Desbloqueia o sucesso: Como utilizar eficazmente os modelos de objectivos SMART

Para que saibas, o Piktochart utiliza OKRs desde 2019. No entanto, os OKRs são um derivado do SMART e também os vamos analisar.

Para uma leitura relacionada, vê o nosso guia sobre modelos de planos de projeto.

• Como é que o Piktochart beneficiou com a utilização de OKRs/SMART Goals?
• O que é um objetivo SMART?
• História do quadro de objectivos SMART
• Porque é que é importante para ti escrever objectivos SMART?
• Exemplos de objectivos SMART no trabalho
• Exemplos de empresas
• Exemplos de objectivos SMART por equipas
• Experimenta um dos modelos de objectivos SMART gratuitos do Piktochart
• Em que é que os objectivos SMART são diferentes dos OKRs?
• Conclusão

A Piktochart alcançou benefícios notáveis através da implementação eficaz de Objectivos e Resultados Chave (OKRs) desde 2019!

A estrutura OKR permitiu à empresa alinhar e envolver todas as equipas em torno de objectivos mensuráveis, conduzindo a esforços concentrados e a uma melhor colaboração entre funções. Como resultado, as equipas da Piktochart aceleraram a entrega de funcionalidades e melhorias valiosas do produto, satisfazendo os utilizadores e aumentando o envolvimento.

A transparência inerente aos OKRs promoveu uma cultura de comunicação aberta e de responsabilidade partilhada, alimentando o moral da equipa e impulsionando a inovação.

Como Diretor Executivo, subscrevo sem reservas a eficácia dos objectivos SMARTna promoção do alinhamento e na criação de um sentido de propósito quando as pessoas se apropriam de objectivos SMART na prossecução de objectivos partilhados. E quando utilizados em conjunto com OKRs, o seu impacto é verdadeiramente notável!

Mas, mesmo a nível pessoal, podem ajudar-te a adquirir as competências necessárias para a realização dos teus objectivos profissionais.

Vamos mergulhar nesta publicação do blogue!

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Os objectivos SMART criam a capacidade de clarificar as tuas intenções, concentrar os teus esforços no objetivo final e utilizar o teu tempo e recursos de forma produtiva para alcançares o que realmente queres alcançar na vida. O acrónimo SMART significa:

O objetivo deve ser claro e bem definido, não vago ou generalizado.
Por exemplo, em vez de dizeres “Quero perder peso”, um objetivo mais específico e mensurável seria “Quero perder 5 quilos”.

O objetivo deve incluir critérios específicos que possam ser utilizados para acompanhar o teu progresso e determinar quando atingiste o teu objetivo. Utilizando o exemplo anterior, o aspeto mensurável são os 5 quilos.

Para ser bem sucedido, o objetivo deve ser realista e alcançável. Por outras palavras, deve estar dentro das tuas capacidades e recursos para ser alcançado. Não há problema em apontar alto, mas certifica-te de que é possível atingir o objetivo que estabeleceste.

O objetivo deve ser importante para ti e estar alinhado com outros objectivos relevantes. Tem de se enquadrar nos teus planos a longo prazo e ser importante para o caminho que queres seguir.

O objetivo deve ter um prazo. Isto cria um sentido de urgência e pode motivar-te a começar. Para o exemplo da perda de peso, um objetivo com prazo definido poderia ser “Quero perder 5 quilos em três meses.”

A utilização da estrutura de objectivos SMART (objectivos específicos, mensuráveis, atingíveis e relevantes, com prazos definidos) pode ajudar-te a criar objectivos mais eficazes e a aumentar as tuas hipóteses de os atingir.

O acrónimo SMART foi utilizado pela primeira vez no contexto da gestão e da definição de objectivos empresariais na edição de novembro de 1981 da revista “Management Review” por George T. Doran, antigo diretor de planeamento empresarial da Washington Water Power Company. O título do artigo era “There’s a S.M.A.R.T. Way to Write Management’s Goals and Objectives”.

No artigo, Doran apresentou a estrutura SMART como uma forma de melhorar as hipóteses de sucesso na realização de um objetivo. A sua definição original de SMART era ligeiramente diferente da utilizada atualmente, mas as ideias centrais eram as mesmas.

Desde então, o conceito de objectivos SMART tem sido amplamente adotado nos negócios, na educação, no desenvolvimento pessoal e noutras áreas. Foi desenvolvido e popularizado por muitos autores e profissionais na área da definição de objectivos e da gestão, como Peter Drucker com o seu conceito de Gestão por Objectivos.

É importante dedicar algum tempo à definição de objectivos SMART, uma vez que estes fornecem uma estrutura clara, concreta e acionável para definir e atingir objectivos, quer sejam objectivos profissionais, educativos ou empresariais. Aqui estão algumas razões pelas quais é benéfico usar SMART para definir objectivos:

1. Clareza e concentração: Os objectivos SMART são objectivos muito específicos, o que significa que te ajudam a definir claramente o que queres alcançar. Objectivos claros mantêm-te concentrado em tarefas específicas e evitam objectivos irrelevantes.
   
2. Acompanha o progresso: Como os objectivos SMART são um objetivo mensurável, podes acompanhar o teu progresso. Isto pode motivar-te a continuar, especialmente quando começares a ver resultados tangíveis.
   
3. Expectativas realistas: Ter um objetivo alcançável garante que não te estás a preparar para o fracasso com objectivos inatingíveis. Em vez disso, estás a criar um objetivo relevante para as tuas capacidades e recursos.
   
4. Relevância: Ao garantir que os seus objectivos SMART são relevantes, alinha-os com os seus objectivos mais amplos e com o seu plano de vida. Assim, é mais provável que te mantenhas motivado e empenhado em atingir os teus objectivos relevantes.
   
5. Sucesso em tempo útil: Os objectivos SMART são objectivos calendarizados, criando um sentido de urgência. Isto ajuda a evitar que as tarefas diárias tenham prioridade sobre os teus objectivos a longo prazo. Ter um prazo mais específico para o objetivo também pode aumentar a motivação, proporcionando um período de tempo que pode ser utilizado para planear e monitorizar o seu progresso.

Em resumo, as metas SMART aumentam a probabilidade de atingir os teus objectivos, tornando o processo mais estruturado e gerível. Reduzem a ambiguidade, melhoram a motivação e definem um caminho claro para os teus objectivos, o que, em última análise, conduz a uma maior taxa de sucesso.

A definição de objectivos SMART significativos pode ajudar a medir eficazmente o progresso, a promover o trabalho em equipa e a melhorar áreas de fraqueza. Podem ser aplicados a qualquer objetivo relacionado com o trabalho e podem abranger vários aspectos do desenvolvimento empresarial, do crescimento profissional, do desempenho dos empregados ou da eficácia da equipa.

Eis alguns exemplos de objectivos SMART no trabalho:

No início da década de 2000, a Google estabeleceu o objetivo de indexar mais de mil milhões de páginas na Internet. Era Específico (indexar mil milhões de páginas), Mensurável (o número de páginas indexadas podia ser contado), Atingível (apesar de ambicioso, estava dentro das capacidades da Google), Relevante (essencial para o serviço da Google) e Temporal (embora o prazo exato não seja do conhecimento público).

Em 2008, a Starbucks estabeleceu o objetivo de obter 100% do seu café de forma ética até 2015. Este objetivo era Específico (obter café de origem ética), Mensurável (percentagem de café de origem ética), Alcançável (com esforço e planeamento, era possível), Relevante (parte integrante do seu modelo de negócio e imagem de marca) e Temporal (até 2015).

Lembra-te de que estes objectivos devem ser revistos e revistos sempre que necessário, para se adaptarem às mudanças no ambiente empresarial e à orientação estratégica da empresa.

Perguntámos a 6 líderes da Piktochart e aqui tens exemplos reais de objectivos SMART da Piktochart!

Likit é o responsável técnico pelo backend do Piktochart. Explica o objetivo SMART que utilizou para gerir o projeto que envolveu toda a equipa de backend.

Eis como o plano de desenvolvimento da equipa cumpre os critérios dos objectivos SMART:

Específico: “A equipa está a desenvolver 23 novos pontos de extremidade da API para responder às necessidades do nosso novo editor.

Mensurável: “Os membros da equipa têm um objetivo específico e um número de pontos finais da API que precisam de completar, e comunicamos o nosso progresso durante a nossa reunião diária.”

É possível: “Estimámos o tempo para desenvolver cada ponto de extremidade da API e também adicionámos tempo de reserva para melhorar a arquitetura e limpar a dívida técnica.

Relevante: “O objetivo era altamente relevante e limitado no tempo porque o novo editor teria melhores capacidades, o que nos daria uma vantagem sobre os nossos concorrentes.”

Tem um prazo: “A equipa tem de concluir todos os pontos de extremidade da API até julho, para que a equipa de Frontend possa começar a utilizá-los depois de ter desenvolvido o novo editor.

Maysyn é o Diretor Financeiro da Piktochart. “Temos estado a analisar a rentabilidade como parte das nossas resoluções de ano novo para garantir que a empresa tem sempre dinheiro suficiente para continuar a funcionar. Como tal, os nossos objectivos SMART reflectem esta realidade em conformidade”, acrescenta.

Específicos: Assegurar a rendibilidade da empresa em 11 dos 12 meses

Mensurável: As despesas não devem ultrapassar as vendas em cada mês.

Realizável: Assegura que as despesas de cada equipa estão dentro do orçamento mensal. Acompanhar de perto a projeção de vendas para garantir que as receitas da empresa estão no bom caminho.

Relevante: Alinha-te com o objetivo da empresa de alcançar X receitas e Y% de lucro

Tem um prazo: Acompanha os resultados no final de cada mês

Natasya, a nossa chefe de design de comunicações, diz o seguinte: “Produzir modelos de qualidade com uma boa cadência é o que a minha equipa tenta fazer com os recursos disponíveis. Utilizamos o objetivo SMART sob a forma de OKRs para atingir os objectivos da equipa:”

Especifica: A equipa tem de criar X modelos por semana.

Medível: A equipa precisa de gerar X modelos por semana (aumento de 26%). 40% de modelos longos e 60% de modelos curtos e médios.

É possível: Acreditamos que este objetivo é alcançável com base na nossa média de modelos criados X modelos por semana.

Relevante: Este objetivo é essencial para fornecer modelos altamente relevantes para manter o nosso utilizador a criar consistentemente, descobrindo novos casos de utilização e para nos manter competitivos em relação aos nossos concorrentes.

Tem um prazo: O nosso objetivo é gerar X modelos por designer, por semana, no terceiro trimestre de 2023.

Neste momento, a Piktochart não tem um recurso de RH dedicado, depois de termos passado para o conceito de gestor de um só. No entanto, trabalhamos com recrutadores freelance para adquirir talentos para a empresa. Eis o processo de definição de objectivos SMART para o recrutamento:

Específicos: Encerrar as nossas 4 vagas no prazo de 90 dias.

Mensurável: Queremos candidatos de qualidade (empregados que acabam por ser retidos na empresa no seu primeiro ano e têm boas avaliações de desempenho) e fechar estas vagas no prazo de 90 dias.

É possível: Não é possível fechar as 4 vagas no prazo de 90 dias. No entanto, 2 das 4 vagas são possíveis.

O que é relevante: Gostaríamos de contratar estrelas e agir rapidamente para eliminar os estrangulamentos.

Prazo: 90 dias

Carmen, a líder da nossa equipa de Apoio ao Cliente, diz: “Estamos num mercado competitivo e, por isso, o apoio ao cliente de topo é importante. A definição de objectivos SMART ajuda-nos realmente a traduzir isto em acções e a não ficar na nossa zona de conforto.”

Específicos: O objetivo é reduzir o nosso tempo de resposta inicial de 1 hora para 45 minutos.

Mensurável: Para medir este objetivo, elaboraremos um relatório semanal sobre o nosso tempo médio de resposta.

Alcançável: Isto é possível com base no nosso tempo médio de resposta de 1 hora. Aumentaremos a cobertura dos turnos para ajudar a colmatar as lacunas entre os turnos.

É relevante: No sector SAAS, os clientes esperam uma resposta rápida. Neste estudo efectuado pela Sitebuilder, 21% das empresas respondem em menos de 1 hora. Para permanecermos competitivos no nosso sector e proporcionarmos uma excelente experiência ao cliente, um tempo de resposta rápido é muito importante.

Prazo: O nosso objetivo é atingir este objetivo no terceiro trimestre, juntamente com a cobertura de turnos adicionais.

Netty, o nosso Diretor de Marketing, acrescenta especificamente: “Temos vindo a reorientar os nossos esforços para a otimização dos motores de busca (SEO) em 2023. Os novos objectivos SMART reflectem isso mesmo”.

Específico: Queremos aumentar o nosso tráfego de pesquisa em 20%, ano após ano, até ao final do quarto trimestre de 2023.

Mensurável: Facilmente mensurável através de rankings, tráfego orgânico e resultados.

É possível: As classificações podem sempre ser melhoradas através da experimentação, por isso é possível alcançá-las.

É relevante: Historicamente, temos sido capazes de aumentar o tráfego de pesquisa em 20% em relação ao ano anterior.

Prazo de execução: Trata-se de um projeto de 12 meses com início em janeiro de 2023.

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Tanto as Metas SMART como os OKRs (Objectives and Key Results) são metodologias de gestão concebidas para ajudar a definir, acompanhar e atingir objectivos. Partilham semelhanças na procura de clareza, mensurabilidade e alinhamento com objectivos mais amplos. No entanto, existem também algumas diferenças fundamentais:

Os Objectivos SMART são frequentemente mais detalhados e orientados para as tarefas. São óptimos para objectivos individuais ou de pequenas equipas que são relativamente de curto prazo e mais focalizados.

Os OKRs, por outro lado, tendem a ser de nível superior e mais estratégicos. São frequentemente utilizados para definir objectivos a nível de toda a empresa e alinhar diferentes departamentos com um objetivo comum.

Um objetivo SMART ou critério SMART é uma declaração única que inclui todos os elementos de Específico, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporal num único modelo de objetivo SMART.

Um OKR é composto por dois modelos de metas, um objetivo, que define uma direção clara, e 2-5 resultados-chave, que são medidas específicas utilizadas para acompanhar a realização desse objetivo. Os OKRs encorajam frequentemente objectivos ambiciosos com o entendimento de que a realização total é um esforço e que atingir uma grande percentagem do objetivo representa um progresso significativo.

Com os Objectivos SMART, o objetivo final e a expetativa é geralmente atingir plenamente o objetivo, uma vez que os objectivos mensuráveis são o acrónimo “A” de SMART. Isto torna-os excelentes para objectivos claros e definíveis que têm de ser atingidos.

Embora ambos os sistemas realcem a mensurabilidade, os OKRs encorajam frequentemente objectivos mais agressivos e ambiciosos, em que atingir 70-80% é considerado um sucesso. Isto baseia-se na premissa de que a definição e o esforço para atingir objectivos “lunares” pode conduzir a mais inovação e progresso. “Escreve objectivos com significado” é muitas vezes o lema.

Os Objectivos SMART também podem ser partilhados e alinhados, mas não se dá tanta importância a este aspeto e depende muito da forma como a organização decide implementá-los.

Os OKRs colocam uma forte ênfase no alinhamento e na transparência. A ideia é que todos na organização, desde o CEO até ao estagiário, devem ter OKRs, e todos devem poder ver os OKRs uns dos outros para ver como os seus esforços estão a contribuir para os objectivos gerais da empresa.

Ambos os sistemas podem ser altamente eficazes quando utilizados corretamente, e muitas organizações utilizam uma mistura de ambos. A escolha entre os dois depende frequentemente das necessidades específicas e da estrutura da organização, da natureza dos objectivos empresariais e das preferências pessoais ou da equipa.

Em suma, as empresas que pretendem ser bem sucedidas no complexo ambiente empresarial atual devem adotar de todo o coração os objectivos SMART. Como disse sabiamente o grande guru da gestão Peter Drucker, “o que é medido, é gerido”.

Ao implementar objectivos SMART, as empresas criam uma cultura de clareza, responsabilidade e realização, abrindo caminho para o sucesso com eficiência e eficácia.

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