer avançar o projeto. Felizmente, a elaboração de um relatório de progresso que seja útil e cativante depende da resposta a apenas três perguntas:

Para uma leitura relacionada, vê o nosso guia sobre o relatório de actividades.

• Quem é sua audiência?
• Qual é a melhor forma de lhes apresentares a informação?
• Com que frequência precisam de relatórios de progresso?

Neste artigo, obterás respostas a estas perguntas e mostrarás como podes utilizar o Piktochart para fornecer actualizações de projectos de forma rápida e mais eficiente.

Começa por considerar o teu público. Nas apresentações de trabalho, os intervenientes dividem-se normalmente em três categorias: intervenientes executivos, membros da equipa e parceiros externos ou clientes.

Para criar uma atualização do projeto que corresponda às suas necessidades, não precisas de escrever de forma diferente, mas sim de escolher um formato e um nível de informação adequados a cada grupo.

• O que te convém: Resumos de alto nível, dicas de fácil digestão, narrativa visual
• O que deves evitar: Entrar nas ervas daninhas com os teus dados, grandes paredes de texto
• Melhores formatos para este público: Dashboards, páginas únicas centradas em indicadores-chave de desempenho (KPIs), objectivos e resultados-chave (OKRs) e outras métricas conhecidas

Eis um exemplo de um modelo de painel de controlo que comunica os destaques trimestrais do recrutamento. Tudo o que o nível C precisa aparece num relance – métricas de contratação, custos e fontes – sem confusão operacional.

• Do que precisam: Detalhes operacionais, espaço para comunicar e resolver desafios, ligações entre os resultados actuais e os passos seguintes
• O que deves evitar: Desenhos que ignoram os desafios, modelos que não são específicos
• Os melhores formatos para este público: Modelos de reunião de equipa, relatórios de progresso de sprint

Este modelo de progresso do projeto é um excelente exemplo de um relatório de equipa. As principais realizações são tratadas como títulos, seguidas de uma revisão do calendário do projeto e dos passos seguintes na sequência. Como resultado, as equipas vêem exatamente o que foi feito e o que está a bloquear o progresso.

• O que tens de saber: Realizações de marcos, finanças gerais, actualizações do estado dos resultados
• O que deves evitar: Detalhes operacionais não relacionados com a tua função
• Os melhores formatos para este público: Apresentação de slides tradicional

Este modelo de atualização para investidores está orientado para as necessidades das partes interessadas e parceiros externos. Os diapositivos apresentam estatísticas sobre o aumento da avaliação, o crescimento das receitas, o envolvimento dos clientes e outras métricas financeiras de uma forma envolvente e visual.

Em seguida, seleciona um método de apresentação visual. Quer cries o teu relatório de progresso a partir de um modelo Piktochart ou experimentes a nossa ferramenta geradora de relatórios de IA, utiliza um formato adequado ao teu público.

Também podes achar útil o nosso artigo sobre exemplos de relatórios de RSE.

Os modelos de painel atraem os intervenientes de alto nível porque se concentram nas principais conclusões. Vê o estado do projeto em tempo real com um simples olhar e o seu público obtém a informação de que necessita sem uma exposição extensa.

Este modelo de atualização mensal das redes sociais utiliza o formato de painel de controlo para partilhar todas as estatísticas relevantes de uma estratégia de marketing multicanal abrangente. Tal como nos painéis de instrumentos reais dos automóveis, cada métrica pode ser lida separadamente. Combinados, os componentes fornecem uma imagem abrangente do estado.

• Quando é que devo utilizar isto? Para partilhar vários conjuntos de dados que funcionam independentemente uns dos outros.
• Quanta informação devo incluir? O suficiente de tabelas, gráficos e métricas para fornecer uma imagem abrangente do teu progresso.
• Vantagem visual sobre o texto: Fornece uma imagem holística e rápida do teu trabalho.

Os infográficos são uma excelente opção para actualizações de projectos quando tens muitos dados e precisas de descrever métricas de progresso ou marcos complexos. Diferem dos dashboards na medida em que são orientados para a história; uma única narrativa une toda a apresentação. Para demonstrar, vamos examinar uma infografia centrada nas estatísticas de recrutamento.

• Quando é que devo utilizar isto? Quando precisas de contar uma história persuasiva com os teus dados.
• Que quantidade de informação devo incluir? Precisas dos dados CERTOS para contares a tua história; a quantidade deve ficar em segundo plano em relação à qualidade.
• Vantagem visual em relação ao texto: Anima um desfile de factos e estatísticas secos.

Toda a gente já viu actualizações de projectos entregues como apresentações de diapositivos. Se for bem feita, uma atualização ao estilo de uma apresentação responde a questões críticas e identifica o trabalho já realizado, juntamente com o trabalho (potencialmente) ainda por realizar, num formato cativante.

Esta apresentação do roteiro do projeto de consultoria pode ser utilizada numa reunião de arranque ou para comunicar o progresso durante as fases iniciais de um projeto. Com uma paleta de cores vibrantes e uma descrição das fases do projeto, o ritmo do progresso é cuidadosamente delineado.

• Quando é que devo utilizar isto? Quando precisas de comunicar o progresso com texto, números e ícones/imagens.
• Que quantidade de informação devo incluir? Em geral, é preferível incluir menos diapositivos, mas as actualizações complexas podem exigir uma apresentação mais longa.
• Vantagem visual em relação ao texto: Ninguém quer ler um folheto impresso com muito texto!

Independentemente do público ou do formato escolhido, a frequência das actualizações do teu projeto determinará a quantidade de informação a fornecer.

Se forneces relatórios de progresso diários, a tua escolha de formato pode variar drasticamente. O que a maioria das actualizações diárias tem em comum é o facto de fornecerem um mínimo de informação. Não há necessidade de entrar em grandes detalhes quando amanhã vais fornecer outra atualização.

Procura mais? Consulta o relatório de vendas.

Por exemplo, há alguns anos, trabalhei para uma chefia que me pedia para fornecer uma lista dos projectos em que tinha trabalhado nesse dia e para lhe dizer o que tinha feito. Ambos achámos que a minha lista numerada era um relatório suficiente, mas nos dias em que eu estava ocupado, tornava-se numa “parede de texto”.

O modelo moderno de planificação do programa de coaching do Piktochart pode ser adaptado para um formato de atualização diária fácil. Em menos de cinco minutos, consegui ajustar o design para incluir secções para projectos em curso, registos de tempo e uma pequena coluna de indicador visual (a marca de verificação no círculo) que assinala as tarefas concluídas nesse dia.

Passando de relatórios diários para relatórios semanais, o foco passa de notas pequenas para discussões mais abrangentes sobre o progresso e preocupações com as prioridades futuras.

Se tiveres reuniões semanais permanentes, este modelo de apresentação para relatórios de estado semanais combina uma paleta de cores agradável (e calmante!) com diapositivos pré-desenhados para fornecer informações sobre vitórias e representar visualmente o progresso com tabelas ou gráficos. Também tem um modelo de diapositivo para falar sobre desafios (bloqueadores).

Quando a sua cadência de actualizações se expande para mensal, é importante ligar o seu progresso a objectivos empresariais mais amplos. O modelo mensal/trimestral do Piktochart para departamentos de marketing pode ser adaptado a muitas equipas dentro de uma empresa. Gosto especialmente do diapositivo que revisita a missão, a promessa da marca e os valores fundamentais para ligar o trabalho do mês ao panorama geral. O modelo inclui vários diapositivos para documentar o progresso com visualizações de dados.

Quando o teu local de trabalho ou organização passa por uma crise relatável, as actualizações de comunicação devem ser claras, diretas e centradas na solução.

Adaptei o modelo de calendário de formação minimalista do Piktochart para proporcionar uma comunicação de crise fácil de ler e de digerir. O modelo pode ser atualizado todos os dias durante a crise, e as duas secções inferiores (itens de ação imediata e medidas tomadas para a resolução) mantêm a discussão no caminho certo para ultrapassar com êxito o incidente.

Também abordamos este assunto no nosso artigo sobre modelos de relatórios de vendas.

Por vezes, na nossa pressa de fornecer o máximo de informação possível sobre o nosso progresso, fazemos um despejo de informação. Em vez de nos fazer parecer produtivos, os “despejos de informação” fazem-nos parecer desfocados e desorganizados. A forma como a tua informação é escolhida, sequenciada e formatada pode ajudar o teu público a perceber o que estás a partilhar, mas, a certa altura, a quantidade de informação que partilhas também terá um papel importante na forma como o teu relatório é recebido.

O consultor Dr. Echo Rivera tem um exemplo perfeito de um diapositivo repleto de demasiados factos “úteis” para ser realmente útil.

Dicas para evitar a partilha excessiva:

• Considera o teu público e o nível de granularidade necessário.
• Reconhece os limites do teu formato e utiliza as informações que funcionam bem.
• Considera a frequência dos teus relatórios e limita os dados de acordo com a cadência.

Outra armadilha na preparação de um relatório de progresso é fornecer informações que não contam uma história completa. Na falta de contexto, o teu público pode tirar conclusões incorrectas sobre o teu trabalho. Pior ainda, se a informação chave estiver demasiado enterrada, pode parecer ao teu público que está a ser intencionalmente escondida (mesmo que não esteja).

Vejamos um exemplo do blogue Storytelling With Data que, originalmente, foi concebido como gráficos de pizza que comparam o desempenho de várias regiões, em termos de fases do pipeline de vendas.

São gráficos bonitos, mas a apresentação dos dados desta forma oculta uma descoberta importante: a região leste tem um número menor de potenciais clientes nas fases de oferta formal ou de acordo. Alterando o gráfico para um gráfico de barras empilhadas e tomando medidas para realçar a informação que queremos apresentar, os dados já não estão ocultos.

Dicas para evitar lacunas de informação:

Para uma leitura relacionada, vê o nosso guia sobre os tipos de relatórios de RH.

• Pede feedback para garantir que o teu público tem o contexto adequado.
• Cria espaço para o contexto. Faz uma curadoria rigorosa das informações do teu relatório.

Fornece conteúdos bem estruturados e uma hierarquia visual clara que destaque os principais pontos de dados.

Pára de sobrecarregar as partes interessadas com paredes de texto. Começa a fornecer actualizações que eles vão realmente ler!

O Piktochart transforma instantaneamente os teus dados em imagens adequadas às partes interessadas. Escolhe entre milhares de modelos ou utiliza o nosso gerador de relatórios de IA para adequar a sua atualização ao seu público.

Cria a tua conta Piktochart gratuita e descobre como é uma comunicação de projeto eficaz.

Podes crer. Vamos analisar o processo de tomada de decisões para atualizar um projeto sobre uma parceria que eu possa desenvolver para a minha empresa ambiciosa, a True North Resumes.

Ofereceram-me a oportunidade de atualizar os administradores de um programa local de formação técnica sobre o meu projeto de inquérito que promove o treino de portefólio como uma parte essencial da procura de emprego. Isso significa que o meu público será provavelmente de executivos.

Sei que os intervenientes a nível executivo precisam de pontos de partida e não de pormenores operacionais, por isso escolhi um modelo de uma página centrado em métricas familiares aos líderes.

Escolhi o Painel de controlo da entrevista de saída porque ele oferece uma oportunidade de fornecer estatísticas de alto nível sobre a popularidade do coaching de portfólio, bem como relatórios de progresso.

Cerca de 15 minutos depois de abrir o modelo, tenho o meu relatório de progresso personalizado pronto.