Imagina ter o poder de prever o sucesso futuro do teu negócio e tomar decisões baseadas em dados que impulsionem a tua empresa para o crescimento e a rentabilidade.

Um relatório de vendas pode ser a tua resposta, se fores uma organização orientada para as vendas!

Este relatório essencial transforma os dados brutos de vendas em informações valiosas, proporcionando-te uma compreensão abrangente do desempenho das tuas vendas líquidas e permitindo-te tomar decisões estratégicas informadas.

Os gestores de vendas utilizam-no para analisar o desempenho e desenvolver estratégias para o seu departamento de vendas. Também medem o progresso da equipa de vendas em relação aos seus objectivos e avaliam o desempenho individual dos representantes.

Os relatórios de vendas podem ser reforçados utilizando os visuais profissionais do Piktochart para apresentações, relatóriose infográficos. Inscreve-te gratuitamente para colaborar com a tua equipa em projectos visuais e criar ajudas eficazes para a tua narrativa.

Existem muitos tipos de relatórios de vendas. É pouco provável que tenhas de incluir todos eles se fores incumbido de redigir um relatório de vendas. O relatório a incluir depende da estratégia global de vendas da tua empresa.

1. Relatórios de desempenho de vendas: Este relatório oferece uma visão geral abrangente do volume global de vendas, incluindo métricas importantes como o relatório de chamadas de vendas, o rácio de oportunidades, as receitas de vendas, o relatório de conversão de vendas, as unidades vendidas e o valor médio das encomendas. Se se tratar de um relatório de vendas anual, inclui um resumo executivo.
2. Relatórios de vendas por produto: Ao identificar as ofertas mais vendidas e analisar o desempenho do produto, podes tomar decisões informadas relativamente à gestão de inventário, desenvolvimento de produtos e campanhas de marketing.
3. Relatórios de vendas por região/localização: Este relatório organiza os dados de vendas por regiões geográficas, territórios de vendas ou locais específicos da loja, incluindo a loja on-line.
4. Relatórios de vendas por cliente: Ao identificar os clientes mais valiosos e avaliar os seus padrões de compra, as empresas podem adaptar os seus canais de marketing ou de vendas em conformidade.
5. Relatórios do funil de vendas: Incluindo métricas como o número de leads, taxas de conversão e o valor dos negócios em várias fases, este relatório ajuda as empresas a acompanhar o progresso das vendas, a identificar estrangulamentos e a prever receitas futuras.
6. Relatórios de previsão de vendas: Uma análise de vendas é frequentemente realizada para prever as actividades de vendas futuras, tendo em conta dados históricos, tendências de mercado e oportunidades actuais.
7. Relatório de análise de tendências de vendas: Este relatório examina os dados de vendas em vários períodos para identificar tendências e padrões durante um determinado período de tempo. Este relatório também serve para otimizar o processo de vendas.
8. Relatório de comissões de vendas: Este relatório calcula e acompanha as comissões de vendas devidas às equipas de vendas com base no seu desempenho, calculadas numa base mensal ou trimestral.

Quanto à cadência dos relatórios de vendas, recomenda-se a criação de relatórios mensais, uma vez que um período de tempo mais curto não seria capaz de captar eficazmente o funil de vendas.

Não queres que a tua equipa de vendas gaste o seu tempo com relatórios de vendas diários, pelo que, idealmente, um relatório baseado em texto seria suficiente. Deve ser breve e incluir o seguinte:

• Número de chamadas de saída (ou contactos)
• Número de demonstrações/consultas marcadas
• Número de conversas encerradas (ganhas/perdidas)
• Qualquer detalhe qualitativo que te possa ajudar a compreender, por exemplo, “O Dale da empresa XYZ voltou de férias e estamos a organizar uma chamada de 10 pessoas para um negócio de 100 lugares”.

As métricas que incluíres dependerão do teu sector. Como exemplo de métricas para um negócio tradicional, aqui estão algumas:

1. Unidades vendidas ou volume total de vendas
2. Receita bruta
3. Preço médio de venda
4. Vendas de novos vs. usados
5. Vendas por tipo de produto/SKU
6. Vendas por vendedor
7. Taxa de conversão de vendas
8. Média de dias em estoque
9. Métricas de satisfação do cliente

Por outro lado, se fores uma empresa SAAS, os teus dados de vendas serão muito diferentes. Quanto maior for a tua equipa de vendas, mais provável é que tenhas um executivo de contas (representante de vendas), um gestor de contas e operações de vendas. Deves querer garantir que a tua equipa está a analisar o mesmo KPI para alinhar os seus relatórios de vendas diários ou semanais.

1. Receita Mensal Recorrente (MRR)
2. Novas vendas
3. Taxa de rotatividade
4. Valor do tempo de vida do cliente (CLV)
5. Receita média por utilizador (ARPU)
6. Taxa de conversão de vendas
7. Valor do pipeline de vendas
8. Duração do ciclo de vendas
9. Custo de aquisição de clientes (CAC)
10. Métricas de satisfação do cliente

Normalmente, espera-se que um executivo de vendas apresente relatórios mensais. Eis alguns indicadores-chave recomendados para incluir nos relatórios mensais de vendas.

Compara o valor total das tuas vendas do mês com o teu objetivo. Apresenta tanto o valor em dólares como a percentagem.

Por exemplo, se o teu objetivo era realizar vendas no valor de 15.000 dólares, mas só conseguiste 13.000 dólares, terás atingido 86% do teu objetivo.

Também terás de explicar quantas transacções ou negócios foram necessários para atingir esse montante. Compara este número com o número de negócios que previste inicialmente.

Normalmente, a equipa de vendas define quotas ou objectivos mensais a atingir. Fornecemos um cálculo muito simples para a previsão de vendas:

• O representante de vendas A tem 7 clientes que mostraram interesse positivo no produto e já fizeram 2 chamadas cada.
• A média de vendas por cliente é de $10.000 e sabemos que a taxa de conversão do representante de vendas é de cerca de 70%.
• Nos próximos 3 meses, esperamos que o representante de vendas A feche $49.000 em receitas.

Este é um cálculo demasiado simplificado, mas já percebeste a ideia!

Os números relativos ao desempenho dos representantes de vendas podem ser mais do que isso – deves analisar a taxa de conversão, o crescimento das vendas e as oportunidades de vendas por representante.

Os representantes de vendas bem sucedidos não são medidos apenas pelo número de contactos, porque isso pode levar a demasiadas reuniões de vendas. A sua capacidade de atingir vendas trimestrais, quantas chamadas de saída efectuaram, quantos negócios ganharam e quantos perderam. Este relatório mostra a eficiência de um representante de vendas.

Sabias que os representantes de vendas que usam vídeos ajudam a aumentar o envolvimento e as conversões com os clientes?

Na maioria das organizações orientadas para as vendas, a equipa de vendas tem de trabalhar em estreita colaboração com a equipa de marketing para identificar oportunidades.

Apresenta o número total de contactos conseguidos este mês, em comparação com o teu objetivo. Se houve problemas, por exemplo, se a qualidade dos contactos foi inferior ao habitual, como gestor de vendas, tens de chamar a atenção da equipa de marketing para esse facto.

Para ver um webinar gravado sobre como melhorar as demonstrações de vendas utilizando a comunicação visual, clica aqui para obter o vídeo.

Calcula a percentagem de oportunidades que são convertidas em vendas, por canal, no exemplo acima. Isto também pode ajudar-te a ver se há algo no processo de vendas que possas otimizar para um melhor desempenho de vendas.

Apresenta o valor total de venda dos contactos convertidos.

A cadência seria os teus relatórios de vendas diários alimentarem os teus relatórios semanais, e estes relatórios semanais continuarem a alimentar o volume total de vendas por mês.

Com o Piktochart, podes criar gráficos de barras, mapas, gráficos de linhas, gráficos de dispersão e muito mais. Cria visualizações de dados interactivas com um painel de controlo fácil de utilizar. Comece de graça.

Quando tiveres os dados, pensa na forma como os vais apresentar. Sabes que, para levar as pessoas a comprar, tens de captar a sua atenção, curiosidade e desejo.

É melhor usares quadros e gráficos quando apresentas muitos números. Terás de testar qual o tipo de gráfico que melhor explica os dados.

Fonte: A Universidade de Buffalo

Utiliza um gráfico de linhas para representar dados contínuos, como números de vendas diárias. Os gráficos de linhas são óptimos para detetar tendências e padrões ao longo do tempo, bem como para comparar diferentes conjuntos de dados.

Como podes ver no exemplo acima, da Universidade de Buffalo, os conjuntos de dados são claramente reconhecíveis com as diferentes cores. Os pontos de dados importantes no tempo, como o número de antigos alunos, amigos e fundações no início de cada mês, são assinalados com um ponto.

Fonte: Hootsuite

No seu relatório de 2017 sobre o estado global das redes sociais, a Hootsuite apresentou muitos dados. Utilizaram sobretudo gráficos de barras para comparar números inteiros entre diferentes áreas geográficas.

No exemplo acima, a Hootsuite usou barras para representar diferentes países. Quanto mais alto o gráfico fosse, mais utilizadores da Internet representava.

Para facilitar o acompanhamento dos dados pelos leitores, as barras foram dispostas do valor mais alto para o mais baixo – em vez de aleatoriamente ou por ordem alfabética.

Podes tornar o teu gráfico de barras ainda mais interessante tornando-o circular, especialmente quando comparas estatísticas por país. Foi o que a Ernst & Young fez para visualizar a adoção de fintechs em diferentes mercados:

Fonte: Ernst & Young

Fonte: CB Insights

Os gráficos de pizza são úteis para mostrar os componentes de um todo. É por isso que são normalmente utilizados para representar percentagens.

No exemplo acima, a CB Insights mostrou a posse de casa para cada geração nos EUA, em relação à população total do país. Para maior precisão, a percentagem exacta é escrita na “fatia do bolo” que a representa. Caso contrário, a tua apresentação de vendas acabaria por ser um jogo de adivinhação de rácios e percentagens.

Fonte: Relatório Global sobre a Pobreza Extrema

Os gráficos de dispersão podem parecer assustadores, mas este tipo de visualização é bastante útil quando precisas de apresentar três variáveis. Mostra também a distribuição dos dados, facilitando a deteção de grupos.

Por exemplo, no seu relatório Global Extreme Poverty, os investigadores Max Roser e Esteban Ortiz-Ospina utilizaram um gráfico de dispersão para apresentar os níveis de pobreza extrema de cada país, bem como o PIB per capita.

A terceira variável é a população de cada país, representada pelo tamanho dos pontos. Com este gráfico de dispersão, é fácil ver que as taxas de pobreza extrema tendem a diminuir quanto maior for o PIB per capita de um país.

A distribuição mostra que os países africanos tendem a registar uma pobreza extrema e um PIB per capita baixo, ao passo que o contrário acontece com os países europeus.

Existem muitas outras formas de visualizar dados, mas os exemplos acima são facilmente aplicados a relatórios de vendas. Agora vamos ver como podemos juntar todos estes dados e imagens num exemplo de relatório de vendas mensal.

Podes acompanhar o processo criando uma conta gratuita.

Um relatório de vendas bem sucedido tem os seguintes elementos:

• Métricas concisas do desempenho do ciclo de vendas
  • Receitas geradas
  • Chamadas de saída
  • Taxa de conversão de vendas
  • Negócios perdidos
  • Vendas futuras
• Uma análise profunda do funil de vendas
  • O que funcionou/não funcionou para influenciar o crescimento das vendas
• Modelos de relatórios de vendas que foram reutilizados para garantir a consistência e a familiaridade

Começa por criar uma página de rosto atraente e profissional. Personaliza-a com o logótipo e a marca da tua empresa facilmente utilizando o criador de relatórios do Piktochart.

Começa o relatório com um resumo do desempenho geral da tua equipa no mês seguinte à recolha dos dados de vendas.

Esta primeira página mostra-te quanto é que a empresa ganhou este mês em vendas. Quando apresentares as vendas, indica o valor total, bem como o número de negócios necessários para atingir esse valor.

Em seguida, compara as vendas reais realizadas com o objetivo desse mês e mostra a taxa de progresso em relação ao teu objetivo. Mostra quantos negócios projectaste fechar para atingir o objetivo.

Além disso, quando comparares conjuntos de dados diferentes, utiliza cores muito contrastantes, como cinzento claro e azul escuro. O contraste é uma forma eficaz de chamar a atenção para elementos específicos dos teus dados, o que é importante para uma boa conceção da informação. Agora que já fizeste uma retrospetiva do teu desempenho, apresenta os objectivos para o mês seguinte:

Nesta página, tens o valor previsto e o número de transacções. Também adicionamos a linha do tempo. Se preferires identificar objectivos por agente, podes mostrar um gráfico de dispersão e diferenciar os agentes utilizando pontos de cores diferentes.

Como um boletim de notas, mostra o desempenho de cada vendedor. Apresentamos-te um exemplo, baseado no mesmo modelo de relatório mensal de vendas:

Aqui, utilizámos um gráfico de barras para comparar claramente o valor das vendas realizadas por cada vendedor.

Faz com que os números importantes se destaquem, utilizando tipos de letra maiores. Aqui, por exemplo, o valor médio das vendas e o pipeline médio são apresentados num tipo de letra maior e a negrito.

Em seguida, ainda com um gráfico de barras, apresenta a previsão por representante de vendas. Acrescenta conclusões baseadas em informações não partilhadas nos gráficos, tais como as razões subjacentes aos desempenhos de vendas de cada representante.

A próxima parte importante de um relatório mensal de vendas é uma visão geral dos canais de marketing que geraram leads e impulsionaram vende. Faz isso vai ser mais ou menos assim:

Aqui, usamos um gráfico de área para comparar o número de leads gerados por cada canal de marketing. Repara que é apresentado o número total de oportunidades geradas por todos os canais nesse mês.Entretanto, pensa na secção “lições aprendidas” como uma explicação dos bastidores do desempenho do canal. Que dados importantes tens que o gráfico não consegue explicar completamente? Por exemplo, escrevemos as seguintes lições:

• O canal XX forneceu um pico de contactos no feriado XX
• O canal YY tende a fornecer mais contactos nos dias úteis do que nos feriados e fins-de-semana

Em seguida, faz uma pausa nos gráficos para fornecer números-chave:

Quantos contactos geraste este mês, divididos pelo teu objetivo? Se tinhas como objetivo 13.500 contactos, mas em vez disso geraste 23.000, isso significa que atingiste 170% do teu objetivo. Parece bom, mas como é que isso afecta exatamente o teu negócio?

Traduz isso em valor de oportunidade e em resultados – ou seja, quantos dos contactos se tornaram clientes. No exemplo acima, 7,5% dos 23.000 contactos foram fechados pelos representantes de vendas este mês. Isso equivale a 1.725 negócios fechados.

Por fim, acrescenta as tuas lições e principais conclusões com base nos números de vendas, no desempenho de cada representante de vendas e na visão geral dos canais de marketing.

Agora que já leste sobre as principais métricas que deves incluir nos teus relatórios de vendas e que já sabes o que é a visualização de dados, está na altura de fazeres o teu próprio relatório de vendas. Experimenta os nossos modelos de relatório de vendas!