Bayangkan memiliki kekuatan untuk memprediksi kesuksesan bisnis Anda di masa depan dan membuat keputusan berbasis data yang mendorong perusahaan Anda menuju pertumbuhan dan profitabilitas.

Laporan penjualan mungkin merupakan jawaban Anda, jika Anda adalah organisasi yang berfokus pada penjualan!

Laporan penting ini mengubah data penjualan mentah menjadi wawasan yang berharga, memberikan Anda pemahaman yang komprehensif tentang kinerja penjualan bersih dan memberdayakan Anda untuk membuat keputusan strategis yang tepat.

Manajer penjualan menggunakannya untuk menganalisis kinerja dan mengembangkan strategi untuk departemen penjualan mereka. Mereka juga mengukur kemajuan tim penjualan terhadap tujuan mereka dan menilai kinerja perwakilan individu.

Pelaporan penjualan dapat diperkuat dengan menggunakan visual profesional Piktochart untuk presentasi, laporandan infografis. Daftar gratis untuk berkolaborasi dengan tim Anda dalam proyek visual, dan membuat alat bantu yang efektif untuk narasi Anda.

Ada banyak jenis laporan penjualan. Tidak mungkin Anda perlu memasukkan semuanya jika Anda ditugaskan untuk menulis laporan penjualan. Laporan mana yang harus disertakan akan tergantung pada strategi penjualan perusahaan Anda secara keseluruhan.

1. Laporan Kinerja Penjualan: Laporan ini menawarkan gambaran umum yang komprehensif tentang volume penjualan secara keseluruhan, termasuk metrik utama seperti laporan panggilan penjualan, rasio prospek terhadap peluang, pendapatan penjualan, laporan konversi penjualan, unit yang terjual, dan nilai pesanan rata-rata. Ringkasan eksekutif disertakan jika ini adalah laporan penjualan tahunan.
2. Penjualan berdasarkan Laporan Produk: Dengan mengidentifikasi penawaran terlaris dan menganalisis performa produk, Anda dapat membuat keputusan yang tepat terkait manajemen inventaris, pengembangan produk, dan kampanye pemasaran.
3. Laporan Penjualan berdasarkan Wilayah/Lokasi: Laporan ini mengatur data penjualan berdasarkan wilayah geografis, wilayah penjualan, atau lokasi toko tertentu, termasuk toko online.
4. Penjualan berdasarkan Laporan Pelanggan: Dengan mengidentifikasi pelanggan yang paling berharga dan mengevaluasi pola pembelian mereka, bisnis dapat menyesuaikan saluran pemasaran atau penjualan mereka.
5. Laporan Saluran Penjualan: Termasuk metrik seperti jumlah prospek, tingkat konversi, dan nilai transaksi dalam berbagai tahap, laporan ini membantu bisnis dalam melacak kemajuan penjualan, menunjukkan hambatan, dan memperkirakan pendapatan di masa depan.
6. Laporan Perkiraan Penjualan: Analisis penjualan sering kali dilakukan untuk meramalkan aktivitas penjualan di masa depan dengan mempertimbangkan data historis, tren pasar, dan peluang prospek saat ini.
7. Laporan Analisis Tren Penjualan: Laporan ini memeriksa data penjualan di beberapa periode untuk mengidentifikasi tren dan pola selama periode waktu tertentu. Laporan ini juga berfungsi untuk mengoptimalkan proses penjualan.
8. Laporan Komisi Penjualan: Laporan ini menghitung dan melacak komisi penjualan yang terhutang kepada tim penjualan berdasarkan kinerja mereka, yang dihitung setiap bulan atau triwulan.

Untuk irama pelaporan penjualan, disarankan untuk membuat laporan bulanan karena jangka waktu yang lebih pendek tidak akan dapat menangkap saluran penjualan secara efektif.

Anda tidak ingin tim penjualan Anda menghabiskan waktu mereka untuk membuat laporan penjualan harian, jadi idealnya laporan berbasis teks sudah cukup. Laporan ini harus singkat dan mencakup hal-hal berikut:

• Jumlah panggilan keluar (atau prospek yang dihubungi)
• Jumlah demo/janji temu yang dipesan
• Jumlah percakapan tertutup (menang/kalah)
• Detail kualitatif apa pun untuk hal di atas yang dapat membantu Anda memahami, misalnya “Dale dari Perusahaan XYZ telah kembali dari liburan dan kami sedang mengatur panggilan untuk 10 orang untuk kesepakatan 100 kursi.”

Metrik yang Anda sertakan akan bergantung pada industri Anda. Sebagai contoh metrik untuk bisnis tradisional, berikut ini beberapa di antaranya:

1. Unit Terjual atau Total Volume Penjualan
2. Pendapatan Kotor
3. Harga Jual Rata-rata
4. Penjualan Baru vs. Penjualan Bekas
5. Penjualan berdasarkan jenis Produk/SKU
6. Penjualan oleh Tenaga Penjual
7. Tingkat Konversi Penjualan
8. Hari Rata-rata dalam Persediaan
9. Metrik Kepuasan Pelanggan

Di sisi lain, jika Anda adalah perusahaan SAAS, data penjualan Anda akan sangat berbeda. Semakin besar tim penjualan Anda, semakin besar kemungkinan Anda memiliki account executive (perwakilan penjualan), manajer akun, dan operasi penjualan. Anda ingin memastikan bahwa tim Anda melihat KPI yang sama untuk diselaraskan dalam laporan penjualan harian atau mingguan mereka.

1. Pendapatan Berulang Bulanan (MRR)
2. Penjualan Baru
3. Tingkat Perputaran (Churn Rate)
4. Nilai Seumur Hidup Pelanggan (CLV)
5. Pendapatan Rata-rata per Pengguna (ARPU)
6. Tingkat Konversi Penjualan
7. Nilai Pipeline Penjualan
8. Panjang Siklus Penjualan
9. Biaya Akuisisi Pelanggan (CAC)
10. Metrik Kepuasan Pelanggan

Biasanya, seorang eksekutif penjualan diharapkan untuk membuat laporan bulanan. Berikut adalah beberapa metrik utama yang direkomendasikan untuk disertakan dalam laporan penjualan bulanan.

Bandingkan nilai total penjualan Anda untuk bulan tersebut dengan target Anda. Sediakan nilai dalam dolar dan persentase.

Sebagai contoh, jika Anda menargetkan penjualan senilai $15.000 namun hanya mencapai $13.000, Anda telah mencapai 86% dari target Anda.

Anda juga harus menjelaskan berapa banyak transaksi atau kesepakatan yang dibutuhkan untuk mencapai jumlah tersebut. Bandingkan dengan jumlah transaksi yang Anda perkirakan sebelumnya.

Biasanya, tim penjualan akan menetapkan kuota atau target bulanan yang harus dicapai. Kami menyediakan perhitungan yang sangat sederhana untuk perkiraan penjualan:

• Tenaga penjualan A memiliki 7 pelanggan yang telah menunjukkan minat positif terhadap produk dan mereka telah melakukan 2 kali panggilan telepon.
• Rata-rata penjualan per pelanggan adalah $10.000 dan kami tahu bahwa tingkat konversi tenaga penjualan adalah sekitar 70%.
• Dalam 3 bulan ke depan, kami memperkirakan Sales rep A akan memperoleh pendapatan sebesar $49.000.

Itu adalah perhitungan yang terlalu disederhanakan, tetapi Anda bisa mendapatkan gambarannya!

Mungkin ada lebih dari angka kinerja perwakilan penjualan – Anda ingin melihat tingkat konversi, pertumbuhan penjualan, dan peluang penjualan berdasarkan perwakilan.

Tenaga penjualan yang sukses tidak hanya diukur dari jumlah prospek karena hal itu dapat menyebabkan terlalu banyak pertemuan penjualan. Kemampuan mereka untuk mencapai penjualan kuartalan, berapa banyak panggilan keluar yang telah mereka tetapkan, berapa banyak kesepakatan yang dimenangkan dan yang hilang. Laporan ini menunjukkan efisiensi dari seorang tenaga penjualan.

Tahukah Anda bahwa perwakilan penjualan menggunakan video membantu meningkatkan keterlibatan dan konversi dengan pelanggan?

Di sebagian besar organisasi yang dipimpin oleh penjualan, tim penjualan perlu bekerja sama dengan tim pemasaran untuk mengidentifikasi prospek.

Sampaikan jumlah total prospek yang dicapai bulan ini, dibandingkan dengan target Anda. Jika ada masalah, misalnya, kualitas prospek yang lebih rendah dari biasanya, sebagai manajer penjualan, hal ini perlu disoroti kepada tim pemasaran.

Untuk rekaman webinar tentang cara meningkatkan demo penjualan menggunakan komunikasi visual, klik di sini untuk mendapatkan videonya.

Hitung persentase prospek yang dikonversi menjadi penjualan, berdasarkan saluran dalam contoh di atas. Hal ini juga dapat membantu Anda melihat apakah ada sesuatu dalam proses penjualan yang dapat dioptimalkan untuk kinerja penjualan yang lebih baik.

Menyajikan nilai penjualan total dari prospek yang dikonversi.

Iramanya adalah laporan penjualan harian Anda yang dimasukkan ke dalam laporan mingguan Anda, dan laporan mingguan ini terus dimasukkan ke dalam total volume penjualan per bulan.

Dengan Piktochart, Anda dapat membuat diagram batang, peta, grafik garis, scatter plot, dan banyak lagi. Buat visualisasi data interaktif dengan dasbor yang mudah digunakan. Mulai secara gratis.

Setelah Anda memiliki data, pikirkan bagaimana Anda akan menyajikannya. Anda tahu bahwa untuk membuat orang membeli, Anda harus menarik perhatian, keingintahuan, dan keinginan mereka.

Sebaiknya gunakan bagan dan grafik saat menyajikan banyak angka. Anda harus menguji jenis bagan mana yang paling baik menjelaskan data.

Sumber: Universitas di Buffalo

Gunakan diagram garis untuk merepresentasikan data kontinu, seperti angka penjualan harian. Bagan garis sangat bagus untuk melihat tren dan pola dari waktu ke waktu, serta membandingkan kumpulan data yang berbeda.

Seperti yang akan Anda lihat pada contoh di atas dari University at Buffalo, kumpulan data dibuat dengan jelas dapat dikenali dengan warna yang berbeda. Titik data penting dalam waktu, seperti jumlah alumni, teman, dan yayasan pada awal setiap bulan – ditandai dengan titik.

Sumber: Hootsuite

Dalam laporan tahun 2017 tentang keadaan media sosial global, Hootsuite menyajikan banyak data. Mereka sebagian besar menggunakan grafik batang saat membandingkan angka-angka di antara wilayah geografis yang berbeda.

Pada contoh di atas, Hootsuite menggunakan batang untuk mewakili berbagai negara. Semakin tinggi grafiknya, semakin banyak pengguna Internet yang diwakili.

Untuk memudahkan pembaca mengikuti data, batang disusun dari nilai tertinggi ke nilai terendah – bukan secara acak atau berdasarkan abjad.

Anda bisa membuat grafik batang Anda lebih menarik dengan membuatnya melingkar, terutama saat membandingkan statistik berdasarkan negara. Itulah yang dilakukan Ernst & Young untuk memvisualisasikan adopsi tekfin di berbagai pasar:

Sumber: Ernst & Young

Sumber: CB Insights

Diagram lingkaran berguna untuk menunjukkan komponen-komponen dari suatu keseluruhan. Itulah mengapa diagram ini biasanya digunakan untuk menunjukkan persentase.

Pada contoh di atas, CB Insights menunjukkan kepemilikan rumah untuk setiap generasi di AS, relatif terhadap seluruh populasi negara tersebut. Untuk ketepatan, persentase yang tepat dituliskan pada ‘potongan kue’ yang mewakilinya. Jika tidak, presentasi penjualan Anda akan berakhir dengan permainan tebak-tebakan rasio dan persentase.

Sumber: Laporan Kemiskinan Ekstrem Global

Scatter plot dapat terlihat menakutkan, tetapi jenis visualisasi ini sebenarnya cukup berguna ketika Anda perlu menyajikan tiga variabel. Plot ini juga menunjukkan distribusi data, sehingga mudah untuk menemukan kelompok.

Sebagai contoh, dalam laporan Kemiskinan Ekstrem Global, peneliti Max Roser dan Esteban Ortiz-Ospina menggunakan scatter plot untuk menampilkan tingkat kemiskinan ekstrem di setiap negara, serta PDB per kapita.

Variabel ketiga adalah populasi masing-masing negara, yang diwakili oleh ukuran titik-titik Dengan scatter plot ini, kita dapat dengan mudah melihat bahwa tingkat kemiskinan ekstrem cenderung menurun seiring dengan meningkatnya PDB per kapita suatu negara.

Distribusi tersebut menunjukkan bahwa negara-negara Afrika cenderung mengalami kemiskinan ekstrem dan PDB per kapita yang rendah, sementara hal yang sebaliknya terjadi pada negara-negara Eropa.

Ada banyak cara lain untuk memvisualisasikan data, tetapi contoh di atas mudah diterapkan pada laporan penjualan. Sekarang mari kita lihat bagaimana kita dapat menggabungkan semua data dan visual ini dalam contoh laporan penjualan bulanan.

Anda dapat mengikuti dengan cara membuat akun gratis.

Laporan penjualan yang sukses memiliki elemen-elemen berikut:

• Metrik ringkas dari kinerja siklus penjualan
  • Pendapatan yang dihasilkan
  • Panggilan keluar
  • Tingkat konversi penjualan
  • Transaksi yang hilang
  • Penjualan di masa depan
• Analisis penjualan yang mendalam pada saluran penjualan
  • Apa yang telah berhasil/tidak berhasil memengaruhi pertumbuhan penjualan
• Templat laporan penjualan yang telah digunakan kembali untuk konsistensi dan keakraban

Mulailah dengan membuat halaman sampul yang menarik dan profesional. Personalisasikan dengan logo dan merek perusahaan Anda dengan mudah menggunakan pembuat laporan Piktochart.

Mulailah laporan dengan ringkasan kinerja tim Anda secara keseluruhan untuk bulan tersebut setelah Anda mengumpulkan data penjualan.

Halaman pertama ini menunjukkan secara langsung berapa banyak penjualan yang telah dihasilkan perusahaan bulan ini. Saat menyajikan penjualan, berikan nilai total, serta jumlah transaksi yang diperlukan untuk mencapai nilai tersebut.

Selanjutnya, bandingkan penjualan aktual yang dicapai dengan target bulan tersebut, dan tunjukkan tingkat kemajuan menuju tujuan Anda. Tunjukkan berapa banyak transaksi yang Anda proyeksikan untuk ditutup untuk mencapai target.

Selain itu, ketika membandingkan kumpulan data yang berbeda, gunakan warna yang sangat kontras, seperti abu-abu muda dan biru tua. Kontras adalah cara yang efektif untuk menarik perhatian pada elemen tertentu dalam data Anda, yang penting untuk desain informasi yang baik. Setelah Anda melihat kembali kinerja Anda, tentukan sasaran untuk bulan berikutnya:

Di halaman ini, Anda memiliki nilai dan jumlah transaksi yang diperkirakan. Kami juga telah menambahkan garis waktu. Jika Anda lebih suka mengidentifikasi target per agen, Anda bisa menampilkan scatter plot dan membedakan agen dengan menggunakan titik-titik dengan warna berbeda.

Seperti rapor, laporan ini menunjukkan kinerja setiap staf penjualan. Berikut ini contohnya, berdasarkan templat laporan penjualan bulanan yang sama:

Di sini, kami telah menggunakan diagram batang untuk membandingkan dengan jelas nilai penjualan yang dicapai oleh setiap tenaga penjualan.

Buat angka-angka penting menjadi lebih menonjol dengan menggunakan font yang lebih besar. Di sini, misalnya, nilai penjualan rata-rata dan pipeline rata-rata disajikan dengan font yang lebih besar dan tebal.

Selanjutnya, masih dengan diagram batang, sajikan perkiraan Anda per perwakilan penjualan. Tambahkan poin-poin penting yang didasarkan pada informasi yang tidak ditampilkan pada grafik, seperti alasan di balik kinerja penjualan setiap perwakilan.

Bagian penting berikutnya dari laporan penjualan bulanan adalah ikhtisar saluran pemasaran yang menghasilkan prospek dan mendorong penjualan. Ini akan terlihat seperti ini:

Di sini, kami menggunakan bagan area untuk membandingkan jumlah prospek yang dihasilkan oleh setiap saluran pemasaran. Perhatikan jumlah total prospek yang dihasilkan oleh semua saluran pada bulan itu ditampilkan, sementara itu, pikirkan bagian ‘pelajaran yang dipetik’ sebagai penjelasan di balik layar untuk kinerja saluran. Data penting apa yang Anda miliki yang tidak dapat dijelaskan sepenuhnya oleh bagan, misalnya, kami telah menulis pelajaran berikut ini:

• Saluran XX memberikan lonjakan prospek pada hari libur XX
• Saluran YY cenderung menghasilkan lebih banyak prospek pada hari kerja dibandingkan hari libur dan akhir pekan

Berikutnya, beristirahatlah dari grafik untuk memberikan angka-angka kunci:

Berapa banyak prospek yang Anda hasilkan bulan ini, dibagi dengan target Anda? Jika Anda menargetkan 13.500 prospek, namun ternyata menghasilkan 23.000 prospek, artinya Anda mencapai 170% dari target. Kedengarannya bagus, namun bagaimana sebenarnya dampaknya terhadap bisnis?

Terjemahkan hal tersebut ke dalam nilai peluang, dan ke dalam hasil – yang berarti berapa banyak prospek yang menjadi pelanggan. Dalam contoh di atas, 7,5% dari 23.000 prospek ditutup oleh perwakilan penjualan bulan ini. Itu setara dengan 1.725 transaksi yang ditutup.

Terakhir, tambahkan pelajaran dan poin-poin penting Anda berdasarkan angka penjualan, kinerja setiap perwakilan penjualan, dan gambaran saluran pemasaran.

Setelah Anda membaca tentang metrik utama yang harus Anda sertakan dalam laporan penjualan, dan memiliki pengetahuan tentang visualisasi data, kini saatnya membuat laporan penjualan Anda sendiri. Cobalah templat laporan penjualan kami untuk mengetahui ukurannya!