Guía esencial para la incorporación de empleados: Maximizar la eficacia con Piktochart

Érase una vez, en el corazón de Penang (Malasia), una startup tecnológica llamada Piktochart que atravesaba un periodo de crecimiento espectacular. Su producto, una herramienta de comunicación visual, había arrasado en el mercado y estaban incorporando rápidamente nuevos miembros a su equipo para mantener el ritmo de la demanda.

Pero con cada nueva contratación, se daban cuenta de un problema evidente: la falta de un programa estructurado de incorporación provocaba confusión, falta de comunicación y pérdida de tiempo. Los empleados eran lanzados al vacío sin una comprensión clara de sus funciones ni de los procesos de la empresa.

Para una lectura relacionada, consulta nuestra guía sobre el manual del empleado.

En vista de ello, Shen Dee, la antigua Directora de RRHH, se encargó de crear un programa de incorporación eficaz. Reconoció el inmenso valor que un proceso de incorporación bien ejecutado podía aportar no sólo a los nuevos empleados, sino a toda la organización. Se propuso crear una experiencia de incorporación que fuera a la vez acogedora e informativa, garantizando que cada nuevo miembro del equipo se sintiera equipado, comprometido y preparado para contribuir a la misión de Piktochart desde el primer día.

Al igual que Shen Dee, como profesional de RRHH, tu principal prioridad es asegurarte de que el proceso de incorporación de los empleados sea lo más fluido y eficaz posible.

Este artículo te proporcionará una base para empezar con tu programa de incorporación de empleados.

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• ¿Por qué es importante contar con un buen programa de incorporación de empleados?
• ¿Qué métricas rastrean la eficacia de un programa de incorporación de nuevos empleados?
• Un proceso completo de incorporación de empleados
• La magia de la incorporación: programas a medida para cada nivel de antigüedad ?
• Visuals for incorporación de empleados
• Preguntas frecuentes

La incorporación es una parte crucial de cualquier empresa. Y esto es lo que pasa: no sólo es bueno para los nuevos empleados, sino también para la empresa.

¿Por qué, te preguntarás?

Bueno, para empezar, el onboarding es estupendo para una integración más rápida. Ayuda a los recién contratados a ponerse al día con sus funciones, les permite unirse rápidamente a los equipos y les ayuda a aclimatarse a la empresa. Al comprender rápidamente la función, las expectativas y las normas de rendimiento, aumentan el rendimiento y el éxito.

La incorporación también mejora los índices de retención de empleados, y ayuda a establecer la cultura de la empresa al garantizar que los empleados están alineados con la misión, la cultura y los valores de la empresa. ? Una incorporación eficaz infunde un sentimiento de pertenencia, fomentando el compromiso y la participación activa.

Al invertir en la incorporación, disminuye la rotación de personal, mejora la eficacia y se ahorran costes.

Evaluar la eficacia de un programa de incorporación de empleados es crucial para mejorarlo con el tiempo. He aquí algunas métricas clave que pueden ayudar a medir su éxito:

Es el periodo que tarda un nuevo contratado en alcanzar el nivel de productividad esperado. Un tiempo más corto hasta alcanzar la productividad suele indicar un proceso de incorporación satisfactorio.

Mide el porcentaje de nuevos contratados que permanecen en la empresa después de un periodo determinado, normalmente un año. Si la tasa de retención es alta, indica que el programa de incorporación es eficaz. Según un estudio de Brandon Hall Group, las organizaciones con un proceso de incorporación estándar han visto mejorar la retención de nuevos contratados en un 82%.

Evaluar el rendimiento de los nuevos empleados puede ayudar a valorar la eficacia de tu programa de incorporación. Esto podría medirse con indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos de sus funciones. Un informe de Glassdoor sugiere que un buen proceso de incorporación puede mejorar la productividad de los nuevos empleados en más de un 70%.

La opinión de los empleados es una medida fundamental del éxito de la incorporación. Encuesta a los recién contratados para recabar su opinión sobre la experiencia de incorporación y su nivel de satisfacción laboral. Un estudio de 2007 del Grupo Wynhurst ha descubierto que los empleados que se someten a una incorporación estructurada tienen un 58% más de probabilidades de permanecer en la empresa tres años o más.

Mide el tiempo que tardan los nuevos contratados en avanzar en la organización.

Los empleados comprometidos tienen más probabilidades de ser productivos y permanecer en la empresa. El compromiso de los empleados puede medirse mediante encuestas y comentarios directos.

Si un número significativo de nuevos contratados abandonan o son despedidos en los primeros 90 días, podría ser un indicio de que algo falla en el proceso de incorporación. Según un estudio de Leadership IQ, alrededor del 46% de los novatos abandonan en sus primeros 18 meses.

Evalúa el producto del trabajo de los nuevos empleados. ¿Cumplen las normas esperadas? ¿Hay necesidad de correcciones frecuentes?

Calcula el coste total de la incorporación de nuevos empleados, y evalúa si el retorno de la inversión tiene sentido en términos de su productividad y contribución a la empresa.

Medir las métricas es sólo la mitad de la batalla. Lo que realmente cuenta es lo que haces con ellas. Con los datos adecuados en tus manos, puedes tomar medidas y mejorar continuamente tu proceso de incorporación. ?

Un proceso de incorporación eficaz suele abarcar un período de 90 días o más y puede dividirse en varias etapas, como antes de la incorporación, los primeros 30 días, 60 días y 90 días. Aquí te ofrecemos una útil lista de control para la incorporación de empleados:

1. Carta de oferta y papeleo: Asegúrate de que la carta de oferta y el resto del papeleo necesario para la nueva contratación se firman y devuelven con prontitud.
2. Correo electrónico de presentación: Envía un correo electrónico introductorio al recién contratado detallando lo que puede esperar en su primer día.
3. Proporciona la información necesaria: Comparte detalles sobre la documentación de la empresa, las políticas, los horarios de trabajo, el código de vestimenta y cualquier cosa que deban saber antes de empezar.
4. Configurar la tecnología: Asegúrate de que el espacio de trabajo, el correo electrónico, el software y los requisitos de hardware del nuevo empleado están configurados.
5. Anuncio: Informa al equipo o a la empresa de la nueva contratación.

1. Orientación el primer día: Da la bienvenida al nuevo empleado, haz una visita guiada por la oficina y preséntale a los miembros de su equipo. Hazles saber cuánto tiempo debe durar la incorporación.
2. Claridad de funciones: Definir claramente sus responsabilidades laborales, sus objetivos y cómo contribuye su función a los objetivos generales de la organización.
3. Formación: Comienza la formación específica necesaria para el puesto y proporciona información sobre cualquier programa de formación disponible.
4. Asigna un mentor o compañero: Un compañero designado puede ayudarles a comprender la cultura y los procesos del lugar de trabajo, y responder a cualquier pregunta.
5. Comprobaciones frecuentes: Comprueba regularmente que se sienten cómodos y responde a cualquier pregunta que puedan tener.

1. Formación continua: Continúa con la formación específica necesaria para el puesto, y empieza a ampliarla.
2. Expectativas de rendimiento: Asegúrate de que el empleado entiende perfectamente sus objetivos de rendimiento y cómo se le evaluará.
3. Proporciona retroalimentación: Ofrece comentarios constructivos sobre su trabajo y sus progresos hasta el momento.
4. Fomenta la creación de redes: Anima al recién contratado a relacionarse con compañeros de otros departamentos para conocer mejor la empresa.
5. Reunión de control: Celebra una reunión formal de control a los 60 días para hablar de sus experiencias, abordar cualquier preocupación y ayudarles a fijar objetivos futuros.

1. Revisión del rendimiento: Realiza una revisión formal del rendimiento a los 90 días para evaluar su trabajo, proporcionar feedback y discutir sus objetivos futuros.
2. Opinión del empleado: Pide su opinión sobre el proceso de incorporación. ¿Qué funcionó bien? ¿Qué podría mejorarse?
3. Planificación del futuro: Ayúdales a planificar su futuro dentro de la empresa. Discute sus objetivos profesionales y proporciónales recursos para ayudarles a alcanzarlos.
4. Reconocimiento: Reconoce los logros del recién contratado durante los primeros 90 días para motivarle y animarle.

¡Y no se detiene ahí! Es importante que sigas informándote durante el primer año.

1. Prepara la carta de oferta y el papeleo: Asegúrate de que se prepara y envía toda la documentación necesaria, incluidos contratos, formularios fiscales y cualquier otra documentación legal.
2. Configuración tecnológica: Configura su correo electrónico, proporciónales el hardware necesario (ordenador, teléfono, etc.) y asegúrate de que tienen acceso al software y los sistemas necesarios.
3. Programa el primer día: Establece una agenda para su primer día que incluya una visita a la empresa, presentaciones del equipo y formación inicial.
4. Notifica al equipo: Informa al equipo de la fecha de inicio de la nueva contratación y de su función.
5. Prepara el espacio de trabajo: Organiza un espacio de trabajo con todo el material necesario.

6. Reunión de bienvenida: Da una cálida bienvenida y una visita a la oficina/instalaciones.
7. Presentaciones: Presenta al recién contratado a su equipo y a otros miembros clave de la empresa.
8. Repasa la agenda: Esboza lo que el nuevo empleado puede esperar en las primeras semanas.
9. Formación el primer día: Empieza con una formación básica sobre la función del puesto, las responsabilidades y las políticas de la empresa.

10. Políticas de la empresa: Imparte formación sobre las políticas de la empresa, incluidas las cuestiones de cumplimiento, salud y seguridad, y seguridad de los datos.
11. Formación específica del puesto: Comienza una formación más intensiva y específica del puesto.
12. Reuniones: Organiza reuniones con miembros clave del equipo y directivos.

Haz clic aquí para descargar nuestra lista de control de 12 pasos para la incorporación de nuevos empleados.

Aunque recomiendo crear un proceso de incorporación bien estructurado y convertirlo en un sistema, no recomiendo utilizar el mismo sistema con todos tus nuevos empleados. Esto nos lleva a la siguiente sección.

Para los empleados principiantes, centrémonos en que se sientan cómodos en el mundo profesional. Enséñales los valores de la empresa, las expectativas y sus obligaciones laborales.

• Formación específica para el puesto: Ofrecer formación en profundidad para sus tareas cotidianas.
• Cultura de empresa: Ayúdales a adoptar la misión y el entorno de la empresa.
• Conoce al equipo: Preséntales a sus compañeros de equipo y sus funciones.
• La tutoría es importante: Emparéjalos con un mentor para que les oriente y apoye.

Los empleados de nivel medio tienen experiencia en el sector, pero necesitan ayuda para desenvolverse en sus nuevas funciones dentro de tu organización.

• Formación específica para cada función: Centrada en sus responsabilidades particulares.
• Comprensión interfuncional: Explica cómo cooperarán con otros departamentos.
• Oportunidades de desarrollo: Habla de las oportunidades de desarrollo de habilidades y de crecimiento profesional.
• Expectativas de rendimiento: Define cómo es el éxito para ellos.

Los empleados de alto nivel, incluidos los ejecutivos, aportan una amplia experiencia en el sector. Orienta su incorporación hacia objetivos estratégicos y tareas de liderazgo.

Acompaña tu programa de incorporación con un manual sólido: consulta nuestros ejemplos de manuales del empleado.

• Alineación estratégica: Asegurarse de que comprenden los objetivos estratégicos de la empresa y su papel en la consecución de los mismos.
• Expectativas de liderazgo: Aclara cómo guiarán a los equipos o departamentos.
• Establecimiento de redes: Ponles en contacto con líderes clave dentro de la organización.
• Comprender la cultura de la empresa: Anímales a contribuir positivamente a la cultura existente, al tiempo que adoptan su estilo de liderazgo.

Recuerda que cada nuevo empleado es único. Aunque los niveles de antigüedad pueden guiar tu proceso de incorporación, ten en cuenta también sus necesidades y experiencias individuales. De este modo, crearás una experiencia de incorporación personalizada y eficaz para todos.

Aquí tienes algunos gráficos de Piktochart que pueden ayudarte a crear un proceso de automatización de la incorporación de empleados más eficaz, agilizando la comunicación con la empresa.

Suele ser para establecer de antemano algunas expectativas sobre lo que el nuevo empleado debe esperar en la próxima semana.

Si la práctica de tu empresa es presentar al nuevo empleado mediante una presentación, aquí tienes una práctica plantilla que te ayudará.

Si la práctica de tu empresa es presentar al nuevo empleado por correo electrónico, aquí tienes una práctica plantilla que te ayudará.

En este documento, no quieres abrumar, pero sin embargo poner una lista de documentos que tienen que firmar o leer puede ser una buena idea. Asegúrate de mantener un tono positivo y optimista.

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No muchas empresas hacen esto, pero en una empresa pequeña como Piktochart, nos encanta ver cómo se presentan los nuevos contratados, sus antecedentes, lo que les gusta y lo que no, ayuda a establecer la relación laboral y también a que la persona empiece a trabajar. Por así decirlo, ¡ponle cara al nombre!

Disponer de una lista de control para la incorporación ayuda a garantizar una experiencia memorable para los nuevos empleados.

Consideramos que es uno de los documentos más importantes durante la incorporación de un empleado.

Convierte los PNT de tus empleados en una interesante infografía. Créala una vez y reutilízala, ¡muchas veces!

La incorporación de un nuevo empleado está repleta de formación, por lo que te conviene espaciarla y asegurarte de que el programa de formación refleje tiempo suficiente para la exploración y el descanso. Las presentaciones de formación, si se utilizan de forma concisa y con marca, también ayudan al empleado a saber lo que se espera de él.

Un programa de orientación de empleados, también conocido como programa de incorporación, debe integrar eficazmente a los nuevos empleados en la cultura de la empresa, prepararlos para sus nuevas funciones y ayudarles a comprender las expectativas de su trabajo. He aquí los componentes clave de los que debe constar un programa de orientación:

Presentación de la empresa: La orientación debe comenzar con una presentación exhaustiva de la organización. Esto incluye la historia, la misión, la visión, los valores, la cultura y la estructura de la empresa. El nuevo empleado debe comprender los objetivos de la empresa y cómo contribuye su función a esos objetivos.

Específicos del puesto: La información detallada sobre el puesto de trabajo es crucial. Esto incluye: tareas y responsabilidades de la formación en el puesto, expectativas de rendimiento, descripción del puesto, formación necesaria para el puesto y detalles sobre el departamento en el que trabajarán.

Políticas y procedimientos de la empresa: Debe incluirse un resumen de las políticas, procedimientos, normas y reglamentos de la empresa. Puede abarcar áreas como la seguridad en el trabajo, las políticas de acoso, las políticas de permisos, los procedimientos de comunicación, etc.

Presentación del equipo: Una visita guiada por el lugar de trabajo y la presentación de otros miembros del equipo y personal clave de la organización pueden ayudar a los nuevos empleados a sentirse más cómodos y conectados. Es importante que sepan con quién van a trabajar directamente y a quién pueden dirigirse para pedir ayuda u orientación.

Recursos y herramientas: Los nuevos empleados deben conocer los sistemas, programas, equipos y herramientas que utilizarán en su trabajo. Esto puede incluir desde la configuración de su puesto de trabajo, pasando por el correo electrónico y las herramientas de comunicación, hasta el software específico utilizado para su función.

Beneficios y ventajas para los empleados: Durante la orientación debe compartirse información sobre la retribución, las prestaciones, los beneficios y el programa de asistencia al empleado. También es importante hablar del proceso de evaluación del rendimiento y de las oportunidades de desarrollo profesional.

Sesiones de formación: Dependiendo del puesto de trabajo, puede haber algunas sesiones de formación inicial en las que deban participar los nuevos empleados. Pueden abarcar una amplia gama de temas, como habilidades técnicas, habilidades interpersonales, formación específica de la empresa, etc.

Sistema de mentores o compañeros: Asignar un mentor o compañero puede ser muy beneficioso para los nuevos empleados. Esta persona puede servir como recurso para cualquier pregunta o problema que surja, facilitando la transición del nuevo empleado a su puesto.

Foro abierto para preguntas y aclaraciones: Ofrece a los nuevos empleados la oportunidad de hacer preguntas y obtener aclaraciones. Puede ser una sesión de preguntas y respuestas al final de la orientación o una política de puertas abiertas que permita a los nuevos empleados buscar respuestas a sus preguntas siempre que surjan.

Seguimiento y retroalimentación: El proceso de orientación no debe terminar tras el primer día o la primera semana. Las revisiones periódicas durante los primeros meses pueden ayudar a garantizar que el empleado se está adaptando bien y ofrecen la oportunidad de abordar cualquier problema o preocupación que pueda haber surgido.

Ten en cuenta que un programa eficaz de orientación de empleados es flexible y puede adaptarse en función de los comentarios, las necesidades cambiantes o las funciones específicas del puesto.

Crear un programa de mentores para los nuevos empleados es una forma estupenda de impulsar el compromiso de los empleados, su desarrollo profesional, su rendimiento y sus tasas de retención. Aquí tienes algunos consejos para diseñar y poner en marcha un programa de tutoría eficaz:

1. Objetivos claros: El primer paso es definir los objetivos del programa de tutoría. Esto podría incluir cosas como aumentar la retención, impulsar el rendimiento o fomentar una mejor comprensión de la cultura de la empresa. Tener unos objetivos claros guiará la estructura del programa y facilitará la medición de su eficacia.

2. Estructura del programa: Decide la estructura del programa. ¿Será una relación de tutoría individual o implicará a grupos o equipos? ¿Será un programa formal o informal? ¿Cuánto durará la relación de tutoría? Tener una estructura clara garantizará que todos entiendan lo que se espera de ellos.

3. Selección de mentores: No todo el mundo está hecho para ser mentor. Los mentores deben ser empleados con experiencia que tengan un sólido conocimiento de la cultura de la empresa y las habilidades necesarias para guiar y apoyar a un recién contratado. Deben saber escuchar, ser empáticos, dignos de confianza y tener un interés genuino en ayudar a otros empleados y a los demás a tener éxito.

4. Emparejar a mentores y alumnos: El proceso de emparejar a mentores y alumnos es crucial. Los factores a tener en cuenta pueden incluir intereses similares, objetivos profesionales, personalidades o las habilidades y conocimientos específicos que el alumno quiere desarrollar. Algunas organizaciones dejan que los alumnos elijan a sus mentores para asegurarse de que encajan bien.

5. Formación: Tanto los mentores como los alumnos deben recibir formación antes de que comience la relación de mentoría. Para los mentores, podría abarcar temas como habilidades de coaching, técnicas de comunicación y cómo dar opiniones constructivas. Los alumnos podrían recibir formación sobre cómo fijar objetivos, dar opiniones y aprovechar al máximo la relación de tutoría.

6. Establecer expectativas: Tanto el mentor como el mentorizado deben comprender sus funciones, responsabilidades y las expectativas de la relación de mentorización. Esto podría incluir la frecuencia con la que se reunirán, los temas que tratarán y los objetivos que quieren alcanzar.

7. Proporcionar apoyo: Tanto los mentores como los alumnos deben tener acceso a un apoyo continuo. Puede tratarse de un responsable del programa o de un representante del equipo de RR.HH. que pueda proporcionar orientación, resolver cualquier problema y ayudar a mantener la relación de tutoría en el buen camino.

8. Comentarios y evaluación: La retroalimentación y la evaluación periódicas son fundamentales para mejorar el programa de mentores a lo largo del tiempo. Considera la posibilidad de crear un proceso formal en el que mentores y alumnos puedan compartir sus experiencias, aportar comentarios y sugerir mejoras.

9. Confidencialidad: Mentores y alumnos deben confiar el uno en el otro para garantizar el éxito de su relación. Por ello, es importante establecer un código de confidencialidad al principio del programa.

10. Reconocer y recompensar: Reconoce el tiempo y el esfuerzo que los mentores dedican al programa. Este reconocimiento puede ser formal o informal, pero debe demostrar el aprecio de la empresa por la contribución del mentor.

Siguiendo estas buenas prácticas, puedes crear un programa de mentores que beneficie no sólo a los nuevos empleados y a sus mentores, sino a toda la cultura de la organización en su conjunto.

En Piktochart, nos aseguramos de que nuestro proceso de incorporación cubra todas las bases, incluida una revisión exhaustiva de la descripción del puesto y las expectativas de rendimiento. Proporcionamos un documento exhaustivo sobre las evaluaciones del rendimiento, pero nuestros jefes de equipo van más allá.

Guían personalmente a los nuevos miembros del equipo a través de los OKR, asegurándose de que todos sepan lo que se espera de ellos para tener éxito. Por si fuera poco, nuestro director general incluso se toma el tiempo de charlar con cada persona al final de su primer mes, celebrando sus logros y ofreciéndole cualquier orientación necesaria.

Aunque esta práctica puede no ser tan factible en organizaciones más grandes, la base sigue siendo la misma. Los empleados deben comprender claramente la descripción de su puesto, las líneas jerárquicas y las expectativas de rendimiento desde el primer día. Y, por supuesto, es fundamental fomentar una comunicación abierta, asegurándonos de que los miembros de nuestro equipo se sientan cómodos pidiendo aclaraciones siempre que sea necesario.

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