Cara Memberikan Pembaruan Proyek yang Menghemat Waktu Semua Orang

Pembaruan proyek bisa jadi sama pentingnya dengan proyek itu sendiri. Sebuah survei terbaru terhadap 500 perusahaan mengungkapkan bahwa sebagian besar bisnis yang disurvei menghasilkan setidaknya lima laporan per bulan, dan para karyawan menghabiskan waktu rata-rata tiga jam atau lebih untuk membuat setiap laporan.

Kegagalan untuk memberikan pembaruan yang efektif dapat berarti Anda kehilangan kesempatan penting karena pimpinan tidak memahami pentingnya proyek Anda, atau karena anggota tim Anda tidak memahami cara memajukan proyek. Untungnya, membuat laporan kemajuan yang berguna dan menarik hanya bergantung pada menjawab tiga pertanyaan:

Untuk bacaan terkait, lihat panduan kami tentang laporan bisnis.

• Siapa audiens Anda?
• Apa cara terbaik untuk menyajikan informasi kepada mereka?
• Seberapa sering mereka membutuhkan laporan kemajuan?

Dalam artikel ini, Anda akan mendapatkan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut dan menunjukkan bagaimana Anda dapat menggunakan Piktochart untuk memberikan pembaruan proyek dengan cepat dan lebih efisien.

Mulailah dengan mempertimbangkan audiens Anda. Untuk presentasi kerja, pemangku kepentingan biasanya terbagi dalam tiga kategori: pemangku kepentingan eksekutif, anggota tim, dan mitra eksternal atau klien.

Untuk membuat pembaruan proyek yang sesuai dengan kebutuhan mereka, Anda tidak perlu menulis dengan cara yang berbeda, namun pilihlah format dan tingkat informasi yang sesuai untuk setiap kelompok.

• Apa yang cocok: Rangkuman tingkat tinggi, rangkuman yang mudah dicerna, penceritaan visual
• Apa yang harus dihindari: Masuk ke dalam gulma dengan data Anda, dinding teks yang sangat besar
• Format terbaik untuk audiens ini: Dasbor, halaman satu halaman yang berfokus pada Indikator Kinerja Utama (KPI), Sasaran & Hasil Utama (OKR), dan metrik lain yang sudah dikenal

Berikut ini contoh templat dasbor yang mengomunikasikan sorotan perekrutan triwulanan. Semua yang dibutuhkan oleh C-level muncul dalam sekejap – metrik perekrutan, biaya, dan sumber – tanpa kekacauan operasional.

• Apa yang mereka butuhkan: Rincian operasional, ruang untuk melaporkan dan menyelesaikan tantangan, tautan dari hasil saat ini ke langkah selanjutnya
• Apa yang harus dihindari: Desain yang mengabaikan tantangan, templat yang kurang spesifik
• Format terbaik untuk audiens ini: Templat standup tim, laporan kemajuan sprint

Templat kemajuan proyek ini adalah contoh yang bagus untuk laporan tim. Pencapaian utama mendapatkan perlakuan utama, diikuti dengan tinjauan jadwal proyek dan langkah selanjutnya dalam urutan. Hasilnya, tim dapat melihat dengan jelas apa yang telah dilakukan dan apa yang menghambat kemajuan.

• Apa yang perlu diketahui: Pencapaian penting, gambaran besar keuangan, pembaruan status hasil kerja
• Apa yang harus dihindari: Detail operasional yang tidak terkait dengan peran mereka
• Format terbaik untuk audiens ini: Dek slide tradisional

Templat pembaruan investor ini disesuaikan dengan kebutuhan para pemangku kepentingan dan mitra. Slide ini menyajikan statistik tentang peningkatan valuasi, pertumbuhan pendapatan, keterlibatan pelanggan, dan metrik keuangan lainnya dengan cara yang menarik dan visual.

Selanjutnya, pilih metode presentasi visual. Baik membuat laporan kemajuan dari templat Piktochart atau mencoba alat bantu pembuat laporan AI kami, gunakan format yang sesuai dengan audiens Anda.

Anda mungkin juga menemukan artikel kami tentang contoh laporan csr yang berguna.

Templat dasbor menarik bagi para pemangku kepentingan tingkat tinggi karena mereka fokus pada hasil akhir. Anda melihat status real-time proyek dengan sekilas pandang, dan audiens Anda mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tanpa penjelasan panjang lebar.

Templat pembaruan bulanan media sosial ini menggunakan format dasbor untuk membagikan semua statistik yang relevan dari strategi pemasaran multi-saluran yang komprehensif. Seperti halnya dasbor di mobil, setiap metrik bisa dibaca secara terpisah. Jika digabungkan, komponen-komponen tersebut memberikan gambaran status yang komprehensif.

• Kapan saya harus menggunakan ini?: Untuk berbagi beberapa set data yang berfungsi secara independen satu sama lain.
• Berapa banyak informasi yang harus saya sertakan?: Bagan, grafik, dan metrik yang cukup untuk memberikan gambaran yang komprehensif tentang kemajuan Anda.
• Keunggulan visual dibandingkan teks: Memberikan gambar sekilas yang holistik dan sekilas tentang karya Anda.

Infografis adalah pilihan tepat untuk pembaruan proyek ketika Anda memiliki banyak data dan perlu menggambarkan metrik kemajuan atau pencapaian yang kompleks. Infografis berbeda dengan dasbor karena infografis digerakkan oleh cerita; satu narasi menyatukan seluruh presentasi. Sebagai contoh, mari kita lihat sebuah infografis yang berfokus pada statistik perekrutan.

• Kapan saya harus menggunakan ini?: Ketika Anda perlu menceritakan kisah persuasif dengan data Anda.
• Berapa banyak informasi yang harus saya sertakan? Anda membutuhkan data yang TEPAT untuk menceritakan kisah Anda; kuantitas harus mengutamakan kualitas.
• Keunggulan visual dibandingkan teks: Menghidupkan parade fakta dan statistik yang kering dan membosankan.

Semua orang pernah melihat pembaruan proyek yang disampaikan dalam bentuk presentasi slide. Jika dilakukan dengan baik, pembaruan bergaya presentasi menjawab pertanyaan-pertanyaan penting dan mengidentifikasi pekerjaan yang telah dilakukan, bersama dengan pekerjaan yang (mungkin) masih harus dilakukan, dalam format yang menarik.

Presentasi peta jalan proyek konsultasi ini dapat digunakan pada pertemuan awal atau untuk melaporkan kemajuan selama tahap awal proyek. Dengan palet warna yang cerah dan perincian fase proyek, tempo kemajuan diuraikan dengan cermat.

• Kapan saya harus menggunakan ini?: Ketika Anda perlu mengomunikasikan kemajuan dengan teks, angka, dan ikon/gambar.
• Berapa banyak informasi yang harus saya sertakan?: Secara umum, lebih sedikit slide akan lebih baik, tetapi pembaruan yang kompleks mungkin memerlukan presentasi yang lebih panjang.
• Keunggulan visual dibandingkan teks: Tidak ada seorang pun yang ingin membaca selebaran cetak yang penuh dengan teks!

Terlepas dari audiens atau format yang dipilih, frekuensi pembaruan proyek Anda akan menentukan seberapa banyak informasi yang harus disampaikan.

Jika Anda memberikan laporan kemajuan harian, pilihan format Anda bisa sangat bervariasi. Kesamaan yang dimiliki oleh sebagian besar pembaruan harian adalah bahwa mereka memberikan informasi yang minimal. Tidak perlu menjelaskan secara rinci ketika Anda akan memberikan pembaruan lain besok.

Mencari lebih banyak? Lihat laporan penjualan.

Sebagai contoh, beberapa tahun yang lalu, saya bekerja untuk seorang manajer yang mengharuskan saya memberikan daftar proyek yang telah saya kerjakan pada hari itu, dan memberi tahu mereka tentang apa yang telah saya selesaikan. Kami berdua berpendapat bahwa daftar bernomor saya merupakan laporan yang memadai, tetapi pada hari-hari ketika saya sedang sibuk, daftar itu berubah menjadi “dinding teks”.

Templat perencana program pelatihan modern Piktochart dapat diadaptasi ke dalam format pembaruan harian yang mudah. Dalam waktu kurang dari lima menit, saya dapat mengubah desain untuk menyertakan bagian untuk proyek dalam penerbangan, catatan waktu, dan indikator visual kecil (tanda centang dalam lingkaran) yang menandai tugas-tugas yang telah diselesaikan pada hari itu.

Beranjak dari pelaporan harian menjadi pelaporan mingguan, fokusnya beralih dari catatan singkat menjadi diskusi yang lebih komprehensif mengenai kemajuan dan kekhawatiran tentang prioritas yang akan datang.

Jika Anda mengadakan “rapat tetap” mingguan, templat presentasi untuk laporan status mingguan ini menggabungkan palet warna yang menyenangkan (dan menenangkan!) dengan slide yang telah dirancang sebelumnya untuk menyampaikan informasi tentang kemenangan dan secara visual merepresentasikan kemajuan dengan bagan atau grafik. Ini juga memiliki templat slide untuk berbicara tentang tantangan (penghalang).

Ketika irama pembaruan Anda berkembang menjadi bulanan, penting untuk menghubungkan kemajuan Anda dengan tujuan bisnis yang lebih besar. Templat bulanan/triwulanan Piktochart untuk departemen pemasaran bisa diadaptasi ke banyak tim dalam perusahaan. Saya terutama menyukai slide yang meninjau kembali misi, janji merek, dan nilai-nilai inti untuk menghubungkan pekerjaan bulan ini dengan gambaran yang lebih besar. Templat ini mencakup beberapa slide untuk mendokumentasikan kemajuan dengan visualisasi data.

Ketika tempat kerja atau organisasi Anda mengalami krisis yang dapat dilaporkan, pembaruan komunikasi harus jelas, langsung, dan berfokus pada solusi.

Saya mengadaptasi template jadwal pelatihan minimalis Piktochart untuk menyediakan komunikasi krisis yang mudah dibaca dan lebih mudah dicerna. Templat ini dapat diperbarui setiap hari selama krisis berlangsung, dan dua bagian terbawah (item tindakan segera dan langkah-langkah yang diambil untuk menyelesaikannya) menjaga diskusi tetap berada di jalur yang tepat untuk mengatasi insiden tersebut.

Kami juga membahas hal ini dalam artikel kami tentang templat laporan penjualan.

Terkadang, karena tergesa-gesa untuk menyampaikan sebanyak mungkin informasi tentang kemajuan kita, kita melakukan “dumping” informasi. Alih-alih membuat kita terlihat produktif, “info-dump” membuat kita terlihat tidak fokus dan tidak teratur. Cara Anda memilih, mengurutkan, dan memformat informasi dapat membantu audiens memahami apa yang Anda bagikan, tetapi pada titik tertentu, kuantitas informasi yang Anda bagikan juga akan berperan dalam seberapa baik laporan Anda diterima.

Konsultan Dr. Echo Rivera memiliki contoh sempurna tentang slide yang dijejali dengan terlalu banyak fakta yang “berguna” untuk benar-benar berguna.

Kiat untuk menghindari berbagi secara berlebihan:

• Pertimbangkan audiens Anda dan tingkat perincian yang dibutuhkan.
• Kenali batasan format Anda, dan gunakan informasi yang sesuai.
• Pertimbangkan frekuensi pelaporan Anda, dan batasi data agar sesuai dengan irama.

Jebakan lain saat menyiapkan laporan kemajuan adalah memberikan informasi yang tidak menceritakan kisah yang lengkap. Jika tidak memiliki konteks, audiens Anda mungkin akan menarik kesimpulan yang tidak akurat tentang pekerjaan Anda. Lebih buruk lagi, jika informasi penting dikubur terlalu dalam, audiens Anda mungkin akan berpikir bahwa informasi tersebut sengaja disembunyikan (meskipun sebenarnya tidak).

Mari kita lihat contoh dari blog Storytelling With Data yang awalnya dirancang sebagai grafik lingkaran yang membandingkan kinerja berbagai wilayah, dalam hal tahapan dalam jalur penjualan.

Ini adalah grafik yang bagus, tetapi menyajikan data dengan cara ini mengaburkan temuan yang signifikan: wilayah timur memiliki jumlah prospek yang lebih kecil dalam tahap penawaran formal atau kesepakatan. Dengan mengubah grafik menjadi diagram batang bertumpuk dan mengambil langkah untuk menyoroti informasi yang ingin kita sampaikan, data tidak lagi tersembunyi.

Kiat untuk menghindari kesenjangan informasi:

Untuk bacaan terkait, lihat panduan kami tentang jenis-jenis laporan SDM.

• Mintalah umpan balik untuk memastikan audiens Anda memiliki konteks yang tepat.
• Berikan ruang untuk konteks. Susunlah informasi laporan Anda dengan cermat.

Sediakan konten yang terstruktur dengan baik dan hirarki visual yang jelas yang menyoroti poin-poin data utama.

Berhentilah membebani pemangku kepentingan dengan dinding teks. Mulailah memberikan pembaruan yang benar-benar akan mereka baca!

Piktochart mengubah data Anda menjadi visual yang sesuai dengan pemangku kepentingan secara instan. Pilih dari ribuan templat atau gunakan AI Report Generator kami untuk menyesuaikan pembaruan Anda dengan audiens Anda.

Buat akun Piktochart gratis Anda dan temukan seperti apa komunikasi proyek yang efektif.

Tentu saja. Mari kita bahas tentang pengambilan keputusan untuk pembaruan proyek tentang kemitraan yang mungkin saya kembangkan untuk bisnis aspiratif saya, True North Resumes.

Saya ditawari kesempatan untuk memberikan informasi terbaru kepada para administrator program pelatihan teknis lokal tentang proyek survei saya yang mempromosikan pembinaan portofolio sebagai bagian penting dalam mencari pekerjaan. Itu berarti bahwa audiens saya kemungkinan besar adalah para eksekutif.

Saya tahu bahwa pemangku kepentingan tingkat eksekutif membutuhkan poin-poin yang bisa dibawa pulang, bukan detail operasional, jadi saya memilih templat satu halaman yang berfokus pada metrik yang sudah dikenal oleh para pemimpin.

Saya memilih opsi Dasbor Wawancara Keluar karena menawarkan kesempatan untuk menyediakan statistik tingkat tinggi tentang popularitas pembinaan portofolio, serta pelaporan kemajuan.

Sekitar 15 menit setelah membuka templat, saya sudah menyiapkan laporan kemajuan khusus saya.