Para trabajar en Marketing es necesario contar con una serie de conocimientos y experticias que posibilitan y fortalecen la tarea diaria. En el afán de rendir más y ser más eficientes, quienes trabajan en este campo optan por usar herramientas para organizarse mejor, y así aprovechar al máximo su tiempo y su talento.
Sabemos que en promedio, una persona recibe 147 mensajes de correo electrónico por día. De todos estos mensajes, solamente 12 son importantes. Esto significa que cada cuatro minutos, nuestro buzón de entrada y nuestra atención pueden verse interrumpidos por la llegada de un nuevo contenido comunicacional.
Esto no solo implica una dedicación especial para poder captar la atención de nuestros lectores, también significa realizar un esfuerzo para lograr trabajar en conjunto con un equipo que vive conectado a las redes.
Para trabajar hacia ese objetivo, también hay aplicaciones que nos ayudan con el nivel de productividad que podemos dedicar a nuestras tareas. Quienes trabajamos en el equipo de Piktochart hacemos uso intensivo de este tipo de aplicaciones, por eso decidimos realizar esta lista de las diez herramientas que más utilizamos para ayudar a quienes recién comienzan o a quienes desean explorar un poco más allá de lo que conocen. Además, nombraremos algunos puntos y recomendaciones para tener en cuenta al usar estas herramientas. ¿Estás listo? ¡Comencemos!
Slack: El orden dentro del caos
Como ya hablamos en otras ocasiones, el equipo de Piktochart es semi-remoto. Esto significa que mientras que existe una oficina central y muchos van a trabajar allí todos los días, el resto del equipo se encuentra disperso por el mundo. Desde Lima a Tokyo, hay un Piktochart en cada rincón.
Por eso, contar con una comunicación eficiente y articulada resulta de máxima importancia. En palabras de Marta, nuestra Head of Marketing: “Slack nos ayuda a estar todos en la misma página, permitiendo que el equipo sepa en qué están trabajando los demás, y fomenta la colaboración mediante la integración de aplicaciones como Trello o Status Hero”.
Tips: Puedes utilizar los bots automáticos de Slack para mantenerte al día con las métricas de tu sitio, la actividad de los miembros de tu equipo o para enviarte recordatorios a futuro. Si tienes muchos grupos activos al mismo tiempo, puedes elegir tus favoritos para ver las actualizaciones y comentarios a simple vista en tu
Buffer: Un efecto programado
Si hablamos de casos de éxito dentro del mundo del Marketing, Buffer siempre es nombrada como una de las empresas más populares dentro del rango. Entre otros motivos; por reinventarse de manera constante y por enarbolar la transparencia como virtud es una herramienta favorita por todos. Además, su equipo remoto se caracteriza por estar presente como ejemplo en muchas de las estrategias de Marketing de Contenido y de relación con el público. Pero más allá de sus políticas institucionales, en Piktochart nos encanta Buffer.
¿Por qué? Nos cuenta Will, nuestro Blog editor: “Buffer tiene una facultad de “configurar y olvidar” que facilita la manera en que organizo los artículos. De esta manera, es mucho más sencillo mantenerse activo en Twitter y promover posteos.” Buffer ayuda al usuario a configurar sus redes sociales – Twitter, Facebook y ahora Instagram – para programar su contenido social en una especie de calendario a futuro. Además, le permite llevar un control de la interacción de los usuarios con dicho contenido Y como si fuera poco, su herramienta llamada «Pablo» te permite crear visuales en el tamaño ideal para complementar tu presencia online.
Tips: Aprovecha al máximo las posibilidades que brinda Buffer. Observa el rendimiento de los posteos anteriores, y deja que aquellos con excelentes métricas lideren tu estrategia a futuro. Aprende más sobre las elecciones que hace tu audiencia. Y aprovecha la posibilidad de programar un mismo posteo varias veces para atraer al público presente en distintas franjas horarias y así, aumentar tu presencia online.
Tweetdeck: Vista de pájaro
TweetDeck es una aplicación pensada para redes sociales que te permite administrar distintas cuentas de Twitter. De manera similar a otras herramientas, Tweetdeck utiliza API de Twitter para permitir a sus usuarios el enviar y recibir mensajes y tweets, además de poder visualizar distintos perfiles. Pero, a diferencia de las demás, TweetDeck es la aplicación oficial de Twitter.
Imagina una visión panorámica de todas las conversaciones relevantes a tu marca vía Twitter y a tiempo real: este uso le brinda Wilson, nuestro encargado de las comunidades virtuales. Además, Wilson aprovecha a fondo esta herramienta para entablar conversaciones con los usuarios y estar al día con las menciones de nuestra marca.
Tips: Si estás manejando la cuenta de un cliente muy importante, o si eres propenso a escribir con errores de ortografía, hay un pequeño truco que puede salvarte de grandes apuros. Activa la opción de confirmar antes de lanzar cada Tweet y quédate tranquilo: tendrás que pensarlo dos veces y evitarás posibles errores.
Intercom: Una línea directa con el usuario
Intercom se define como un nuevo canal para interactuar con clientes de un negocio de internet, o simplemente con usuarios de un producto para poder conversar en tiempo real, realizar tareas de marketing, recibir comentarios y brindar apoyo.
“Una plataforma completa que nos permite encontrar usuarios relevantes para la comunicación que pretendemos entablar, detectando la actividad o el comportamiento de los mismos, y permitiéndonos interactuar con ellos” – así define Harrison, nuestro redactor de contenidos, a Intercom. Para nosotros es, además, una plataforma que le otorga recursos a nuestros usuarios. De esta manera, podemos enriquecer su experiencia personal en Piktochart.
Algunas de las ventajas que percibimos en el equipo de trabajo de Piktochart al usar Intercom:
- Puedes dedicarle atención a cada una de las etapas que experimentan los usuarios de tu marca. Puedes filtrar el proceso de tu audiencia para visualizar cómo es la interacción con tu producto. Luego, puedes escribir mensajes personalizados para cada uno de estos estratos: ¿Se anotaron pero no lo utilizaron? ¿Lo usaron por un tiempo y luego lo olvidaron? Hay tantos escenarios como mensajes posibles. Aprovechamos esta instancia y pretendemos asistir a nuestros usuarios con una serie de tips que los llevará a la acción.
- Encuentra tus usuarios fuertes. Usando filtros como “número de sesiones”, “última vez que los vimos” y “número de seguidores en Twitter” puedes identificar a los usuarios con más relevancia en tu campaña. Puedes hacer entrevistas para tu investigación UX, invitarlos a eventos, a que participen como invitados en el blog, etc.
- Puedes ubicar a los usuarios geográficamente. Por ejemplo, nosotros organizamos eventos llamados PiktoTours donde sea que vayamos. Intercom nos deja filtrar a usuarios por ciudad/país y luego enviarles invitaciones personalizadas.
- Solo para comenzar la conversación: Con Intercom hay muchas maneras de comunicarse con el usuario, incluyendo una ventana dentro de la aplicación para hablarle mientras usa tu programa. Puedes contarle de una nueva característica o sólo preguntar si necesita asistencia personalizada.
Tip: Con la herramienta correcta, es mucho más sencillo darle una experiencia de usuario completa y personalizada a tus usuarios. Asegúrate de tener en claro cuáles son los valores de marca que quieres expresar. Luego, súmale una cuota de abundante empatía. Por último, asegúrate de oír lo que la gente está pidiendo o lo que ellos necesitan. Intercom no sólo es una vía de comunicación de tu marca a los usuarios, ¡también funciona de manera excelente para obtener feedback o comentarios de ellos!
Google Calendar: ¡Es una cita!
Ya hemos aprendido que la integración de tareas es algo clave. Poder optimizar el uso de varias herramientas al mismo tiempo resulta ser una gran ayuda en la tarea del trabajador de Marketing. Por eso, Google Calendar también es un favorito de la casa.
La posibilidad de mantener reuniones virtuales directamente enlazadas en la invitación, además de la articulación con Google Drive y Gmail, entre otros, lo hacen un elegido por la mayoría. Nos cuenta Jacqueline, nuestra Brand Evangelist: “Me encanta cómo muestra tres días a la vez y cómo la aplicación muestra imágenes de las locaciones dentro de las invitaciones al calendario”.
Para poder aprovechar al máximo las bondades de Google Calendar, es necesario que todo el equipo lo use regularmente y se mantenga actualizado. Todos pueden estar en la misma página si utilizan la misma configuración y si replican los eventos relevantes en el calendario general de la compañía.
Tips: Si agregas tu ubicación en el perfil de Google Calendar, podrás ver el clima de la semana en transcurso. Es automático, y si trabajas organizando eventos o tienes que viajar, resulta muy útil tener estos datos en cuenta.
Mention: Se dice de mí
«La gente habla de Piktochart. Y mucho. Por eso desde Piktochart usamos Mention.com como una manera de unirnos a la charla y conversar con los usuarios. Somos una de las 500,000 empresas que utiliza Mention y lo hacemos todos los días. ¡Es una de mis herramientas favoritas para observar la fidelidad!» – Nos cuenta Jacqueline.
Al usar Mention.com podemos estar al día con todo lo que se habla en el internet sobre Piktochart, incluso cuando la charla no está dirigida a nosotros de manera directa. La mayoría de las marcas responde a los comentarios en redes sociales que han sido enviados a ellos.
Nosotros pretendemos ser una gran marca, lo que significa prestar atención a todo lo que la gente hable de nosotros, aún cuando no seamos el remitente principal del mensaje. Esto a veces significa que podemos ayudar a alguien que encuentra un problema o tiene una pregunta, pero que no nos contactó directamente.
Desde comentarios en Reddit a menciones en Inc o Forbes, vemos alrededor de 1,200 menciones semanales de nuestra marca. Este número de menciones nos permite observar la propagación de nuestra marca y su crecimiento en el tiempo. También usamos Mention.com para monitorear el porcentaje de charla que se da en cada idioma alrededor del mundo. Por ejemplo, pudimos ver que más y más personas nos hablaban en español, lo que nos ayudó a decidir a armar este blog y una serie de contenidos dirigidos a la comunidad hispanoparlante.
Tips: Asegúrate que la búsqueda que haces de las menciones resulta relevante para tu marca. Piensa en la elección de keywords como si estuvieras buscando en Google. Además, ten en cuenta los objetivos del monitoreo. Es un caos pretender ver todo lo que se habla de la marca: busca quién habla, qué se dice, y cómo le sirve a los objetivos de tu organización.
Typeform: Hola desde el otro lado
Mientras que muchos piensan que Typeform es solo una herramienta para realizar encuestas, también puede ser utilizado para otras finalidades. Si no cuentas con programadores o desarrolladores en tu equipo, pero quieres que tu sitio se vea más divertido e invite al usuario a participar, Typeform es la herramienta que necesitas.
En Piktochart le damos distintos usos de acuerdo a la necesidad que enfrentamos. A continuación, describiremos las tres maneras en las que Typeform nos ayuda a diario en nuestras tareas de Marketing.
- Para encontrar los mejores escritores para colaborar con nosotros. Muchas personas acuden a nosotros ofreciendo sus servicios como redactores de contenido. Para poder unificar el proceso de selección, hemos diseñado una página donde pueden aplicar. Esta página está vinculada a este formulario. De esta manera, los aplicables pueden ver nuestra guía de estilo, y podemos pedirles muestras de cómo escriben y otros detalles. Lo mejor es que se integra con Google Spreadsheet de manera automática, por lo que podemos acceder a todas las propuestas desde un mismo documento.
- Para saber qué aplicaciones construir. Según dijo Ai Ching, CEO de Piktochart, en su entrevista para Founders FM; una táctica que resultó para Piktochart en las instancias iniciales del producto fue escuchar a nuestros usuarios y construir mejoras en base a los comentarios que recibíamos. Eso es precisamente lo que hoy hace Laura, nuestra Investigadora UX. Ella realiza encuestas a los usuarios de Piktochart para observar su comportamiento e interacción con el producto, lo que le permite llegar a conclusiones para mejorar el mismo.
- Para encontrar excelentes candidatos para entrevistar. Hoy seguimos aprendiendo más sobre nuestros usuarios, y queremos saber qué buscan en Piktochart. Esto significa estudiar sus metas, sus formas de uso y sus deseos para poder ayudarlos durante su experiencia en Piktochart. Al usar Typeform, Laura encuesta a usuarios de distintos entornos e industrias, y luego brinda todo el conocimiento obtenido al resto de la compañía durante sus actualizaciones semanales llamadas “Humanos de Piktochart”. Gracias a estas entrevistas, ella pudo crear identidades y personajes que nos permiten obtener un panorama más completo sobre quiénes son nuestros usuarios, y qué trabajos realizan con Piktochart. En última instancia, al saber esto podremos planear nuestra estrategia de producto de forma más efectiva.
- Para obtener feedback de nuestros colegas. Promovemos una cultura de transparencia, y alentamos a nuestro equipo a participar en las decisiones que influencian el futuro de nuestra compañía. Para hacerlo, usamos Typeform en temas relevantes para nuestra dirección de marca. Definitivamente, son mucho más entretenidos que los formularios de Google.
Tip: Si necesitas obtener información de un grupo grande de personas, Typeform es la mejor alternativa que encontramos en el mercado. Su interfaz interactiva y entretenida fomenta la participación voluntaria de usuarios y la extracción efectiva de relatos personales y experiencias en primera persona. Además, la posibilidad de popular documentos Drive de forma automática te ahorra mucho tiempo en el análisis de las respuestas.
Status Hero: Planes del día
Un factor a tener en cuenta al plantear un equipo de trabajo remoto es la necesidad de estar al día con las tareas diarias de todos los miembros. Aquí es donde entra en juego Status Hero. Esta útil herramienta nos brinda la posibilidad de estar actualizado con la planificación diaria de cada uno de los miembros del equipo. Al realizar un rápido reporte diario, hablamos de las metas conseguidas el día anterior, de qué tenemos en el plato para ese mismo día, y además agregamos las posibles trabas que nos dificultan la tarea. Por ejemplo: si estamos enfermos, si necesitamos que alguien más complete su parte de un proceso, o si estamos viajando y la conexión de WiFi no es muy buena.
Además, como mencionamos antes, Status Hero puede integrarse a Slack para recordarle al equipo sobre la actualización diaria de manera automática.
Tips: Algunos principios del buen trabajo remoto se aplican también al uso de esta aplicación. Por ejemplo, ser honestos sobre las tareas que estamos desarrollando, hablar francamente de los bloqueos o los conflictos, y ofrecer ayuda cuando se tiene la posibilidad. También, realizar las actualizaciones de manera periódica para fomentar la comunicación dentro del grupo de trabajo.
Trello: Mesa colectiva de trabajo
Imagínate una lluvia de ideas, a tiempo real, de manera visual. Ahora, intenta trabajar en un equipo, disperso por el mundo, en ese tablero. Parece un poco complicado, pero gracias a Trello no solo es posible sino que es realmente sencillo. Presente en la estrategia de trabajo de muchos colegas de Marketing, Trello permite la colaboración paralela de varias personas en un mismo proyecto a la vez mediante el uso de tableros.
A simple vista, podrás ver en qué se trabaja, quién trabaja en qué, y en qué lugares se están dando los distintos procesos. Trello me ayuda a manejar mis tareas y mis listas de tareas pendientes de manera efectiva – nos cuenta Wilson. Y en adición a lo que nombra nuestro Jedi de las Redes Sociales, el resto del equipo puede seguir sus tareas a tiempo real, algo muy valioso en un grupo disperso como el nuestro.
Tips: Trello es muy inteligente. Tanto así, que si copias una lista de ítems en una tarjeta detectará que se trata de eso y los ubicará en un checklist que puedes organizar con facilidad. Además, su power-up de “envejecimiento de tarjeta” te permitirá visualizar de manera simple cuales son las tarjetas que has descuidado con el tiempo. Otro tip importante: es posible organizar las tarjetas al mejor estilo calendario: ¡integración de herramientas! Nuestro editor, Will, le gusta usar esto como una manera de gestionar sus tareas diarias.
Tweepi: El cantar de la audiencia
Tweepi es una herramienta que te ayuda a analizar y administrar tu cuenta de Twitter, más específicamente, al estudiar tus seguidores y las personas que sigues. Su principal ventaja es que ofrece la posibilidad de encontrar con facilidad y seguir a personas interesantes para tu marca. Al ahorrar tiempo en esta tarea, podrás dedicarte a crear contenido genial para que las personas que te conozcan gracias a Tweepi se convenzan de seguirte.
También puedes utilizar esta herramienta para administrar tus seguidores actuales, y analizando múltiples cuentas a la vez, visualizar qué conexiones son de importancia para tu marca. Al usar la aplicación de “dejar de seguir” de Tweepi, te desharás de usuarios inactivos, no relevantes o indeseables. Al usar las estadísticas acertadas del programa podrás entender el valor social de tus seguidores y cómo contribuyen a la productividad de tu marca.
Tip: Al utilizar la herramienta de Follow, ordena los usuarios según su puntaje Klout. Klout es una herramienta gratuita que mide la influencia social que tenga una persona a través de las redes sociales a las que pertenece. De esta manera, podrás ver a simple vista quién se mantiene activo en las redes sociales, cuáles son los puntos interesantes donde deberías enfocar tu estrategia, etc.
¿Cuáles son sus herramientas elegidas para complementar su trabajo en Marketing? ¿Ya conocían a las nombradas o quieren agregar una? ¿Tienen trucos que pueden servirle a otros colegas? ¡Los invitamos a comentar aquí abajo!
