Guia essencial para a integração de funcionários: Maximizar a eficiência com o Piktochart

Era uma vez, no coração de Penang, na Malásia, uma empresa de tecnologia chamada Piktochart que estava a atravessar um período de crescimento dramático. O seu produto, uma ferramenta de comunicação visual, tinha tomado o mercado de assalto e estavam a adicionar rapidamente novos membros à sua equipa para acompanhar a procura.

Mas com cada nova contratação, aperceberam-se de um problema gritante: a falta de um programa de integração estruturado estava a gerar confusão, falhas de comunicação e perda de tempo. Os funcionários eram atirados para o fundo do poço sem uma compreensão clara das suas funções ou dos processos da empresa.

Para uma leitura relacionada, vê o nosso guia sobre o manual do trabalhador.

Ao ver isto, Shen Dee, a anterior Diretora de RH, tomou a seu cargo a criação de um programa de integração eficaz. Ela reconheceu o imenso valor que um processo de integração bem executado poderia trazer não apenas para os novos funcionários, mas para toda a organização. Ela propôs-se a criar uma experiência de integração que fosse simultaneamente acolhedora e informativa, garantindo que cada novo membro da equipa se sentisse equipado, empenhado e pronto a contribuir para a missão da Piktochart desde o primeiro dia.

Tal como Shen Dee, enquanto profissional de RH, a tua principal prioridade é garantir que o processo de integração dos empregados é o mais simples e eficiente possível.

Este artigo fornecerá uma base para começares o teu programa de integração de colaboradores.

Também podes acompanhar o processo selecionando um dos nossos modelos de integração de colaboradores gratuitamente. Basta criar uma conta gratuita para aceder à galeria de modelos.

• Porque é que é importante ter um bom programa de integração de funcionários?
• Que métricas avaliam a eficácia de um programa de integração de novos funcionários?
• Um processo completo de integração de funcionários
• Onboarding Magic: Programas adaptados a cada nível de senioridade ?
• Imagens para a integração de empregados
• FAQs

O onboarding é uma parte crucial de qualquer negócio! E eis a questão: não é apenas bom para os novos contratados, é também ótimo para a empresa!

Porquê, perguntas tu?

Bem, para começar, o onboarding é ótimo para uma integração mais rápida. Ajuda os recém-contratados a conhecerem as suas funções, permite-lhes juntarem-se rapidamente às equipas e ajuda-os a ambientarem-se à empresa. Ao compreender rapidamente a função, as expectativas e os padrões de desempenho, aumenta o rendimento e o sucesso.

O onboarding também melhora as taxas de retenção de funcionários e ajuda a estabelecer a cultura da empresa, garantindo que os funcionários estão alinhados com a missão, cultura e valores da empresa. ? Um onboarding eficaz incute um sentimento de pertença, promovendo o empenho e o envolvimento ativo!

Se investires na integração, a rotação do pessoal diminui, a eficiência aumenta e os custos são reduzidos!

Avaliar a eficácia de um programa de integração de colaboradores é crucial para o melhorar ao longo do tempo. Aqui estão algumas métricas chave que podem ajudar a medir o seu sucesso:

Este é o período necessário para que uma nova contratação atinja o nível de produtividade esperado. Um tempo mais curto para a produtividade geralmente indica um processo de integração bem-sucedido.

Mede a percentagem de novas contratações que permanecem na empresa após um determinado período, normalmente um ano. Se a taxa de retenção for elevada, isso sugere que o programa de onboarding é eficaz. De acordo com um estudo do Brandon Hall Group, as organizações com um processo de onboarding padrão registaram uma melhoria de 82% na retenção de novos contratados.

A avaliação do desempenho das novas contratações pode ajudar a avaliar a eficácia do teu programa de integração. Este pode ser medido em relação a indicadores-chave de desempenho (KPIs) específicos das suas funções. Um relatório da Glassdoor sugere que um processo de integração sólido pode melhorar a produtividade dos novos contratados em mais de 70%.

O feedback dos empregados é uma medida fundamental do sucesso da integração. Faz um inquérito aos novos contratados para obteres a sua opinião sobre a experiência de integração e o seu nível de satisfação no trabalho. Um estudo de 2007 do Wynhurst Group concluiu que os empregados que passam por um processo de integração estruturado têm 58% mais probabilidades de permanecer na empresa durante três anos ou mais.

Mede o tempo que as novas contratações demoram a progredir na organização.

Os empregados empenhados têm mais probabilidades de serem produtivos e de permanecerem na empresa. O empenho dos empregados pode ser medido através de inquéritos e de feedback direto.

Se um número significativo de novas contratações sair ou for despedido nos primeiros 90 dias, isso pode ser uma indicação de que algo está errado no processo de integração. De acordo com um estudo da Leadership IQ, cerca de 46% dos novatos abandonam a empresa nos primeiros 18 meses.

Avalia o produto do trabalho dos novos funcionários. Estão a cumprir os padrões esperados? Há necessidade de correcções frequentes?

Calcula o custo total da integração de novos funcionários e avalia se o retorno do investimento faz sentido em termos da sua produtividade e contribuição para a empresa.

Medir as métricas é apenas metade da batalha. O que realmente conta é o que fazes com elas. Com os dados certos nas tuas mãos, podes tomar medidas e melhorar continuamente o teu processo de integração. ?

Um processo de integração eficaz abrange normalmente um período de 90 dias ou mais e pode ser dividido em várias fases, incluindo antes da entrada, os primeiros 30 dias, 60 dias e 90 dias. Fornecemos-te uma lista de verificação útil para o processo de integração de funcionários aqui:

1. Carta de oferta e papelada: Certifica-te de que a carta de oferta e outros documentos necessários para a nova contratação são assinados e devolvidos prontamente.
2. E-mail de apresentação: Envia um e-mail de apresentação ao novo contratado, explicando-lhe o que pode esperar no seu primeiro dia.
3. Fornece as informações necessárias: Partilha informações sobre a literatura da empresa, as políticas, os horários de trabalho, o código de vestuário e tudo o que eles devem saber antes de começar.
4. Prepara a tecnologia: Certifica-te de que o espaço de trabalho, o correio eletrónico, o software e os requisitos de hardware do novo contratado estão configurados.
5. Anunciação: Dá a conhecer à equipa ou à empresa a nova contratação.

1. Orientação no primeiro dia: Dá as boas-vindas ao novo empregado, faz uma visita guiada ao escritório e apresenta-o aos membros da sua equipa. Informa-os sobre a duração do onboarding.
2. Clareza de funções: Define claramente as suas responsabilidades profissionais, objectivos e a forma como a sua função contribui para os objectivos gerais da organização.
3. Formação: Inicia a formação específica necessária para o emprego e fornece informações sobre quaisquer programas de formação disponíveis.
4. Designa um mentor ou amigo: Um colega designado pode ajudar-te a compreender a cultura e os processos do local de trabalho e responder a quaisquer perguntas.
5. Verifica com frequência: Visita-os regularmente para garantir que se sentem confortáveis e para responder a quaisquer perguntas que possam ter.

1. Formação contínua: Continua com a formação específica necessária para o trabalho e começa a expandi-la.
2. Expectativas de desempenho: Assegura-te de que o empregado compreende plenamente os seus objectivos de desempenho e a forma como será avaliado.
3. Dar feedback: Oferece um feedback construtivo sobre o trabalho e os progressos realizados até ao momento.
4. Incentiva a criação de redes: Incentiva o novo contratado a interagir com colegas de outros departamentos para obter um conhecimento mais amplo da empresa.
5. Reunião de controlo: Organiza uma reunião formal de verificação de 60 dias para discutir as suas experiências, abordar quaisquer preocupações e ajudá-los a definir objectivos futuros.

1. Avaliação do desempenho: Realiza uma avaliação formal do desempenho durante 90 dias para avaliar o seu trabalho, dar feedback e discutir os seus objectivos futuros.
2. Dá feedback ao empregado: Pede a sua opinião sobre o processo de integração. O que é que funcionou bem? O que poderia ser melhorado?
3. Planeamento do futuro: Ajuda-os a planear o seu percurso futuro na empresa. Discute os seus objectivos de carreira e fornece recursos para os ajudar a atingir esses objectivos.
4. Reconhecimento: Reconhece as realizações do novo contratado durante os primeiros 90 dias para o motivar e encorajar.

E não pára por aí! É importante que continues a verificar durante o primeiro ano.

1. Prepara a carta de oferta e a documentação: Assegura que toda a documentação necessária, incluindo contratos, formulários fiscais e qualquer outra documentação legal, seja preparada e enviada.
2. Configuração tecnológica: Configura o seu correio eletrónico, fornece o hardware necessário (computador, telefone, etc.) e assegura que têm acesso ao software e sistemas necessários.
3. Agenda o primeiro dia: Define uma agenda para o primeiro dia que inclua uma visita à empresa, apresentações da equipa e formação inicial.
4. Notifica a equipa: Informa a equipa sobre a data de início e a função do novo contratado.
5. Prepara o espaço de trabalho: Prepara um espaço de trabalho com todos os materiais necessários.

6. Reunião de boas-vindas: Dá as boas-vindas e faz uma visita guiada ao escritório/instalações.
7. Apresenta-te: Apresenta o novo contratado à sua equipa e a outros membros importantes da empresa.
8. Revê a agenda: Descreve o que o novo empregado pode esperar nas primeiras semanas.
9. Primeiro dia de formação: Começa com uma formação básica sobre a função, as responsabilidades e as políticas da empresa.

10. Políticas da empresa: Fornece formação sobre as políticas da empresa, incluindo questões de conformidade, saúde e segurança, e segurança dos dados.
11. Formação específica para a função: Inicia uma formação mais intensiva e específica para a função.
12. Reuniões: Organiza reuniões com os principais membros da equipa e com os gestores.

Clica aqui para descarregar a nossa lista de verificação de 12 passos para a integração de novos funcionários.

Embora eu recomende a criação de um processo de integração bem estruturado e a sua transformação num sistema, não recomendo a utilização do mesmo sistema em todas as tuas novas contratações. Isto leva-nos à próxima secção.

Para os trabalhadores iniciantes, concentra-te em pô-los à vontade no mundo profissional. Ensina-lhes os valores da empresa, as expectativas e as suas funções.

• Formação específica para o trabalho: Oferece formação aprofundada para as suas tarefas diárias.
• Cultura da empresa: Ajuda-os a abraçar a missão e o ambiente da empresa.
• Conhece a equipa: Apresenta-lhes os colegas de equipa e as suas funções.
• A tutoria é importante: Coloca-os em contacto com um mentor para orientação e apoio.

Os empregados de nível intermédio têm experiência no sector, mas precisam de ajuda para se orientarem nas suas novas funções dentro da sua organização.

• Formação específica da função: Concentra-se nas suas responsabilidades específicas.
• Compreensão multifuncional: Explica como vão cooperar com outros departamentos.
• Oportunidades de desenvolvimento: Discute as oportunidades de desenvolvimento de competências e de crescimento na carreira.
• Expectativas de desempenho: Define o que é o sucesso para eles.

Os funcionários de nível sénior, incluindo os executivos, têm uma vasta experiência no sector. Orienta a sua integração para objectivos estratégicos e tarefas de liderança.

Combina o teu programa de integração com um manual sólido – vê os nossos exemplos de manuais para colaboradores.

• Alinhamento estratégico: Assegura que compreendem os objectivos estratégicos da empresa e o seu papel na sua concretização.
• Expectativas de liderança: Esclarece como irão orientar as equipas ou os departamentos.
• Trabalha em rede: Liga-os aos principais líderes da organização.
• Compreende a cultura da empresa: Encoraja-os a contribuir positivamente para a cultura existente, abraçando o seu estilo de liderança.

Lembra-te, cada novo contratado é único! Embora os níveis de antiguidade possam orientar o teu processo de integração, considera também as suas necessidades e experiências individuais. Ao fazê-lo, criarás uma experiência de integração personalizada e eficaz para todos.

Aqui estão algumas imagens do Piktochart que te podem ajudar a criar um processo de automatização de integração de funcionários mais eficaz, simplificando a comunicação com a empresa.

Normalmente, isto serve para definir antecipadamente algumas expectativas sobre o que o novo empregado deve esperar na semana seguinte!

Se é prática da tua empresa apresentar o novo contratado através de uma apresentação, aqui está um modelo útil que te vai ajudar.

Se é prática da tua empresa apresentar o novo contratado por e-mail, aqui está um modelo útil que te vai ajudar.

Neste documento, não queres sobrecarregar, mas colocar uma lista de documentos que têm de assinar ou ler pode ser uma boa ideia. Mantém um tom positivo e otimista!

Queres ter acesso a mais modelos? Cria uma conta gratuita e personaliza o modelo da tua escolha.

Não são muitas as empresas que o fazem, mas numa pequena empresa como a Piktochart, adoramos ver os novos contratados apresentarem-se, os seus antecedentes, gostos e desgostos, o que ajuda a estabelecer a relação de trabalho e também a iniciar a pessoa. Por assim dizer, associa uma cara ao nome!

Ter uma lista de verificação de integração ajuda a garantir uma experiência de integração memorável para os novos contratados!

Um dos documentos mais importantes durante a integração de um empregado, segundo a nossa opinião.

Transforma os PONs dos teus funcionários numa infografia interessante. Cria-o uma vez e reutiliza-o muitas vezes!

A integração de um novo funcionário está repleta de formação, pelo que convém espaçá-la e garantir que o calendário de formação reflecte tempo suficiente para exploração e descanso. As apresentações de formação, se forem utilizadas de forma concisa, também ajudam o empregado a saber o que se espera dele.

Um programa de orientação de colaboradores, também conhecido como programa de onboarding, deve integrar eficazmente os novos colaboradores na cultura da empresa, prepará-los para as suas novas funções e ajudá-los a compreender as expectativas do seu trabalho. Eis os principais componentes de um programa de orientação:

Visão geral da empresa: A orientação deve começar com uma introdução abrangente à organização. Inclui a história, a missão, a visão, os valores, a cultura e a estrutura da empresa. O novo funcionário deve entender os objectivos da empresa e como o seu papel contribui para esses objectivos.

Especificidades do emprego: É essencial que tenhas informações detalhadas sobre o cargo. Inclui: tarefas e responsabilidades da formação no local de trabalho, expectativas de desempenho, descrição da função, qualquer formação necessária para a função e pormenores sobre o departamento em que vai trabalhar.

Políticas e procedimentos da empresa: Inclui uma descrição geral das políticas, procedimentos, regras e regulamentos da empresa. Isto pode abranger áreas como a segurança no local de trabalho, políticas de assédio, políticas de férias, procedimentos de comunicação, etc.

Apresentação à equipa: Uma visita ao local de trabalho e uma apresentação aos outros membros da equipa e ao pessoal-chave da organização podem ajudar os novos funcionários a sentirem-se mais confortáveis e ligados. É importante que saibam com quem vão trabalhar diretamente e a quem se podem dirigir para pedir ajuda ou orientação.

Recursos e ferramentas: Os novos funcionários devem ser apresentados aos sistemas, software, equipamento e ferramentas que irão utilizar no âmbito das suas funções. Isto pode incluir tudo, desde a configuração do posto de trabalho, ferramentas de correio eletrónico e de comunicação, até ao software específico utilizado para a sua função.

Benefícios e regalias dos funcionários: As informações sobre remuneração, benefícios, regalias e o programa de assistência aos empregados devem ser partilhadas durante a orientação. Também é importante discutir o processo de avaliação de desempenho e as oportunidades de desenvolvimento profissional.

Sessões de formação: Dependendo da função, pode haver algumas sessões de formação inicial em que os novos empregados tenham de participar. Estas podem abranger uma vasta gama de tópicos, incluindo competências técnicas, competências transversais, formação específica da empresa, etc.

Sistema de mentor ou amigo: Atribuir um mentor ou amigo pode ser extremamente benéfico para as novas contratações. Esta pessoa pode servir como um recurso de referência para quaisquer questões ou problemas que surjam, tornando a transição do novo funcionário para a sua função mais suave.

Fórum aberto para perguntas e esclarecimentos: Proporciona uma oportunidade para os novos contratados colocarem questões e obterem esclarecimentos. Pode ser uma sessão de perguntas e respostas no final da orientação ou uma política de portas abertas que permita aos novos funcionários procurar respostas às suas perguntas sempre que estas surjam.

Acompanhamento e feedback: O processo de orientação não deve terminar após o primeiro dia ou semana. As visitas regulares durante os primeiros meses podem ajudar a garantir que o empregado está a adaptar-se bem e oferecem uma oportunidade para abordar quaisquer questões ou preocupações que possam ter surgido.

Não te esqueças que um programa de orientação eficaz é flexível e pode ser adaptado com base no feedback, nas necessidades em mudança ou em funções específicas.

Criar um programa de tutoria para os novos funcionários é uma óptima forma de aumentar o envolvimento dos funcionários, o seu desenvolvimento profissional, o desempenho e as taxas de retenção! Aqui tens algumas dicas para conceber e implementar um programa de mentoria eficaz:

1. Objectivos claros: O primeiro passo é definir os objectivos do programa de tutoria. Isto pode incluir coisas como aumentar a retenção, melhorar o desempenho, ou promover uma melhor compreensão da cultura da empresa. Ter objectivos claros guiará a estrutura do programa e facilitará a medição da sua eficácia.

2. Estrutura do programa: Decide sobre a estrutura do programa. Será uma relação de tutoria individual, ou envolverá grupos ou equipas? Será um programa formal ou informal? Quanto tempo vai durar a relação de tutoria? Ter uma estrutura clara garantirá que todos entendam o que se espera deles.

3. Seleção do mentor: Nem toda a gente está apta a ser um mentor. Os mentores devem ser funcionários experientes que tenham um conhecimento sólido da cultura da empresa e as competências necessárias para orientar e apoiar um novo funcionário. Devem ser bons ouvintes, empáticos, dignos de confiança e ter um interesse genuíno em ajudar outros funcionários e outras pessoas a terem sucesso.

4. Faz a correspondência entre mentores e mentorandos: O processo de emparelhamento entre mentores e mentorandos é crucial. Os factores a considerar podem incluir interesses semelhantes, objectivos de carreira, personalidades ou as competências e conhecimentos específicos que o mentorando pretende desenvolver. Algumas organizações permitem que os mentorados escolham os seus mentores para garantir uma boa adequação.

5. Formação: Tanto os mentores como os mentorandos devem receber formação antes do início da relação de mentoria. Para os mentores, esta formação pode abranger temas como competências de coaching, técnicas de comunicação e como dar feedback construtivo. Os mentorandos podem receber formação sobre como estabelecer objectivos, dar feedback e tirar o máximo partido da relação de tutoria.

6. Estabelece Expectativas: Tanto o mentor como o mentorando devem compreender as suas funções, responsabilidades e expectativas da relação de mentoria. Isto pode incluir a frequência com que se encontrarão, os tópicos que discutirão e os objectivos que pretendem alcançar.

7. Fornece apoio: Tanto os mentores como os mentorados devem ter acesso a apoio contínuo. Este apoio pode ser prestado por um gestor de programa dedicado ou por um representante da equipa de RH, que pode fornecer orientação, resolver quaisquer problemas e ajudar a manter a relação de tutoria no bom caminho.

8. Feedback e Avaliação: O feedback e a avaliação regulares são fundamentais para melhorar o programa de tutoria ao longo do tempo. Considera a possibilidade de criar um processo formal em que os mentores e os mentorandos possam partilhar as suas experiências, dar feedback e sugerir melhorias.

9. Confidencialidade: Os mentores e os mentorandos devem confiar uns nos outros para garantir o sucesso da sua relação. Por isso, é importante estabelecer um código de confidencialidade no início do programa.

10. Reconhece e recompensa: Reconhece o tempo e o esforço que os mentores dedicam ao programa. Este reconhecimento pode ser formal ou informal, mas deve demonstrar o apreço da empresa pela contribuição do mentor.

Seguindo estas boas práticas, podes criar um programa de mentoria que beneficia não só os novos funcionários e os seus mentores, mas também a cultura da organização como um todo.

Na Piktochart, certificamo-nos de que o nosso processo de integração abrange todas as bases, incluindo uma análise exaustiva da descrição das funções e das expectativas de desempenho. Fornecemos um documento completo sobre avaliações de desempenho, mas os nossos chefes de equipa vão mais longe.

Orienta pessoalmente os novos membros da equipa através dos OKRs, assegurando que todos sabem o que se espera deles para serem bem sucedidos. Além disso, o nosso CEO reserva tempo para conversar com cada indivíduo no final do seu primeiro mês, celebrando as suas realizações e oferecendo qualquer orientação necessária.

Embora esta prática possa não ser tão viável em organizações maiores, a base continua a ser a mesma. Os funcionários devem compreender claramente a descrição das suas funções, as linhas de reporte e as expectativas de desempenho desde o primeiro dia. E, claro, a promoção de uma comunicação aberta é fundamental – assegurando que os membros da nossa equipa se sentem à vontade para pedir esclarecimentos sempre que necessário.

O Piktochart oferece modelos concebidos profissionalmente para criar relatórios, apresentações, brochuras e muito mais. Inscreve-se numa conta gratuita hoje mesmo para criar imagens impressionantes com o mínimo de tempo e esforço para personalizar o modelo.