Cara Membuat Laporan yang Benar-Benar Akan Dibaca Klien Anda

Pelaporan klien sangat penting bagi para profesional dan pekerja lepas. Sayangnya, hal ini juga memakan waktu.  

Laporan State of the Internet Marketing Agency tahun 2019 dari Wordstream menemukan bahwa 59 persen respondennya menghabiskan setidaknya satu jam (per klien) untuk membuat laporan setiap minggunya. 

Bagian dari manajemen dan retensi klien yang efektif adalah mengetahui cara berkomunikasi secara efektif.

Ketika menyangkut masalah bisnis resmi, setiap kesempatan untuk berinteraksi dengan klien Anda haruslah tepat sasaran. Anda ingin memenuhi keinginan dan kebutuhan klien Anda, memberikan mereka informasi yang penting bagi mereka sekaligus menghargai waktu mereka. Tentu saja, laporan klien memainkan peran penting dalam komunikasi.  

Laporan adalah alat untuk menyampaikan hasil dengan jelas, dan mendukung transparansi dengan menempatkan Anda dan klien Anda pada halaman yang sama. Jika dilakukan dengan benar, laporan akan membuat klien Anda tetap terlibat dan berkomitmen untuk mencapai tujuan bersama. 

Sayangnya, banyak orang yang gagal memanfaatkan potensi laporan mereka. Hal ini menyebabkan masalah kronis berupa laporan yang membosankan-dokumen 10 halaman yang dipenuhi dengan teks dan statistik yang membosankan.

Tentu saja, laporan tidak dikenal sebagai bacaan yang paling memukau. Tetapi dengan sedikit desain visual dan penyajian data yang bijaksana, bahkan laporan yang paling banyak angka pun bisa menarik bagi klien Anda.

Dalam panduan ini, kita akan membahas beberapa cara untuk membawa pelaporan klien Anda ke tingkat berikutnya. Anda dapat mengikuti dengan cara membuat akun di Piktochart.

Laporan pemasaran dapat bersifat luas (misalnya, tingkat tinggi) atau spesifik seperti yang Anda inginkan. Saat ini, pemasar membuat laporan untuk:

• Pemasaran media sosial
• Pengoptimalan mesin pencari (SEO) dan pemasaran mesin pencari (SEM)
• Lalu lintas organik
• Kampanye bayar per klik (PPC)
• Kampanye iklan

Laporan pemasaran memainkan peran penting dalam menunjukkan bahwa klien Anda mendapatkan pengembalian yang sehat atas investasi mereka. 

Selalu sertakan metrik dan indikator kinerja utama (KPI) yang Anda dan klien sepakati di awal kampanye pemasaran. 

Hal ini memastikan bahwa semua ekspektasi terpenuhi. Jika tidak, laporan Anda akan menunjukkan seberapa jauh Anda masih harus melangkah, dan bagaimana cara mencapainya jika segala sesuatunya tidak berjalan dengan baik saat ini.  

Laporan penjualan, juga dikenal sebagai laporan analisis penjualan, memberikan gambaran keseluruhan kepada klien tentang kondisi dan hasil aktivitas penjualan yang terjadi dalam periode tertentu. 

Hal ini dapat menjelaskan hasil promosi penjualan, tren volume penjualan selama waktu tertentu, profil pelanggan, dan kinerja eksekutif penjualan.

Laporan penjualan juga hadir dalam berbagai bentuk, tergantung pada tujuannya. Sebagai contoh, format laporan penjualan harian dapat memberikan daftar KPI yang berfluktuasi setiap hari, seperti jumlah panggilan telepon dan jumlah prospek yang dihasilkan dari panggilan tersebut.

Setiap siswa sudah tidak asing lagi dengan laporan penelitian, yang menyampaikan informasi tentang premis penelitian, metodologi, ringkasan temuan, dan kesimpulan.

Namun, dalam hal laporan klien, laporan penelitian harus memiliki interpretasi hasil yang dapat ditindaklanjuti-sesuatu yang menurut peneliti dapat membuat klien tertarik dan menindaklanjutinya untuk mendapatkan hasil yang baik. Misalnya, jika Anda melakukan riset pasar untuk klien yang ingin membuka lini produk baru, laporan klien Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti:

• Apakah ada permintaan untuk lini produk ini?
• Siapa target audiensnya? 
• Apakah ada segmen pasar yang baru ditemukan yang layak untuk dieksplorasi?
• Perusahaan mana yang menawarkan lini produk yang bersaing?

Manajemen proyek atau laporan status kemajuan mengkomunikasikan status proyek saat ini kepada klien Anda dan pemangku kepentingan terkait lainnya (misalnya, mitra, investor, dll.).

Laporan ini adalah tempat Anda dapat memberikan gambaran umum kepada klien Anda mengenai kondisi mereka saat ini, pencapaian yang telah Anda raih, tantangan yang Anda (dan tim Anda) hadapi, dan apa yang Anda lakukan untuk mengatasi tantangan tersebut.

Jenis laporan ini juga merupakan kesempatan untuk membuat anggaran/permintaan perubahan atau merekomendasikan hasil yang baru. 

Laporan investor memungkinkan Anda untuk mengomunikasikan setiap pembaruan, pencapaian, pencapaian, kemunduran, dan angka-angka penting kepada klien dan pemangku kepentingan lainnya. Laporan klien semacam ini memberikan gambaran menyeluruh tentang posisi perusahaan saat ini, dan arah yang dituju. 

Laporan investor biasanya dirancang untuk membangkitkan kepercayaan diri dan optimisme investor, karena itu banyak laporan akhir-akhir ini menggunakan visualisasi data agar angka-angka lebih mudah dibaca dan dipahami. Bagan, grafik, dan diagram adalah hal yang umum digunakan dalam jenis laporan klien ini.

Laporan industri memberikan analisis dan evaluasi industri atau pasar. Laporan ini dimulai dengan tinjauan umum tingkat tinggi, kemudian mendalami topik-topik tertentu. 

Laporan industri biasanya dirancang untuk memberikan pemahaman yang komprehensif kepada klien tentang industri tertentu, termasuk ukuran pasar, pemain utama, sejarah, tren industri, dan prakiraan. Anda selalu ingin mengakhiri laporan ini dengan menjawab pertanyaan, “Sekarang bagaimana?” 

Pastikan klien Anda dapat menggunakan wawasan dalam laporan Anda untuk membuat keputusan strategis. 

Sekarang setelah Anda mengetahui tentang berbagai jenis laporan klien, mari kita bahas seluk-beluk cara menulis laporan.

Hal pertama yang harus dilakukan: pilih jenis laporan klien yang ingin Anda buat. Pilihan Anda bergantung pada harapan klien Anda dan jenis informasi yang ingin Anda sampaikan.

Ini mungkin tampak seperti langkah dasar, namun biasanya orang memulai dengan satu jenis laporan klien, kemudian berubah pikiran di tengah jalan. Sebagai contoh, laporan pemasaran bisa secara tidak sengaja masuk ke dalam tantangan penjualan. Ingat, pilihlah satu jenis laporan dan patuhi.  

Anda menginginkan laporan yang ramping namun informatif yang hanya berisi informasi yang benar-benar penting bagi klien.

Selanjutnya, luangkan waktu sejenak untuk memahami untuk siapa Anda membuat laporan tersebut. Mengetahui audiens Anda akan membantu menentukan kumpulan data mana yang dianggap paling penting oleh pembaca, dan sudut pandang apa yang harus diambil dalam menyajikan data tersebut. 

Selain klien Anda, laporan Anda dapat diteruskan ke anggota manajemen tingkat atas, menengah, atau lini organisasi, serta departemen lain. 

Sementara itu, jika laporan Anda menghadap ke luar, elemen visual seperti merek, warna, gambar, dan logo akan sangat membantu untuk membuat laporan Anda tampak profesional. 

Berikut ini adalah contoh laporan WWF yang konsisten dengan citra dan merek nirlaba. 

Selanjutnya, tentukan jenis data yang ingin Anda sajikan. Hal ini akan menentukan parameter laporan Anda, dan menghasilkan dokumen yang jelas dan kohesif. Contoh tipe data meliputi:

• Informasi faktual
• Analisis dan korelasi (yaitu, hubungan)
• Rekomendasi dan justifikasi untuk tindakan lebih lanjut
• Kesimpulan dari investigasi
• Studi kelayakan
• Metrik dan KPI

Mengetahui jenis data yang ingin Anda sajikan dalam laporan akan memudahkan Anda untuk menentukan cara memvisualisasikannya. 

Sebagai contoh, laporan pemasaran yang menunjukkan kinerja dari waktu ke waktu dapat menggunakan grafik garis dan perbandingan berdampingan. 

Laporan klien yang baik menggambarkan situasi masa lalu, saat ini, dan kemungkinan situasi di masa depan dengan cara yang jelas dan objektif. 

Saat melaporkan fakta dan angka, Anda harus seobjektif mungkin dan meminimalkan opini. Berikan gambaran lengkap kepada klien Anda dengan sedikit atau tanpa gangguan.  

Ya, beberapa jenis laporan tertentu akan memiliki analisis dan rekomendasi. Namun, ini biasanya ditemukan di bagian akhir laporan.

Di sini, Anda dapat membahas apa arti angka-angka tersebut, mengapa hal-hal tertentu terjadi, dan apa yang perlu Anda lakukan untuk mencapai tujuan klien Anda (dan bahkan mungkin melampauinya).

Jangan mencoba membuat pembaca terkesan dengan kehebatan tulisan Anda. Buatlah tulisan yang ringkas dan tajam. Ingat, klien Anda mungkin tidak punya waktu untuk membaca laporan yang panjang. 

Langsung ke intinya dan gunakan bahasa yang tidak ambigu, minimalkan jargon teknis. Jika Anda tidak bisa tidak menulis bagian teks yang panjang, pisahkan paragraf dengan judul dan subjudul. 

Anda juga dapat menggunakan poin-poin untuk membantu klien Anda melihat informasi penting dalam laporan dengan cepat. Lebih baik lagi, pertimbangkan untuk menggunakan lebih banyak visual dan lebih sedikit teks. Misalnya, Anda bisa menggunakan diagram lingkaran untuk memvisualisasikan persentase dan data proporsional. 

Contoh dari Spotify ini menerapkan teknik visualisasi ini ke dalam tindakan. 

Angka dan statistik tidak dapat dihindari dalam sebagian besar laporan klien. Untuk membantu klien Anda memahami arti angka-angka dalam laporan Anda, cobalah menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:

• “Apa arti angka ini?”
• “Mengapa klien harus peduli?”

Tanpa konteks apa pun, angka dan statistik sulit untuk diingat dan tidak banyak artinya. Jadi, kapan pun Anda perlu mengomunikasikan angka-angka yang besar, cobalah untuk menghubungkannya dengan gambaran besar. Ambillah satu halaman dari buku pedoman Apple. 

Acara Keynote tahunannya adalah tempat perusahaan berbicara tentang angka-angka, termasuk jumlah perangkat yang terjual, jumlah peningkatan ke versi terbaru iOS, dan pangsa pasar saat ini. 

Selama WWDC 2014, CEO Tim Cook mengumumkan bahwa Apple telah menginstal lebih dari 40 juta salinan sistem operasi Mavericks. 

Namun, ia juga menambahkan sedikit informasi untuk menambah konteks pada statistik tersebut: 

“Selain itu, hal tersebut membuat lebih dari 50% persen dari basis instalasi kami bekerja pada sistem operasi terbaru kami. Ini adalah adopsi tercepat yang pernah ada dari sistem operasi PC mana pun dalam sejarah.”

Fakta tambahan tersebut memberikan makna lebih pada pencapaian ’40 juta kopi terpasang’ perusahaan. 

Sekarang saatnya untuk berkreasi dengan teknik dan alat visualisasi data! 

Menyajikan data secara visual melalui bagan, grafik, dan diagram memungkinkan pembaca untuk dengan cepat memahami konsep yang kompleks dan memahami pola baru.

Anda juga dapat menggunakan elemen visual yang biasa ditemukan dalam laporan infografis untuk memberikan dampak visual yang lebih kuat. Penggunaan grafik, ikon, gambar, dan warna yang relevan secara cerdas dapat meningkatkan laporan Anda dan membuatnya menyenangkan untuk dibaca. 

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang topik ini, lihat panduan lengkap kami tentang Cara Berkomunikasi Menggunakan Visualisasi Data.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, laporan klien Anda harus dapat ditindaklanjuti. Setiap data yang Anda sajikan harus menghasilkan wawasan yang dapat digunakan atau dipelajari oleh klien.

Di akhir laporan Anda, rangkum informasi yang Anda sajikan dan berikan kesimpulan yang logis. Hal ini akan memastikan bahwa laporan Anda menceritakan sebuah kisah lengkap yang dapat dipahami oleh klien:

• Di sinilah kami berada
• Di sinilah kami berada sekarang
• Inilah cara kami akan membawa segala sesuatunya ke tingkat berikutnya

Pelaporan klien mungkin tidak menyenangkan, terutama bagi seseorang yang tidak suka mengarsipkan dokumen. Namun, hal ini merupakan kesempatan penting untuk menggambarkan dan mengukur hasil pekerjaan Anda kepada klien Anda. 

Klien, pada gilirannya, hanya ingin terus mengikuti perkembangannya, apakah itu proyek atau portofolio yang Anda kelola untuk mereka, kemajuan tugas tertentu, atau pembaruan tentang laba atas investasi mereka. 

Tugas Anda adalah memastikan mereka selalu terlibat dan mendapatkan informasi terbaru tentang pekerjaan Anda. 

Gunakan perangkat lunak desain grafis Piktochart untuk membuat laporan klien Anda berikutnya menjadi informatif dan efektif secara visual. Sesuaikan berbagai sampel kami untuk laporan pemasaran dan penjualan, laporan bisnis, atau laporan kemajuan dan analisis Anda.

Dengan Piktochart, Anda juga bisa membuat templat khusus, aset merek, fitur kolaboratif, dan masih banyak lagi! Mulai secara gratis.