Come creare una relazione annuale nel 2024

I rapporti annuali aiutano a riassumere e a rivedere le prestazioni dell’azienda alla fine di un anno finanziario. Se siete una società quotata in borsa, siete tenuti per legge a pubblicarne uno. Anche molte società di minori dimensioni hanno amministratori che scelgono di redigere una relazione annuale che illustri le attività della società, anche se non vi è alcun obbligo legale in tal senso.

Questo perché le relazioni annuali sono utili per condividere una versione più dettagliata dei vostri risultati e delle vostre sfide internamente con gli altri amministratori e gli azionisti. All’esterno, sono utili per gli investitori attuali e potenziali, per i dipendenti, per il pubblico, per i media e per chiunque sia interessato alla vostra entità e alle vostre operazioni.

Oltre a descrivere ufficialmente la situazione finanziaria, le operazioni e le attività recenti dell’azienda, le relazioni annuali sono un ottimo modo per documentare e comunicare l’identità del vostro marchio. Internamente, aiutano a valutare la situazione e a pianificare il futuro.

In questa guida 2024 vi mostreremo come creare un rapporto annuale che risponda a tutte le esigenze e costituisca una vetrina adeguata per la vostra azienda.

Sebbene sia importante conoscere le nozioni di base per la creazione di relazioni annuali e gli elementi da includere, il documento può e deve essere più che scarno. Se riuscite a rendere le vostre relazioni annuali più coinvolgenti, ispireranno gli investitori e renderanno i dipendenti orgogliosi di lavorare per la vostra azienda.

Le relazioni annuali di successo fungono anche da strumento di marketing per la maggior parte delle società pubbliche, mostrando ai potenziali clienti che le società stanno lavorando bene e si impegnano a migliorare ulteriormente. Poiché le aziende che redigono i bilanci annuali li condividono con un gruppo eterogeneo di persone, è necessario che siano accessibili e incentrati sulla narrazione, con abbondanza di immagini.

La forma e il contenuto esatti dei rapporti annuali dipendono dal tipo e dalle dimensioni delle società che redigono i rapporti, dai loro servizi e dal loro fatturato. Ma è essenziale creare un documento chiaro e ben scritto, che possa essere facilmente compreso da tutti, dagli amministratori agli azionisti. Ciò sarà utile anche nel caso in cui dobbiate tenere una presentazione durante le riunioni annuali o inviarla alle parti interessate.

I rapporti annuali hanno bisogno di una copertina d’impatto e di un indice che li aiuti a orientarsi. Spesso iniziano con una lettera del presidente, degli amministratori, del proprietario o dell’amministratore delegato agli azionisti.

Dopo aver trattato le basi della creazione di un rapporto annuale, ecco altri suggerimenti per elevarlo.

Le persone che leggono il vostro rapporto hanno bisogno di alcune informazioni di base sulle vostre attività e sull’azienda nel suo complesso. Questa sintesi sarà un riepilogo per gli stakeholder esistenti, ma anche un’introduzione per coloro che hanno bisogno di saperne di più sull’azienda e sui suoi servizi.

Per cominciare, delineate la visione e la missione della vostra azienda. Aggiungete poi una sezione dedicata alla corporate governance che descriva in dettaglio gli amministratori, i dirigenti e i membri chiave del personale, come i capi reparto e i team leader. Elencate gli indirizzi delle vostre sedi legali e aziendali e tracciate il profilo dei vostri attuali investitori.

Ricordate di inserire qui le informazioni di base, come il vostro numero di telefono e l’indirizzo e-mail attuale del vostro ente.

Inoltre, descrivete brevemente i vostri prodotti e servizi, compresi quelli che generano maggiori entrate e profitti, per illustrare le prestazioni finanziarie della vostra azienda. Sono utili anche alcuni dettagli generali sulle attività e sul settore della vostra azienda, nonché un profilo della vostra entità commerciale e dei principali concorrenti.

Suggerimento bonus: menzionate le opportunità e i fattori di rischio per l’anno a venire, in quanto tali dettagli aumenteranno la fiducia del vostro pubblico.

Mantenete questa sezione breve e diretta e date il tono al resto della relazione annuale. In generale, il design del rapporto annuale deve essere pulito, enfatizzando la leggibilità, utilizzando un linguaggio semplice e privo di gergo, punti elenco e immagini per spezzare il rapporto.

Poiché uno degli obiettivi principali del rapporto è quello di incoraggiare i finanziamenti da parte degli investitori, i bilanci sono una componente essenziale del rapporto. L’inclusione delle condizioni finanziarie dell’azienda dimostra il suo impegno per la trasparenza e la responsabilità.

In questo caso, potrete mostrare un resoconto di come la vostra azienda stia generando entrate e realizzando profitti, mantenendo le spese al minimo e riuscendo a pagare i debiti in tempo utile. Potete anche dimostrare di avere bilanci accurati e informazioni aggiornate sulle vostre attività. Questi bilanci e relazioni sono utili per la pianificazione dell’esercizio successivo.

Includere i seguenti elementi nei rendiconti finanziari:

• Un conto economico (entrate e uscite nella norma, più gli investimenti e le variazioni delle passività finanziarie)
• Un rendiconto del flusso di cassa (il denaro che è entrato e uscito durante l’anno)
• Uno stato patrimoniale (attività e passività; una fotografia della vostra posizione finanziaria)
• Una dichiarazione agli azionisti (comprendente il prezzo di mercato delle azioni della società e i dividendi pagati).

È importante utilizzare molte immagini colorate e infografiche, come grafici e diagrammi, per favorire la comprensione e il coinvolgimento dei lettori. Se la relazione annuale viene pubblicata online, è possibile rendere interattivi questi elementi visivi. Ogni dichiarazione presentata necessita di note aggiuntive per chiarire i fatti e le cifre.

Ad esempio, dichiarate i vostri principi contabili, spiegate le voci dello stato patrimoniale e del conto economico e aggiungete delle avvertenze sulle entrate e le uscite previste. I vostri bilanci dovrebbero essere sottoposti a una revisione professionale prima di essere presentati pubblicamente ad amministratori, azionisti o istituzioni finanziarie. Includere anche eventuali commenti sui bilanci da parte dei revisori.

Nella sezione successiva della relazione annuale (che in finanza viene talvolta definita “discussione e analisi della gestione”), è possibile approfondire le performance operative e finanziarie dell’azienda. Utilizzate i vostri bilanci come guida per riportare e analizzare i vostri margini di profitto, le vendite e il tasso di crescita dei profitti e dei ricavi.

Questo è anche il luogo in cui rivedere e riportare le attività dell’azienda, come nuove assunzioni, contratti importanti, acquisizioni e fusioni. Descrivete le vostre attività di ricerca e sviluppo per i prodotti o i servizi lanciati lo scorso anno. Menzionate le nuove strutture in cui avete investito e segnalate eventuali eventi straordinari. Includere dettagli sulla valutazione dei rischi e sulle prospettive future.

Inoltre, assicuratevi che tutte le transazioni finanziarie pertinenti associate a queste attività siano accuratamente registrate nel vostro sistema di fatturazione per una corretta documentazione e analisi.

Per completare questa parte del rapporto annuale, dovrete raccogliere informazioni dalle operazioni di tutti i team e i reparti. Se disponete di un sistema ERP, dovrebbe essere facile e veloce trovare report affidabili relativi a tutti i vostri processi e operazioni. È inoltre possibile utilizzare questi rapporti operativi come spunti per la pianificazione futura e per evidenziare le aree di miglioramento.

Questa panoramica deve continuare il tema narrativo del vostro rapporto, rispondendo alle domande essenziali sulle vostre operazioni ma rimanendo concisa. Se un lettore desidera ulteriori informazioni, è sempre possibile fornirle in una versione e in una forma più dettagliata. Potreste iniziare con dei punti elenco e poi approfondirli, e usare il grassetto e i pannelli colorati per evidenziare i punti chiave.

Come già detto, il vostro rapporto annuale è all’insegna dell’onestà e della trasparenza. Piuttosto che fare il tifo per voi stessi, dovete presentare un quadro equo e imparziale delle prestazioni e delle condizioni della vostra azienda nell’ultimo anno. Ciò significa che dovete riconoscere i punti deboli o i problemi dell’azienda.

Se l’anno è stato difficile per l’azienda, siate sinceri al riguardo. Spiegate cosa è successo e riferite come avete attenuato o risolto i problemi. Dovete anche segnalare le sfide che dovrete affrontare all’inizio del nuovo anno finanziario, sia che si tratti di fattori interni che esterni.

Ad esempio, dovete capire come conformarvi a nuove leggi o normative? State affrontando un nuovo sistema software o un modello di lavoro ibrido? C’è un allarme di sicurezza emergente nel mercato? Ma soprattutto, quali strategie avete messo in atto per affrontare queste sfide e raggiungere i vostri obiettivi?

La maggior parte delle società pubbliche sceglie di includere le proprie sfide sotto forma di lettera agli amministratori e agli azionisti eletti all’inizio della relazione annuale. Tuttavia, è meglio avere una sezione separata in cui è possibile inviare una segnalazione con dettagli più completi. Questo conferirà autenticità alla relazione annuale. Anche in questo caso, è possibile utilizzare la visualizzazione dei dati per rendere il report più accattivante.

Al giorno d’oggi i clienti si aspettano che i marchi prendano sul serio le loro responsabilità etiche e sociali, quindi è importante dimostrare nel vostro rapporto annuale le credenziali della vostra azienda in questo settore. Questo migliorerà anche la reputazione della vostra azienda presso amministratori, investitori, dipendenti e potenziali candidati.

Se siete all’inizio del vostro percorso, va bene ammettere che potete fare ancora di più, purché spieghiate come la vostra azienda stia lavorando continuamente per migliorare. Quando si tengono le riunioni annuali, si può presentare una timeline visiva dei progressi compiuti, comprese le tappe più significative.

All’interno dell’azienda stessa, si può notare che le aziende si sono impegnate in iniziative come la diversità sul posto di lavoro, lo sviluppo personale e il benessere dei dipendenti. Alcune aziende offrono pratiche di lavoro flessibili per un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Fornite i dettagli di questi programmi e delle attività dell’azienda e delineate i vostri obiettivi per l’anno a venire.

Nel vostro rapporto annuale, raccontate ai lettori i vostri progressi in materia di sostenibilità ambientale. Forse siete passati a imballaggi ecologici o a un ufficio senza carta, avete organizzato riunioni in videoconferenza invece di percorrere lunghe distanze o avete iniziato a servire cibo a base vegetale nella vostra mensa. Utilizzate dei grafici per illustrare la riduzione della vostra impronta di carbonio.

Includete i dettagli delle cause che sostenete e delle vostre attività di beneficenza e di sensibilizzazione della comunità. Ad esempio, potreste raccogliere fondi per un’associazione di beneficenza specifica, sponsorizzare un evento locale o collaborare con le scuole per offrire opportunità di esperienza lavorativa e giornate aperte alla carriera.

La maggior parte delle società pubbliche e delle società a responsabilità limitata ha incluso questo aspetto nella relazione annuale per aumentare la fiducia del pubblico nelle società.

Infine, è il momento di presentare i risultati ottenuti nell’ultimo anno. Questa parte del rapporto annuale può sovrapporsi in qualche modo alle sezioni sulle operazioni, sui risultati finanziari e sulla responsabilità aziendale, ma va bene così, soprattutto se le informazioni sono concise e coinvolgenti.

Spiegate come avete raggiunto gli obiettivi e i traguardi fissati l’anno precedente, come ad esempio il miglioramento delle entrate di un certo importo, l’aumento del traffico sul sito web o la riduzione del turn-over dei clienti. Forse avete assunto nuovi talenti o avete aumentato la produttività con strumenti automatizzati.

Utilizzate il vostro sistema ERP in cloud per accedere ai dati di tutti i vostri reparti, in modo da fornire una relazione completa sui vostri risultati e mettere in evidenza i punti di successo. Invece di una sezione interamente testuale, potreste utilizzare pannelli colorati o una linea temporale grafica per evidenziare i vostri principali risultati.

Includere nella relazione annuale anche foto e brevi descrizioni di progetti importanti. Se l’azienda si è espansa in nuove regioni, si consiglia di utilizzare una mappa. Potreste anche aggiungere screenshot di recensioni e testimonianze dei clienti dai siti web aziendali o servizi dei media che presentano le attività della vostra azienda.

Riferite l’impatto che questi risultati hanno avuto sulla posizione finanziaria dell’azienda, collegandoli alla dichiarazione di missione originale della vostra azienda. Potete anche includere previsioni e pronostici positivi per l’anno successivo, basati sui successi ottenuti finora.

Ricordate che il vostro rapporto annuale deve rappresentare la vostra azienda in modo onesto. Così come non bisogna nascondere le proprie debolezze, è importante non gonfiare eccessivamente i propri risultati. Siate umili e lasciate che i fatti parlino da soli.

Compilare un rapporto annuale non è un compito semplice o veloce. È un lavoro di squadra, che richiede la collaborazione di più reparti. Le informazioni devono essere accurate, in particolare i bilanci, e la relazione deve dare un’impressione positiva delle attività dell’azienda.

Quindi, assicuratevi di non lasciare la vostra relazione annuale all’ultimo minuto. Dal momento che deve essere fatto ogni anno, sarà più facile mettere in atto un sistema adeguato, tenendo un registro dettagliato. Prestate attenzione al design e assicuratevi che lo stile del documento sia coerente con il vostro marchio aziendale.

La relazione deve tracciare un quadro positivo, senza però tralasciare i problemi e le sfide. L’obiettivo è convincere gli investitori (e i potenziali clienti e dipendenti) che la vostra azienda è redditizia, socialmente responsabile e impegnata nella crescita. Le persone che leggono vogliono conoscere gli aspetti umani della vostra attività e quelli economici.

La maggior parte delle società pubbliche non solo invia i rapporti annuali per via elettronica agli stakeholder, ma li pubblica anche online sui siti web delle società, il che significa che è più facile condividerli con un vasto pubblico e includere moduli di feedback o di risposta rapidi. Potete anche cogliere l’occasione per rendere interattivi i vostri visual. Permettete ai lettori di selezionare i grafici o le metriche che desiderano vedere o di cliccare sul sito web per ulteriori dettagli.

Oltre a presentare la situazione finanziaria dell’azienda, i rapporti annuali sono utili per guidare il processo decisionale e indicare la direzione da seguire. Ora che sapete come creare un rapporto annuale con gli ultimi suggerimenti per il 2024, potete farlo risaltare e presentare la vostra azienda nella giusta luce.

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