Voortgangsrapport: Projectvoortgang schrijven, structureren en visueel aantrekkelijk maken

Stel je dit eens voor: Dagen of weken na de start van een project vraagt je supervisor om een voortgangsrapport.

Afhankelijk van je ervaring met het schrijven van voortgangsrapporten, kun je reageren met bereidheid, bezorgdheid of verwarring. Waar moet je beginnen? Hoe weet je of je een bevredigend of zelfs uitstekend eindrapport hebt gemaakt? Maak je niet druk: het expertteam van Piktochart staat klaar om je te helpen.

In deze voortgangsverslag handleiding geven we je niet alleen de beste tips voor het schrijven van een succesvol rapport, maar voorzien we je ook van sjablonen en checklists zodat jij je kunt concentreren op de belangrijke dingen.

We beginnen natuurlijk met de allesbepalende vraag die iedereen, van beginner tot zelfs doorgewinterde professional, mogelijk kan hebben: “Wat is een voortgangsrapport?”

• Wat is een voortgangsrapport?
• Waarom is een voortgangsrapport belangrijk?
• Hoe schrijf je een voortgangsrapport?
• Hoe structureer je een voortgangsrapport?
• Gratis sjablonen voor voortgangsrapporten die je meteen kunt bewerken
• Checklist voor voortgangsrapport

Als je liever kijkt dan leest, bekijk dan de videosamenvatting van deze blogpost:

Een voortgangsrapport is precies hoe het klinkt – een document dat in eenvoudige en duidelijke taal in detail uitlegt wat er is bereikt en wat er nog nodig is om het project af te ronden. In wezen is dit document een statusupdate vóór het eindrapport, waarin taken worden beschreven die zijn voltooid door een teamlid, projectmanager of team, samen met wat er nog moet gebeuren.

Of je nu dagelijkse voortgangsrapporten of zelfs driemaandelijkse voortgangsrapporten moet leveren, dit onderdeel beschrijft de activiteiten die je hebt uitgevoerd, de taken die je hebt voltooid en de mijlpalen die je hebt bereikt ten opzichte van je projectplan.

Afhankelijk van de complexiteit van het project moet je misschien wekelijks of maandelijks of voor elke 25% mijlpaal een voortgangsrapport verstrekken.

Qua publiek: Een voortgangsrapport wordt meestal geschreven voor een supervisor, collega of klant. Voortgangsrapporten kunnen worden geschreven vanuit het perspectief van één persoon, maar ook vanuit het perspectief van een heel team of een hele afdeling.

Tijdens je carrière zul je waarschijnlijk meer rapporten maken dan je kunt tellen (uitdaging voor jou: tel ze en ontdek hoeveel bronnen je gebruikt!)

Misschien besteed je meer tijd aan het kraken van gegevens en het invoeren van cijfers in grafieken dan aan het echte werk.

We hebben ook gebruikgemaakt van de genialiteit van Kevan Lee van Buffer in deze interactieve contentervaring om je te helpen met je voortgangsrapportageprojecten.

Duik hier meteen in en leer een aantal hacks voor verslaggeving van Kevan.

Soms kan het overbodig aanvoelen om gedetailleerd over je voortgang te schrijven, vooral als je in de loop van het project regelmatig hebt gecommuniceerd met je supervisor, teamgenoten en klant. Zoals elke projectmanager denk je waarschijnlijk dat er belangrijkere dingen zijn om aan te werken.

Dit soort professionele rapporten zijn echter om diverse redenen heel nuttig.

Iedereen die een kopie van het rapport ontvangt, weet wat er bereikt is en wat er nog moet gebeuren. Dit voorkomt verwarring over wat al gedaan is of nog gedaan moet worden. Bovendien levert het bewijs en gegevens over het betreffende project die kunnen worden aangehaald en teruggevonden als en wanneer er in de toekomst vragen naar boven komen.

Dit is vooral belangrijk wanneer diverse teams of afdelingen samenwerken. Weten wat een ander team als prioriteit heeft, helpt voorkomen dat er in silo’s wordt gewerkt en vermindert de redundantie van taken. Daarnaast helpt voortgangsrapportage een team bij het vaststellen van gebieden waar het hulp kan bieden of kan samenwerken met anderen.

Wanneer teams de voortgang van andere teams op de tijdlijn van het project kunnen volgen, krijgen projectmanagers een beter idee van de huidige status. Ze kunnen resources opnieuw toewijzen om ervoor te zorgen dat iedereen op schema ligt om de deadline van het huidige project te halen, wat lastig kan zijn als je teams op afstand beheert.

Als je je rapport indient, heb je vastgelegd dat je een taak hebt volbracht of heb je uitgelegd waarom je resultaten anders waren dan verwacht. Zodra het document is geaccepteerd, wordt het onderdeel van de officiële documentatie van het project.

Voor het geval iemand je er in de toekomst van beschuldigt dat je een taak niet hebt uitgevoerd of een probleem niet hebt gemeld, kun je dus wijzen op het voortgangsrapport als bewijs dat je dat wèl hebt gedaan.

En als je project ooit genomineerd wordt voor een prijs, kun je er zeker van zijn dat de validators graag documenten zien die uitleggen hoe het geheel tot stand is gekomen.

De volgende keer dat je een project plant, kan je team documenten, inclusief voortgangsrapporten, van eerdere projecten bestuderen om te ontdekken wat er goed is gedaan, wat er fout is gegaan en wat er verbeterd kan worden.

Eerdere rapporten kunnen licht werpen op systemische problemen, mazen in de wet en andere oorzaken van vertraging of mislukking, zowel intern als extern, die moeten worden vermeden of opgelost.

Als de supervisor weet welke taken volbracht zijn, kan hij of zij zich richten op het monitoren van de voortgang naar de volgende fasen van het project.

Als uit een rapport blijkt dat er vertragingen zijn opgetreden, kan de supervisor de problemen onderzoeken die de voortgang belemmerden en stappen ondernemen om te voorkomen dat dit in de toekomst opnieuw gebeurt.

Ook is de supervisor in staat om de tijdlijn van het project aan te passen als dat absoluut nodig is of om teams te instrueren om dubbel te werken.

Uiteindelijk kunnen alle waardevolle inzichten uit de projectdocumentatie de kans op succes voor toekomstige projecten vergroten.

Hier is een voorbeeld van een voortgangsrapport:

Heb je wel eens vastgezeten, waarbij je met je pen tikte of naar een knipperende cursor staarde en niet in staat was om te beginnen met schrijven?

Een writer’s block is geen ongewone ervaring bij het maken van voortgangsrapporten, vooral voor mensen die voor hun werk meestal geen lang document hoeven op te stellen of een formeel rapport moeten maken.

Eén reden waarom mensen het moeilijk vinden om deze rapporten te schrijven, is de gedachte dat ze geen ‘schrijvers’ zijn. Toch is dit gewoon een negatieve denkwijze.

Rapporten vereisen geen ingewikkelde taal – hoe eenvoudiger, hoe beter.

Hier zijn enkele schrijftips voor voortgangsrapportage:

Voordat je je zorgen gaat maken over je rapportagefrequentie en of je maandelijkse rapporten of wekelijkse rapporten moet leveren, zet een stap terug en concentreer je op het doel van het rapport zelf.

In wezen komt het rapportageproces neer op vragen en antwoorden; je beantwoordt belangrijke vragen over de voortgang. Stel je voor: je manager, collega’s, of klant die jou de belangrijkste vragen stelt, en jij geeft hen gewoon antwoorden over de status van het project.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je een weekendmarkt organiseert met eetkraampjes en muziek en dat je verantwoordelijk bent voor de voedselconcessies.

Het projectplan kan vereisen dat je tegen het einde van de eerste maand intentieverklaringen (LOI) hebt van ten minste 10 bedrijven.

Je voortgangsrapport geeft dan een overzicht van de bedrijven of ondernemers die een LOI hebben gestuurd, inclusief een beschrijving van hun bedrijven en plannen voor hun eetkraampjes. Als er gesprekken gaande zijn met andere bedrijven die nog geen LOI’s hebben gestuurd, kun je dat vermelden en uitleggen wanneer zij naar verwachting hun brieven zullen sturen.

Aan de andere kant, als je je doel niet hebt bereikt, moet je uitleggen waarom, maar moet je ook vertellen welke inspanningen je hebt geleverd en wat de verwachte tijdlijn is voor het bereiken van de gewenste resultaten.

Dit betekent niet dat je geen vakjargon mag gebruiken.

Als je bijvoorbeeld in de bouw werkt, hoef je het gebruik van termen als “aanbesteding” of “variatie” of “risicobeheer” niet te vermijden.

Maar voor de rest, spreek klare taal. Gebruik duidelijke en beknopte taal.

Een misvatting bij zakelijk schrijven is dat complexiteit indruk maakt. In werkelijkheid veroorzaakt het alleen maar verwarring. Als je duidelijk over je onderwerp kunt praten, geeft dat aan dat je je onderwerp door en door begrijpt.

Als we dat zouden moeten herformuleren om het werkwoord te behouden, zouden we schrijven: “werkwoorden veranderen in zelfstandige naamwoorden”. Dat klinkt eenvoudiger en komt meteen ter zake.

Soms ontkom je er niet aan om de passieve stem te gebruiken in formele documenten die de eerste persoon verbieden. Maar als je het goed doet, helpt het om je voortgangsrapporten betrouwbaarder te maken.

Terugkomend op het voorbeeld van de voedselconcessie, zou een passieve zin luiden: “Er is onderzoek gedaan naar potentiële concessiehouders.”

Om die zin actief te maken, geef je hem een actor (in dit geval het team), zoals in: “Het team deed onderzoek naar potentiële concessiehouders.”

Een onderzoek gepubliceerd in het Journal of Cognitive Neuroscience ontdekte dat wanneer je concrete woorden gebruikt, je de neiging hebt om zowel het linker- als het rechterdeel van de hersenen te activeren, terwijl het rechterdeel de neiging heeft om ongestimuleerd te blijven bij abstracte woorden.

Hoewel we nog niet precies weten hoe woordbetekenissen in het brein worden weergegeven, kunnen we het er wel over eens zijn dat de zin “een vrolijk geluid” niet zo tot de verbeelding spreekt als “rinkelende belletjes”.

“Een warme dag” activeert visuele beelden niet zo veel als “een smeltende ijslolly” dat doet. Als de geest van een lezer wordt gestimuleerd door woorden, zal hij minder snel afdwalen.

In het vorige voorbeeld roept “onderzoek naar potentiële concessiehouders” geen visueel beeld op. Ondertussen is “een lijst van 50 potentiële concessiehouders samenstellen” concreter, vooral als je details toevoegt over welke voedingsmiddelen verkocht zouden kunnen worden.

Dit hangt af van wie je voortgangsrapporten zal lezen en of je zeer gespecialiseerd jargon gebruikt dat alleen bekend is bij je teamleden.

In een rapport dat geschreven is door een bouwteam en gericht is aan de projectmanager, kan bijvoorbeeld bouwjargon worden gebruikt zoals de ontvanger het blijkbaar begrijpt.

Ga er niet van uit dat iedereen die het rapport leest alle acroniemen van je tekst zal begrijpen zonder dat ze je het horen uitspreken.

Bij bouwwerkzaamheden bijvoorbeeld, moet SWMS eerst worden omschreven als “veilige werkmethodeverklaring”. Pre-starts’ moet worden gespeld als ‘pre-start checks’.

In je rapport zou het er dus als volgt uitzien: “safe work method statement (SWMS)”, en daarna kunnen alle verwijzingen gewoon SWMS zijn.

Vermijd het geven van een mening, tenzij het deel uitmaakt van het project.

Het kan bijvoorbeeld jouw taak zijn om gegevens te analyseren en je interpretatie en voorspelling te geven. In dat geval kun je speculeren en je standpunt uiteenzetten, zolang je maar bewijs hebt om dat te staven.

Vermijd het opschrijven van een lange reeks getallen in een zin. Probeer verschillende soorten grafieken, tabellen of diagrammen te gebruiken, vooral als het om een reeks getallen gaat.

Hier bij Piktochart hebben we veel sjablonen voor voortgangsrapporten, en het onderstaande voortgangsrapport voor aanwervingen is een goed voorbeeld.

Als je grafieken of diagrammen gebruikt, probeer dan verschillende soorten uit om te bepalen welke je gegevens het beste presenteren. Je kunt een staafdiagram, cirkeldiagram, lijndiagram gebruiken of zelfs een spreidingsdiagram.. Besteed daarbij wel wat tijd om verschillende gegevenssets te onderscheiden met labels en kleuren.

Maak je geen zorgen als dit ontmoedigend klinkt, er is genoeg software die je kan helpen om gegevens te visualiserenwaaronder de meest eenvoudige voorbeelden: MS Excel en Numbers voor Mac.

Misschien vraag je je nog steeds af hoe je precies een voortgangsverslag schrijft.

Hoe stel je, gewapend met al deze praktische tips, het rapport samen?

Ten eerste hangt het af van het type verslag en de beoogde lezer. Een voortgangsverslag kan dagelijks, wekelijks of maandelijks worden geschreven. Het kan geschreven worden voor een individu of een team.

Zoals je in de onderstaande voorbeelden kunt zien, zijn dit de belangrijkste onderdelen van een voortgangsrapport:

Dit deel geeft een overzicht van de inhoud van het voortgangsrapport. Je kunt dit het beste schrijven nadat je alle andere delen van het verslag hebt voltooid. Op die manier kun je een nauwkeurige samenvatting geven.

Houd het kort en eenvoudig. Eén of twee alinea’s zijn voldoende.

Cijfers en details zijn je vrienden, vooral bij het schrijven van dit gedeelte van het voortgangsrapport. De prestaties die je vermeldt, moeten overeenkomen met je doelen.

Wat waren je doelen voor de periode waarop het rapport betrekking heeft?

Dit kan een doel zijn voor de dag, week, maand of kwartaal. Ook kan het een teamdoel zijn.

Wees concreet als je doelen schrijft. Bijvoorbeeld:

Geef niet te veel gedetailleerde informatie. Hoe eenvoudiger dit gedeelte is, hoe makkelijker het is voor belanghebbenden en het projectteam om de projectprioriteiten te zien.

Leg uit welke situaties je eventueel hebben verhinderd je doelen te bereiken of die de voortgang van het project hebben belemmerd.

Maar laat het daar niet bij. Wees proactief en presenteer een actieplan en tijdlijn voor het oplossen van die obstakels. Voeg details toe, zoals fondsen, materialen en human resources die je nodig hebt om de oplossing te implementeren.

Om je beter te begeleiden, zijn hier voorbeelden van visueel aantrekkelijke en zeer leesbare voortgangsrapporten.

Eendagelijks voortgangsverslag bevat je doelen voor die dag en je prestaties van de vorige dag. Ook wordt er uitgelegd wat de uitdagingen zijn bij het uitvoeren van taken en het bereiken van doelen.

Een ander onderdeel van het dagelijkse rapport is de ‘geleerde lessen’. Deze moeten rechtstreeks verband houden met de taken en uitdagingen van die dag en met de prestaties van de vorige dag.

Wekelijkse voortgangsrapporten geven per week een overzicht van wat er is bereikt en welke taken nog moeten worden voltooid.

Net als een dagelijks rapport kan een wekelijks voortgangsrapport uitdagingen en geleerde lessen bevatten. In de sjablonen hieronder hebben we voorbeelden opgenomen.

Om hier een beter idee van te krijgen, gaan we terug naar het voorbeeld van de gebeurtenissen:

• Veel potentiële verkopers waren op een industrieconventie die een week duurde; ze konden geen vergaderingen inplannen.
• Potentiële verkopers hebben niet de hele e-mail gelezen.

• Houd rekening met gebeurtenissen in de sector bij het plannen van een tijdlijn voor contact met klanten
• Inleidende e-mails moeten kort zijn en dienen een leesbare opmaak te hebben

Een maandelijks rapport is noodzakelijk voor projecten met een langere looptijd. Het rapport kan zowel maandelijkse als driemaandelijkse gegevens bevatten over de voortgang van het project.

Team voortgangsrapporten geven informatie over zowel team- als individuele mijlpalen en de voortgangsstatus.

Dit is ingewikkelder, simpelweg omdat er meerdere mensen bij betrokken zijn die mogelijk aan verschillende taken hebben gewerkt.

Het is niet genoeg om één persoon het rapport te laten maken. Natuurlijk kan één persoon het typewerk doen, maar iedereen moet input en feedback geven.

Een manier om de inbreng van verschillende teamleden bij te houden, is door bij te houden welke bewerkingen ze hebben gemaakt.

Om dit te doen, schakel je het bijhouden van wijzigingen in een Word-document in, of in Pages voor Mac-gebruikers.

Als je samenwerkingstool gebruikt zoals Google DocsKlik op het potloodpictogram rechtsboven in het venster en kies “Bewerkingen worden suggesties” in het vervolgkeuzemenu. Zo ziet dat eruit:

Ook kunnen teamleden opmerkingen of vragen invoegen. Ook dit kun je gemakkelijk doen in een Word-document, maar ook in software waarmee je commentaar kunt geven op gedeelde documenten, zoals Google Docs en Piktochart..

Zo ziet het eruit in Piktochart (lees meer over deze functie in onze gids voor geannoteerde opmerkingen voor teams):

Hier is een voorbeeld van de vele sjablonen voor projectrapporten voor teams in Piktochart.

Nog een laatste ding… Je bent eindelijk klaar met het typen van je verslag – haal opgelucht adem, maar druk nog niet op ‘verzenden’.

Bekijk het tenminste één keer (het is beter om het meer dan één keer te doen, vooral als het een teamrapport is). Lees het artikel opnieuw, bewerk de inhoud als dat nodig is en vraag dan een teamgenoot om het met een frisse blik te lezen.