Como estruturar uma boa apresentação | Mais dicas e modelos

Desde a defesa da tua tese até à apresentação a investidores para uma nova ronda de financiamento, manter o público preso à tua apresentação pode ser um desafio. Uma boa estrutura facilita o teu trabalho se souberes como ordenar os teus diapositivos. Vamos partilhar contigo como criar uma estrutura de apresentação que conduza a resultados positivos.

Todos os modelos de apresentação que vamos partilhar abaixo podem ser encontrados na nossa modelos de apresentação galeria.

Embora o conteúdo possa variar, as apresentações seguem geralmente um fluxo e uma estrutura semelhantes.

As primeiras impressões fazem uma grande diferença, e é por isso que precisas de um slide de capa.

Através da tua apresentação, estás a contar uma história e todas as boas histórias começam no início. Os diapositivos de capa têm um aspeto profissional quando apresentas e são obrigatórios quando imprimes ou envias.

Este exemplo que fiz não é muito complicado, é breve e direto. O diapositivo de apresentação serve para definir o tema (ou para que o público saiba que está na sala certa) e para dar um tom geral à apresentação.  

Se tiveres uma apresentação mais longa, um diapositivo de ordem de trabalhos funciona bem para que o público saiba o que esperar. As apresentações mais curtas, como um discurso de vendas de cinco minutos, podem não ter de o fazer, mas é bom que o público saiba o que vais abordar e quanto tempo vai demorar.

Por falar em primeiras impressões, o teu público gosta de saber quem está a dar a palestra. Um único diapositivo que fale de ti e das tuas credenciais ajuda-te a estabelecer um pouco a tua autoridade e a responder a algumas perguntas que as pessoas possam estar a fazer, tais como Porque é que te devem ouvir? Que qualificações ou experiências tens?

Não sou grande adepto de piadas nas apresentações, especialmente quando se fala para um público maior. O que para ti pode parecer uma piada espirituosa, para mim pode não resultar em nada ou até causar ofensa.  

Mas se eu considerasse usar uma pequena piada em qualquer parte da minha apresentação, seria no diapositivo do perfil. A melhor regra geral para o humor é não exagerar, ou não incluir nenhuma piada se não tiveres a certeza de como vai ser encarado. Limita-te aos factos e mantém-te direto.  

As formalidades comuns já passaram e agora estamos a chegar à parte principal de uma boa apresentação. Começa com O Problema.

O diapositivo do problema aborda o ponto principal da apresentação. Este é um dos diapositivos mais importantes de toda a apresentação, uma vez que é o primeiro (e talvez o único) local onde podes fazer com que o teu público se preocupe com o motivo pelo qual está sentado à tua frente.

Para os argumentos de venda, o problema deve ser enquadrado de forma a que muitas pessoas se possam identificar com ele. Se ninguém se identificar, ninguém ficará interessado.

Se a apresentação for mais informativa por natureza, o teu objetivo é explicar o problema no contexto de um tópico mais vasto. De qualquer modo, não tens muito tempo nem espaço, por isso tens de ajudar a audiência a compreender a urgência e a importância do tema que estás a apresentar.

A forma como apresentas o problema dá o mote para o resto da tua apresentação.

Depois de definido o tom da apresentação, ou no caso de um pitch, é altura de dizeres o que todos querem. No caso do pitch, seria a solução, explicarias como o teu serviço ou produto é uma possível solução para o problema.

Como em tudo o resto, a solução/explicação que apresentas deve ser o mais simples possível. Deve abordar diretamente o problema/o tom da apresentação que definiste no diapositivo anterior.  

Também tens de explicar como é que ela é diferente das outras soluções.

Este diapositivo tem nomes diferentes, mas o efeito é o mesmo. Estás a tentar partilhar os resultados que o teu produto ou serviços geraram para outras pessoas com o mesmo problema.

Para apresentações informativas (como num ambiente académico), podes propor os benefícios de uma solução recomendada para o problema, com base em estudos anteriores ou em investigação mais recente.

Com o corpo principal da tua apresentação terminado, é a tua oportunidade de deixar uma forte impressão final. Podes fazê-lo com uma declaração final, que é a tua opinião sobre o assunto.

Terminar com uma citação inspiradora é algo que funcionou bem para mim. 

Claro que dependerá do tema e do tom geral da tua apresentação. Mas a primeira e a última impressão são importantes. Por isso, certifica-te de que encerras com uma nota forte.  

Se alguém contribuiu para a palestra ou apresentação, é boa ideia mencioná-lo pelo nome num único diapositivo.

Para dar ao teu público a oportunidade de responder, é bom criar um “slide de paragem” que te lembrará que agora é uma boa altura para responder a algumas perguntas.

Podes começar com algumas perguntas pré-escritas para dar início ao debate e depois ver se há algumas perguntas do público. No caso dos webinars em linha, o anfitrião pode incentivar os espectadores a deixarem perguntas que poderás responder durante esse período.

O último diapositivo da tua apresentação será o que contém a nota de agradecimento e as informações de contacto.

Inclui informações de contacto para que seja mais fácil para os espectadores ou para o teu público estabelecerem contacto após a apresentação. 

E já está. Embora possa parecer muito trabalhoso, a utilização dos modelos do Piktochart torna o trabalho muito mais rápido. O exemplo de diapositivo acima levou-me apenas alguns minutos a fazer.  

Agora que já temos a estrutura principal da apresentação, vamos ver as estruturas de apresentação alternativas que podes utilizar.

Há muitas formas de organizar a tua apresentação. A forma como organizas a tua depende do que é exigido de ti. Vamos ver alguns dos estilos de apresentação mais populares:  

Como podes ver na lista dos pitch decks mais famosos, a tua apresentação tem de ser curta e agradável. És uma das várias pessoas que tentam conquistar um painel de investidores, pelo que terás um tempo muito limitado para apresentar a tua ideia e te destacares.

Nesta situação, tens de comprimir as tuas ideias no menor número possível de pontos. Provavelmente, a tua apresentação não terá mais de 5-10 diapositivos. O conteúdo deve incluir apenas os pontos principais, reduzindo ao mínimo absoluto qualquer informação fluida ou não essencial.  

O Piktochart tem muitos modelos fantásticos que te ajudarão a criar um pitch deck (ou uma apresentação rápida) num instante! 

Tornada famosa por Joseph Campbell, a utilização da Jornada do Herói tem menos a ver com a criação de uma nova estrutura de apresentação do que com a forma como enquadras a história. Continuas a seguir a estrutura típica descrita acima, exceto que estás a contar uma história da perspetiva do público, mas com os seguintes passos.

• Descreve o mundo normal (como as coisas são neste momento)
• Partilha a “chamada para a aventura” (o herói recebe um desafio ou um convite para partir para uma aventura)
• Recusa do convite (resistência inicial à mudança)
• Apresenta um mentor ou guia (alguém ou alguma coisa que ajude a progredir na viagem)
• Passa o limiar (parte para a aventura)
• Descreve o percurso, bem como os obstáculos e os êxitos
• Aborda o desafio central
• Apresenta a provação (a maior dificuldade que enfrentam, que seria O Problema)
• A viagem de regresso (supera a provação com as recompensas)
• Ressurreição (o teste final, onde o herói põe em ação tudo o que aprendeu)
• Vai para casa

A estrutura geral centra-se em colocar o público como o “herói” da viagem, e o teu produto ou serviço é o que o ajuda a ultrapassar a provação.

Podes ver esta abordagem frequentemente utilizada nas apresentações do TED talk. Os apresentadores falam brevemente sobre si próprios e depois descrevem o problema que existe.

Para realçar a sua importância, descreve também os possíveis impactos da não resolução do problema. Depois de o cenário estar montado, descreve como o resolveria.  

Vemos frequentemente esta abordagem em várias apresentações motivacionais. Contar histórias é uma óptima forma de estabelecer uma ligação emocional com o público. Todas as histórias começam com um azarão. Por quê? Porque toda a gente se identifica. 

Passam por lutas, contratempos, problemas. Mais uma vez – toda a gente se identifica. Termina com uma catarse sob a forma de sucesso ou justiça. Quanto à última parte, não são muitos os que se identificam, mas podem sentir-se emocionalmente atraídos por ela, pois também gostariam de ter esse resultado para si próprios.  

Todos nos lembramos da apresentação do iPhone por Steve Jobs em 2007:

Ou a apresentação do modelo Tesla 3 por Elon Musk:

O centro do palco é dado ao produto e não ao orador. É assim que deve ser uma boa apresentação de demonstração.   

O tema principal passa a ser o produto, pelo que todas as dicas que vamos discutir nesta publicação devem estar relacionadas com ele. 

Existem muitos outros estilos de apresentação de nicho, mas a maioria dos que vês (e fazes) enquadra-se numa das categorias descritas. 

Já que estabelecemos os principais estilos de apresentação, vamos aprofundar um pouco mais a forma como uma boa apresentação deve ser estruturada.

Há várias formas de estruturar a tua apresentação. No entanto, saber qual o conteúdo a incluir é outra questão, e isso começa com uma ampla preparação e pesquisa prévia. Há três pontos principais a ter em conta antes de começares a pôr a caneta no papel.

Se tiveres estas ideias bem claras, a tua apresentação terá uma narrativa consistente e tudo o resto se encaixará.

Fazer cartazes, infografias ou apresentações; seja qual for o teu meio visual, tens de te perguntar qual é o seu objetivo. O principal objetivo da tua apresentação é convencer os investidores? Conseguir novos clientes? Discutir uma ideia com os teus colegas?  

Nunca faças a apresentação só porque “tem de ser feita”. Todo o teu discurso será muito mais eficiente se souberes exatamente porque o estás a fazer e para onde tens de levar o teu público.  

Tal como acontece com todos os esforços de marketing, o mesmo se aplica às apresentações – conhece oteu público. Não tem de ser uma pesquisa exacta, mas tens de conhecer a informação geral.  

Idade, profissão, interesses – quanto mais te ligares ao teu público, mais memorável será a tua apresentação. 

Independentemente do objetivo da apresentação, durante o teu discurso, o público é o teu cliente. E como diz um ditado famoso, “conhece o teu cliente”.

Logo no início, estabelece os pontos principais que queres que o teu público memorize. Se eu perguntasse a um dos participantes da apresentação, daqui a uma semana, sobre o que foi a tua apresentação, o que é que ele/ela responderia?  

1. Apresentação de slides de webinar com Demio (Widescreen) | Modelo de apresentação gratuito – Piktochart
2. Apresentação do relatório mensal de vendas | Modelo de apresentação gratuito – Piktochart
3. Pitch Deck Tecnológico | Modelo de apresentação gratuito – Piktochart
4. Mudar para o trabalho remoto | Modelo de apresentação gratuito – Piktochart
5. Dicas para reuniões online | Modelo de apresentação gratuito – Piktochart

Independentemente do tipo de apresentação que te espera, aqui estão algumas dicas de apresentação que, espero, te ajudem tanto quanto me ajudaram a mim.

O tipo de letra é importante. Define o tom da tua apresentação. O Piktochart tem imensas combinações fantásticas por onde escolher, mas em caso de dúvida, Helvetica e possivelmente Verdana ficam sempre bem. Para tabelas com muitos números, Arial será legível e ajustar-se-á às células.  

O tamanho do tipo de letra também é importante. Se se tratar de um relatório financeiro que o teu colega vai ler no seu monitor, claro que podes optar por um tipo de letra mais pequeno.  

Quando apresentares a uma audiência, mantém cerca de 30 pontos para o texto e 40 pontos para os títulos. Isto obrigar-te-á a colocar menos texto no diapositivo.  

Uma regra prática útil é imaginar sempre que és um investidor com mais de 50 anos sentado na última fila. Quão legível é a tua apresentação para ele/ela?

Normalmente, as apresentações têm um espaço para perguntas e respostas no final. Para grupos mais pequenos, tens espaço para responder a perguntas à medida que vais falando, parando de vez em quando para verificar se alguém quer esclarecer um ponto específico. Isto vai ajudar-te a desenvolver o tema e a sentir melhor o que os teus ouvintes estão a pensar (ou preocupados).

Em grupos maiores, podes deixar as perguntas e respostas para o fim da apresentação. Caso contrário, será demasiado confuso e serás constantemente interrompido.

Uma centena de pares de olhos e um alfinete a ecoar no silêncio cavernoso não combinam bem se já estiveres nervoso. Algumas pessoas podem achar que o pódio é um lugar seguro, actuando como uma barreira para que o público não veja como as suas palmas estão suadas. Na minha experiência, ficar num só lugar pode funcionar contra ti.

Em vez de ficares parado no mesmo sítio durante toda a tua intervenção, utiliza toda a largura do palco. Não tens de andar para trás e para a frente ansiosamente, mas podes virar-te e dirigir-te a diferentes secções do público.  

Movimentar-se diminui a sensação de que estás a fazer um monólogo monótono e acrescenta um elemento dinâmico à apresentação, mesmo que estejas a fazer o mesmo discurso.

Por falar em monólogos, muitos de nós já adormecemos durante uma ou duas palestras. Mesmo que se trate de um tópico importante, o apresentador pode não se aperceber que está a adormecer as pessoas, pois está apenas a ler os diapositivos. Saber como utilizar a tua voz faz uma grande diferença para manter a tua audiência envolvida.

Dito isto, não tens de ser demasiado dramático ou emocional. Basta estares mais aberto a partilhar uma pergunta retórica ou a dar cor à tua apresentação, jogando com o teu tom de voz.  

Ainda hoje, muitos apresentadores confiam fortemente nas suas apresentações de diapositivos como uma muleta. Os melhores apresentadores utilizam os diapositivos para aumentar a sua mensagem. Caso contrário, porquê apresentar pessoalmente quando podes simplesmente enviar o conjunto de diapositivos por e-mail para a audiência?

Tenta resumir os teus slides em pontos-chave ou transformá-los em imagens. Quanto menos sentires a necessidade de ler a apresentação, mais fácil será prestar atenção ao público para avaliar a sua reação.

A inclusão de menções inesperadas pode elevar uma apresentação, uma vez que as surpresas podem alterar a dinâmica e o fluxo de uma apresentação.

Uma forma de manteres as tuas cartas perto do peito é não dares a tua apresentação com antecedência. Se o fizeres, o teu público vai ler, tirar conclusões sobre os pontos e influenciar a sua perspetiva sobre a história antes de teres tido a oportunidade de a contar.

Se tencionas entregar os diapositivos em formato impresso, lembra-te de deixar espaço no lado esquerdo ou superior. Assim, poderás encadernar os diapositivos mais facilmente.

A parte mais difícil de uma apresentação é começar. Quando estás a olhar para um diapositivo em branco, parece que não pode ser feito. Não sabes onde colocar as imagens, como devem ser os títulos, como o texto deve ser disposto.

É aqui que o criador de apresentações online do Piktochart vem em teu auxílio. Cria uma conta gratuita, escolhe o design que parece mais adequado ao teu tema e começa a preencher os espaços em branco. À medida que fores progredindo, o caminho será muito mais claro.

Esperamos que estas dicas sobre como estruturar uma apresentação e como apresentá-la te ajudem a atingir o teu objetivo!

O corpo da tua apresentação é onde transmites a essência da tua mensagem. Dedica cerca de 80% do teu tempo a esta parte. À medida que avanças nos teus pontos principais, faz uma ligação às ideias anteriores. Isto ajuda o teu público a seguir a tua lógica e a ver como tudo está ligado.

Por exemplo, podes dizer: “Com base no que discutimos anteriormente sobre as necessidades dos clientes, vamos explorar a forma como o nosso novo produto aborda esses pontos problemáticos.” Esta abordagem cria uma narrativa coesa que mantém o teu público envolvido e reforça as tuas mensagens principais.

Embora não exista uma resposta única para todos, procura três a cinco pontos principais na tua apresentação. Este intervalo estabelece um equilíbrio entre fornecer informações suficientes e evitar a sobrecarga. Começa com esta estrutura:

• Introdução
• Ponto principal 1
• Ponto principal 2
• Ponto principal 3
• Conclusão

Se o teu tópico exigir mais profundidade, podes expandir para quatro ou cinco pontos principais. Lembra-te de que é melhor aprofundar um número reduzido de tópicos do que passar ao lado de muitos. O teu público vai agradecer-te por uma apresentação concentrada e digerível.

Não te esqueças que tens a secção de perguntas e respostas para aprofundar temas tangenciais.

Depois de elaborares a estrutura da tua apresentação, coloca a ti próprio estas questões:

• Os meus argumentos são claros e compreensíveis?
• A minha apresentação cria tensão e interesse?
• Contaste uma história convincente?
• Posso utilizar histórias específicas para ilustrar tópicos individuais?
• Onde é que posso incorporar elementos visuais como imagens ou gráficos para melhorar a compreensão?
• Consegui equilibrar a informação com o entretenimento?

Se responderes “sim” à maioria destas perguntas, estás no bom caminho. Lembra-te, uma boa estrutura guia o teu público através das tuas ideias de forma lógica e cativante.

Depende do teu tema e do teu público. Uma orientação popular é a regra 10-20-30 de Guy Kawasaki: 10 diapositivos, 20 minutos, letra de 30 pontos. Outra sugere um slide por minuto.

Mas lembra-te, menos é muitas vezes mais. Para uma apresentação de 30-60 minutos, considera utilizar cerca de 25 diapositivos. Isto dá tempo para elementos interactivos e discussões mais profundas.

Privilegia a qualidade em detrimento da quantidade. Uma apresentação concisa e bem estruturada com menos diapositivos pode ter mais impacto do que uma apresentação longa e cheia de informação. Adapta a tua abordagem à tua situação específica e às necessidades do público.

Um diapositivo de ordem de trabalhos pode ser útil, especialmente em apresentações mais longas, mas nem sempre é necessário. Eis o que deves considerar:

• Para: Um diapositivo de agenda dá ao teu público um roteiro, ajudando-o a acompanhar e a antecipar o que está para vir.
• Contra: Omitir uma agenda pode criar um elemento de surpresa, mantendo o teu público curioso e interessado.

As pausas estranhas ou as transições forçadas podem ser chocantes. Podes experimentar estas técnicas para passar de uma secção para outra:

• Resumir – recapitula brevemente o teu ponto anterior antes de introduzires o seguinte.
• Sinalização – utiliza frases como “Agora, vamos explorar…” ou “Vamos passar para…” para sinalizar uma mudança.
• Sinais visuais – muda o fundo do diapositivo ou utiliza um diapositivo de transição para indicar uma nova secção.
• Ligações temáticas – estabelece ligações entre pontos. “Vimos X, o que nos leva a Y…”

Tenta não pensar demasiado no assunto. Uma frase simples e clara como “O nosso próximo ponto é…” pode ser eficaz. Pratica as tuas transições para que pareçam naturais e mantenham a tua apresentação coesa.

Embora o PowerPoint continue a ser uma escolha popular, existem várias opções. A chave é escolher uma ferramenta com a qual te sintas confortável e que não tenha uma curva de aprendizagem acentuada. Considera estes factores:

• Facilidade de uso
• Funcionalidades disponíveis (animações, modelos, etc.)
• Compatibilidade com os teus dispositivos e os do local de apresentação
• Capacidades de colaboração se trabalhares com uma equipa

Para começar rapidamente, ferramentas com IA como o criador de apresentações com IA do Piktochart podem ser úteis. Muitas vezes, fornecem modelos e sugestões de design para simplificar o teu processo.

Em última análise, concentra-te no teu conteúdo e na tua apresentação. A melhor ferramenta é aquela que te permite apresentar as tuas ideias com clareza e confiança.