¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo y cómo crearlo?

Todos los plazos incumplidos y las tareas duplicadas tienen la misma causa: nadie puede ver el panorama completo. Un diagrama de flujo de trabajo soluciona este problema mostrando cada paso, punto de decisión y persona responsable en una imagen clara.

A continuación, encontrarás un desglose completo de los símbolos de los diagramas de flujo de trabajo, los tipos de diagramas más populares (diagrama de flujo de procesos, swimlane, BPMN, SIPOC), las cualidades de un diagrama de flujo de trabajo sólido y una guía paso a paso para construir el tuyo propio. Si has oído utilizar indistintamente los términos mapa de flujo de trabajo, diagrama de proceso o diagrama de flujo, este artículo también aclarará las diferencias.

Para una lectura relacionada, consulta nuestra guía sobre el diagrama de Venn.

Un diagrama de flujo de trabajo es una representación visual de un proceso empresarial que traza la secuencia de pasos y las personas clave implicadas en cada paso de principio a fin. También se conoce como diagrama de flujo de trabajo, diagrama de flujo de procesos o diagrama de procesos.

El objetivo principal de un diagrama de flujo de trabajo es proporcionar una visión clara del flujo de trabajo de un proceso empresarial de principio a fin. Para ello, utiliza formas y símbolos normalizados para representar las distintas etapas de un proceso. A continuación, ilustra la secuencia de pasos que deben seguirse para completar el proceso. En muchos diagramas de flujo de trabajo, también se identifican claramente las personas responsables de cada paso del proceso.

Entonces, ¿para qué se utilizan los diagramas de flujo? Estos diagramas tienen muchos usos posibles en distintos escenarios. Aquí tienes algunos de sus usos más habituales:

Proporcionan una guía estándar que garantiza que todos los procesos estén claros para todos los miembros de la organización. También ayudan a garantizar que las tareas se realizan de forma coherente en todos los casos.

Por ejemplo, en un flujo de trabajo de atención al cliente, un gráfico estandarizado garantiza que todos los representantes sigan los mismos pasos al gestionar las reclamaciones, lo que conduce a experiencias de cliente coherentes.

Al esbozar todos los pasos implicados en un proceso o sistema, estos gráficos ayudan a identificar redundancias, cuellos de botella, ineficiencias y áreas propensas a errores. A continuación, permiten a las organizaciones realizar los cambios necesarios y optimizar sus flujos de trabajo.

Representar visualmente los procesos clave hace que sean más fáciles de entender y recordar. Estas representaciones visuales de los procesos ayudan a los nuevos empleados a comprender más rápidamente los flujos de trabajo complejos. Esto aumenta la eficacia y la productividad.

Mapear cada paso antes de poner en marcha un proyecto ayuda a crear un flujo de trabajo eficiente. Define los posibles puntos de decisión y prevé los posibles resultados, lo que facilita a los gestores de proyectos anticiparse a los retos y planificar las contingencias con mayor eficacia. Este mapeo estructurado de los procesos también ayuda a solucionar las áreas problemáticas antes de iniciar las operaciones.

Los símbolos estándar dan a los diagramas de flujo de trabajo un lenguaje compartido. Cuando cada miembro del equipo lee un rectángulo como «tarea» y un rombo como «decisión», disminuyen los errores de interpretación y se acelera la colaboración. A continuación se indican los cinco símbolos que utilizarás más a menudo.

Un óvalo marca el inicio o el final de un flujo de trabajo. Coloca uno al principio de tu diagrama con una etiqueta como «Solicitud recibida» y otro en el paso final, como «Informe entregado». Este límite claro evita que los lectores adivinen dónde empieza o termina un proceso.

Los rectángulos representan acciones o tareas individuales. Cada rectángulo debe contener una etiqueta breve y específica: «Revisar solicitud», «Enviar factura» o «Actualizar registro CRM». En la mayoría de los diagramas de flujo de trabajo, los rectángulos constituyen la mayoría de las formas, por lo que mantener las etiquetas concisas merece la pena.

Un diamante señala una pregunta de sí o no o un punto de ramificación. Etiqueta el diamante con la pregunta («¿Aprobado?»), y dibuja caminos separados para cada respuesta posible. En las decisiones es donde se esconden los cuellos de botella, así que presta especial atención a cuántas ramas salen de cada diamante.

Las flechas conectan las formas y muestran la secuencia de pasos. Señalan de una acción a la siguiente, guiando al lector a través del proceso en el orden correcto. Utiliza flechas rectas y consistentes; las líneas cruzadas o en bucle crean confusión rápidamente.

Un paralelogramo representa los datos que entran o salen del proceso. Algunos ejemplos comunes son un cliente que rellena un formulario (entrada) o un sistema que genera un correo electrónico de confirmación (salida). Incluir formas de entrada/salida hace que tu diagrama de flujo de trabajo sea más completo y ayuda a los equipos a detectar dónde se producen los traspasos de datos.

Sentirse cómodo con estos cinco símbolos es suficiente para diagramar la mayoría de los procesos empresariales. Para los flujos de trabajo especializados que utilizan la notación BPMN o UML, existen formas adicionales, pero las anteriores cubren lo fundamental.

Aunque hay muchos tipos de diagramas de flujo de trabajo, nos centraremos en los más utilizados en los procesos empresariales. Cada tipo se adapta a una aplicación específica y puede personalizarse para adaptarse a la singularidad de un proceso concreto.

Un diagrama de flujo de procesos o de datos es el diagrama de flujo de trabajo más habitual. Simplemente traza los pasos desde el principio hasta el final utilizando los símbolos estándar con los que muchos están familiarizados. Los diagramas de flujo de procesos son especialmente eficaces para trazar procesos lineales con puntos de inicio y final claros, como una cadena de montaje de productos o una secuencia de incorporación de clientes.

¿Necesitas aclarar quién hace qué? Los diagramas de carril de natación son tus diagramas de flujo de trabajo. Suelen utilizarse para visualizar un proceso multifactorial en el que intervienen varios departamentos, y eliminan la confusión sobre funciones y responsabilidades. También proporcionan una visión de alto nivel de cómo todos los pasos y las personas implicadas colaboran para completar todo el proceso.

Este gráfico divide un proceso de flujo de trabajo en categorías o carriles. Cada carril se asigna a un departamento o persona clave responsable de todos los pasos dentro de ese carril específico. Como muestra claramente las funciones y responsabilidades, el diagrama de carriles es ideal para la gestión de proyectos, la documentación de procesos, la optimización del flujo de trabajo interno y la incorporación de empleados.

Este diagrama de flujo de trabajo, que utiliza la Notación de Modelado de Procesos Empresariales, se utiliza principalmente en las funciones empresariales y los procesos informáticos. Se centra más en los procesos internos que en el resultado, lo que lo hace muy útil para la gestión del flujo de trabajo.

Diseñado principalmente para uso empresarial y técnico, muestra la secuencia de una operación empresarial o el flujo de información. Por ejemplo, en el desarrollo de software, se puede utilizar un diagrama BPMN para modelar los diferentes resultados que surgen de diferentes entradas. Esto permite a los desarrolladores detectar lagunas o errores antes de desplegar un nuevo programa.

En la gestión de recursos humanos, puede ayudar a visualizar procesos de varios pasos, como las solicitudes de permisos que pasan por varias revisiones antes de su aprobación final.

SIPOC son las siglas de Proveedor-Ingreso-Proceso-Salida-Cliente. Como su nombre indica, este diagrama identifica los elementos clave que intervienen en un proceso empresarial y esboza el flujo de acontecimientos desde los proveedores hasta los clientes. Piensa en él como una mezcla de diagrama de flujo y diagrama de carril de natación.

El objetivo principal de un diagrama SIPOC es identificar las entradas y salidas de un proceso y todos los pasos necesarios para agilizar el flujo de un punto a otro. Suele utilizarse en procesos de fabricación, proyectos de desarrollo empresarial y lanzamientos de productos. Es muy útil para hacer un seguimiento de proveedores, materiales, productos y usuarios finales.

Estos son sólo algunos de los muchos ejemplos diferentes de diagramas de flujo de trabajo. También está el Diagrama de Flujo ANSI, que utiliza símbolos del Instituto Nacional Americano de Normalización y es de uso común en las organizaciones del país. También está el Diagrama de Actividades UML, que utiliza el Lenguaje Unificado de Modelado para mapear las actividades en el desarrollo de software.

También te habrás dado cuenta de que los diagramas anteriores se parecen a los organigramas. ¿Son iguales los diagramas de flujo y los diagramas de flujo de trabajo? En realidad, no.

Aunque a veces se utilicen indistintamente, los diagramas de flujo de trabajo tienen casos de uso distintos. Los diagramas de flujo son versátiles y pueden utilizarse en muchos campos diferentes, incluso para trazar decisiones personales. Por otra parte, los diagramas de flujo de trabajo se centran específicamente en trazar procesos empresariales. Trazan el flujo de datos, el encaminamiento de documentos, el sistema operativo y otros procesos básicos de una organización.

Crear un flujo de trabajo eficaz es clave para mejorar la claridad y la eficacia. Aquí tienes algunos elementos clave que debes tener en cuenta cuando crees y utilices una plantilla de diagrama de flujo de trabajo o crees la tuya propia desde cero:

Un buen diagrama de flujo es sencillo y fácil de entender de un vistazo. No hay detalles innecesarios que abrumen al espectador. Los pasos clave están claros y su secuencia es fácil de seguir. El inicio y el final están definidos, y cada paso del proceso sigue un orden lineal y cronológico.

La finalidad y el público del diagrama están claros. El diagrama debe ser algo más que una imagen bonita a la vista. Debe transmitir toda la información clave (datos, decisiones, sistemas, personas, etc.) en un lenguaje que el público entienda. Esto significa nada de jerga técnica para usuarios no técnicos.

Un buen diagrama de flujo de trabajo incluye símbolos y formas estándar. Esta uniformidad ayuda a los usuarios a comprender el proceso sin tener que descifrar símbolos desconocidos. Las formas más comunes que verás en un diagrama de flujo de trabajo incluyen:

• Óvalos. Indican los puntos inicial y final de un proceso.
• Rectángulos. Son instrucciones, acciones o pasos que conducen a decisiones o puntos finales.
• Diamantes. Son puntos de decisión desde los que se pueden tomar caminos distintos en función de las elecciones realizadas.
• Círculos. Son conectores que representan saltos en las acciones o instancias que se pueden saltar.
• Flechas y Líneas. Señalan el siguiente paso o conectan las distintas formas. Son importantes porque muestran el flujo y la secuencia de las acciones.

Si eliges sistemáticamente el mismo conjunto de símbolos, te resultará más fácil saber cuáles debes utilizar para ayudar a los usuarios a navegar por el gráfico.

Un organigrama eficaz no lo elabora una sola persona. Es producto de la colaboración de todas las partes interesadas. Recoger las aportaciones y comentarios de todos los miembros del equipo implicados garantiza que no se pase nada por alto.

En la siguiente sección, describimos los pasos básicos para crear un diagrama de flujo de trabajo. A medida que vayas siguiendo los pasos, ten en cuenta los elementos clave que hemos mencionado antes.

Crear un organigrama es un proceso sistemático que implica varios pasos que varían en función del caso de uso concreto. Esta guía incluye los pasos básicos necesarios para desarrollar un organigrama claro y eficaz para tu organización.

En primer lugar, determina el proceso exacto que quieres trazar. ¿Se trata de un proceso empresarial, de fabricación o de otra cosa? Si eres nuevo en los diagramas de flujo de trabajo, empieza con un proceso sencillo y bien definido. Aborda los procesos complejos una vez que te hayas familiarizado con el funcionamiento de los diagramas de flujo.

Ten claro el proceso y la audiencia de tu gráfico. Entender quién utilizará el gráfico y por qué se crea ayuda a determinar el lenguaje y el nivel de detalle necesarios. Por ejemplo, utilizar una jerga específica del sector puede ser adecuado para un equipo técnico, pero no para un público general.

Define el alcance de tu flujo de trabajo identificando los puntos inicial y final. Si el proceso tiene varios resultados posibles, anota cada punto final potencial. Este paso garantiza que tu diagrama tenga límites y objetivos claros.

Identifica y enumera todos los pasos clave del proceso. Céntrate en los pasos esenciales y en los puntos de decisión que puedan ramificarse por el camino. Al principio, esboza estos pasos sin preocuparte del orden. El objetivo aquí es identificar cada acción y punto de decisión necesarios.

Una vez que tengas anotados todos los pasos, organízalos en el orden secuencial correcto. Determina el flujo e identifica a las partes implicadas en cada paso. Busca pasos repetitivos, aprobaciones innecesarias o largos periodos de espera entre tareas. Suelen ser oportunidades de optimización, y ayudarán a agilizar el proceso para que el flujo de trabajo sea más eficaz.

Elige el tipo de diagrama de flujo de trabajo que mejor se adapte a tus necesidades. Ten en cuenta la finalidad principal de tu diagrama a la hora de seleccionar el tipo adecuado. Herramientas como Piktochart ofrecen plantillas que se pueden editar y personalizar. Modifica el texto, añade o elimina formas, y selecciona un tipo de diagrama adecuado para representar tu proceso con precisión.

Utiliza símbolos y formas estandarizados para representar los distintos elementos del proceso. Los rectángulos para las tareas, los rombos para las decisiones y las flechas para las direcciones del flujo son opciones comunes. La coherencia en el uso de estos símbolos ayuda a garantizar la claridad y la legibilidad.

Por último, revisa el gráfico para comprobar su exactitud y claridad. Haz revisiones si el flujo del proceso no está claro o si detectas alguna imprecisión. Asegúrate de que el gráfico sea fácil de entender y no aparezca abarrotado de información innecesaria. A continuación, compártelo con las partes interesadas para que te den su opinión. Incorpora sus aportaciones y haz los ajustes necesarios para finalizar el gráfico.

Estos pasos te servirán de guía para crear un gráfico que mejore eficazmente tus procesos empresariales. Si utilizas plantillas, recuerda utilizar las que sean fáciles de personalizar.

Cuando se crean adecuadamente, los diagramas de flujo de trabajo se convierten en potentes herramientas que mejoran la eficacia y la productividad empresarial. Desglosan los procesos empresariales complejos en pasos más manejables y trazan claramente el flujo correcto de tareas, decisiones y responsabilidades.

Un diagrama de flujo de trabajo bien diseñado puede ayudar a tu empresa a identificar áreas de mejora, mantener la coherencia en la calidad del servicio y agilizar las operaciones, entre otras muchas cosas. En última instancia, impulsa el crecimiento empresarial.

Utiliza los consejos que hemos mencionado antes para empezar a trazar tus propios procesos. Para que los diagramas de flujo de trabajo sean más eficaces, utiliza las plantillas de Piktochart y personalízalas según tus necesidades.