Apa Itu Diagram Alur Kerja dan Bagaimana Cara Membuatnya?

Setiap tenggat waktu yang terlewat dan tugas yang terduplikasi berujung pada akar masalah yang sama: tidak ada yang bisa melihat gambaran lengkapnya. Diagram alur kerja dapat mengatasi hal ini dengan menjabarkan setiap langkah, titik keputusan, dan orang yang bertanggung jawab dalam satu visual yang jelas.

Di bawah ini, Anda akan menemukan rincian lengkap simbol-simbol diagram alur kerja, jenis-jenis diagram yang paling populer (diagram alur proses, swimlane, BPMN, SIPOC), kualitas diagram alur kerja yang baik, dan panduan langkah demi langkah untuk membuat diagram alur kerja Anda sendiri. Jika Anda pernah mendengar istilah peta alur kerja, diagram proses, atau diagram alir yang digunakan secara bergantian, artikel ini juga akan menjelaskan perbedaannya.

Untuk bacaan terkait, lihat panduan kami tentang diagram venn.

Bagan alur kerja adalah representasi visual dari proses bisnis yang memetakan urutan langkah dan orang-orang penting yang terlibat dalam setiap langkah dari awal hingga akhir. Bagan ini juga dikenal sebagai diagram alur kerja, diagram alir proses, atau diagram proses.

Tujuan utama diagram alur kerja adalah untuk memberikan gambaran yang jelas tentang alur kerja proses bisnis dari awal hingga akhir. Untuk melakukannya, diagram ini menggunakan bentuk dan simbol standar untuk merepresentasikan berbagai tahapan dalam suatu proses. Diagram ini kemudian menggambarkan urutan langkah-langkah yang harus diikuti untuk menyelesaikan proses. Dalam banyak bagan alur kerja, orang-orang yang bertanggung jawab untuk setiap langkah dalam proses juga diidentifikasi dengan jelas.

Jadi, untuk apa diagram alir digunakan? Diagram ini memiliki banyak kemungkinan penggunaan dalam berbagai skenario. Berikut adalah beberapa kasus penggunaan yang umum:

Mereka menyediakan panduan standar yang memastikan bahwa semua proses jelas bagi semua orang dalam organisasi. Mereka juga membantu memastikan bahwa tugas-tugas diselesaikan dengan cara yang konsisten dalam semua kasus.

Misalnya, dalam alur kerja layanan pelanggan, bagan standar memastikan bahwa semua perwakilan mengikuti langkah yang sama saat menangani keluhan, sehingga menghasilkan pengalaman pelanggan yang konsisten.

Dengan menguraikan semua langkah yang terlibat dalam suatu proses atau sistem, bagan ini membantu mengidentifikasi redudansi, kemacetan, inefisiensi, dan area yang rentan terhadap kesalahan. Bagan ini kemudian memungkinkan organisasi untuk membuat perubahan yang diperlukan dan mengoptimalkan alur kerja mereka.

Merepresentasikan proses-proses utama secara visual membuatnya lebih mudah dipahami dan diingat. Representasi visual dari proses ini membantu karyawan baru memahami alur kerja yang kompleks dengan lebih cepat. Hal ini meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Memetakan setiap langkah sebelum proyek dijalankan membantu menciptakan alur kerja yang efisien. Hal ini mendefinisikan titik-titik keputusan potensial dan memperkirakan hasil yang mungkin terjadi, sehingga memudahkan manajer proyek untuk mengantisipasi tantangan dan merencanakan kontinjensi secara lebih efektif. Pemetaan proses terstruktur ini juga membantu memecahkan masalah di area yang bermasalah sebelum memulai operasi.

Simbol-simbol standar memberikan diagram alur kerja sebuah bahasa yang sama. Ketika setiap anggota tim membaca persegi panjang sebagai “tugas” dan berlian sebagai “keputusan”, maka kesalahan penafsiran akan berkurang dan kolaborasi akan semakin cepat. Di bawah ini adalah lima simbol yang paling sering Anda gunakan.

Sebuah oval menandai awal atau akhir alur kerja. Letakkan satu di awal diagram Anda dengan label seperti “Permintaan diterima” dan satu lagi di langkah terakhir, seperti “Laporan terkirim.” Batas yang jelas ini mencegah pembaca menebak-nebak di mana suatu proses dimulai atau diakhiri.

Persegi panjang mewakili tindakan atau tugas individu. Setiap persegi panjang harus berisi label yang singkat dan spesifik: “Tinjau aplikasi,” “Kirim faktur,” atau “Perbarui catatan CRM.” Di sebagian besar diagram alur kerja, persegi panjang merupakan mayoritas bentuk, sehingga menjaga label tetap ringkas adalah hal yang sepadan dengan usaha.

Wajik menandakan pertanyaan ya atau tidak atau titik percabangan. Beri label wajik dengan pertanyaan (“Disetujui?”), dan gambarkan jalur terpisah untuk setiap kemungkinan jawaban. Keputusan adalah tempat kemacetan bersembunyi, jadi berikan perhatian ekstra pada berapa banyak cabang yang keluar dari setiap berlian.

Panah menghubungkan bentuk dan menunjukkan urutan langkah. Panah-panah tersebut menunjuk dari satu tindakan ke tindakan berikutnya, memandu pembaca melalui proses dalam urutan yang benar. Gunakan anak panah yang lurus dan konsisten; garis yang menyilang atau mengulang akan membuat pembaca cepat bingung.

Jajar genjang mewakili data yang masuk atau keluar dari proses. Contoh yang umum adalah pelanggan mengisi formulir (input) atau sistem menghasilkan email konfirmasi (output). Menyertakan bentuk masukan/keluaran membuat diagram alur kerja Anda menjadi lebih lengkap dan membantu tim mengetahui di mana terjadi penyerahan data.

Merasa nyaman dengan lima simbol ini sudah cukup untuk mendiagramkan sebagian besar proses bisnis. Untuk alur kerja khusus yang menggunakan notasi BPMN atau UML, ada bentuk-bentuk tambahan, tetapi bentuk-bentuk di atas sudah mencakup dasar-dasarnya.

Meskipun ada banyak jenis bagan alur kerja, kami akan fokus pada yang paling umum digunakan dalam proses bisnis. Setiap jenis dirancang untuk aplikasi tertentu dan dapat disesuaikan dengan keunikan proses tertentu.

Diagram alir proses atau diagram alir data adalah diagram alur kerja yang paling umum. Diagram ini hanya memetakan langkah-langkah dari awal hingga akhir menggunakan simbol-simbol standar yang sudah dikenal banyak orang. Diagram alir proses sangat efektif untuk memetakan proses linier dengan titik awal dan akhir yang jelas, seperti jalur perakitan produk atau urutan penerimaan pelanggan.

Perlu memperjelas siapa melakukan apa? Diagram jalur renang adalah diagram alur kerja yang tepat untuk Anda. Sering digunakan untuk memvisualisasikan proses multi-faktor yang melibatkan beberapa departemen, diagram ini menghilangkan kebingungan tentang peran dan tanggung jawab. Diagram ini juga memberikan gambaran tingkat tinggi tentang bagaimana semua langkah dan orang yang terlibat bekerja sama untuk menyelesaikan seluruh proses.

Bagan ini membagi proses alur kerja ke dalam beberapa kategori atau jalur. Setiap jalur ditugaskan ke departemen atau orang kunci yang bertanggung jawab atas semua langkah dalam jalur tertentu. Karena diagram ini dengan jelas menunjukkan peran dan tanggung jawab, diagram jalur renang sangat ideal untuk digunakan dalam manajemen proyek, dokumentasi proses, pengoptimalan alur kerja internal, dan orientasi karyawan.

Dengan menggunakan Notasi Pemodelan Proses Bisnis, diagram alur kerja ini digunakan terutama dalam fungsi bisnis dan proses teknologi informasi. Fokusnya lebih pada proses internal daripada output, sehingga sangat berguna untuk manajemen alur kerja.

Dirancang terutama untuk penggunaan bisnis dan teknis, diagram ini menunjukkan urutan operasi bisnis atau aliran informasi. Misalnya, dalam pengembangan perangkat lunak, diagram BPMN dapat digunakan untuk memodelkan hasil yang berbeda yang muncul dari input yang berbeda. Hal ini memungkinkan pengembang untuk menemukan celah atau kesalahan sebelum program baru digunakan.

Dalam manajemen sumber daya manusia, ini dapat membantu memvisualisasikan proses multi-langkah seperti aplikasi cuti yang melalui beberapa tinjauan sebelum persetujuan akhir.

SIPOC adalah singkatan dari Supplier-Input-Process-Output-Customer. Sesuai dengan namanya, diagram ini mengidentifikasi elemen-elemen utama yang terlibat dalam proses bisnis dan menguraikan aliran peristiwa dari pemasok ke pelanggan. Anggap saja sebagai perpaduan antara diagram alir dan diagram jalur renang.

Fokus utama dari diagram SIPOC adalah mengidentifikasi input dan output dari sebuah proses dan semua langkah yang diperlukan untuk merampingkan aliran dari satu titik ke titik lainnya. Diagram ini sering digunakan dalam proses manufaktur, proyek pengembangan bisnis, dan peluncuran produk. Diagram ini sangat berguna dalam melacak vendor, bahan, produk, dan pengguna akhir.

Ini hanyalah sebagian kecil dari sekian banyak contoh diagram alur kerja yang berbeda. Ada juga Diagram Alir ANSI, yang menggunakan simbol-simbol dari American National Standards Institute dan umumnya digunakan dalam organisasi di negara tersebut. Ada juga Diagram Aktivitas UML, yang menggunakan Bahasa Pemodelan Terpadu untuk memetakan aktivitas dalam pengembangan perangkat lunak.

Anda juga mungkin telah memperhatikan bahwa diagram di atas terlihat mirip dengan diagram alir. Apakah diagram alur dan diagram alur kerja itu sama? Tidak juga.

Meskipun terkadang digunakan secara bergantian, bagan alur kerja memiliki kasus penggunaan yang berbeda. Diagram alur kerja bersifat serbaguna dan dapat digunakan di berbagai bidang, bahkan dalam memetakan keputusan pribadi. Di sisi lain, diagram alur kerja secara khusus berfokus pada pemetaan proses bisnis. Diagram ini memetakan aliran data, perutean dokumen, sistem operasional, dan proses inti lainnya dalam sebuah organisasi.

Menciptakan alur kerja yang efektif adalah kunci untuk meningkatkan kejelasan dan efisiensi. Berikut ini beberapa elemen kunci yang perlu dipertimbangkan saat Anda membuat dan menggunakan templat diagram alur kerja atau membuat sendiri dari awal:

Diagram alir yang bagus adalah yang lugas dan mudah dipahami secara sekilas. Tidak ada detail yang tidak perlu, yang membingungkan pemirsa. Langkah-langkah kuncinya jelas, dan urutannya mudah diikuti. Awal dan akhir sudah ditentukan, dan setiap langkah dalam suatu proses mengikuti urutan linier dan kronologis.

Tujuan dan audiens dari diagram sudah jelas. Diagram harus lebih dari sekadar gambar yang indah untuk dilihat. Diagram harus menyampaikan semua informasi penting (data, keputusan, sistem, orang, dll.) dalam bahasa yang dimengerti oleh audiens. Ini berarti tidak ada jargon teknis untuk pengguna non-teknis.

Diagram alur kerja yang baik mencakup simbol dan bentuk standar. Keseragaman ini membantu pengguna memahami proses tanpa harus menguraikan simbol yang tidak dikenal. Bentuk paling umum yang akan Anda lihat dalam bagan alur kerja meliputi:

• Oval. Ini menunjukkan titik awal dan akhir dari suatu proses.
• Persegi panjang. Ini adalah instruksi, tindakan, atau langkah yang mengarah pada keputusan atau titik akhir.
• Berlian. Ini adalah titik-titik keputusan di mana jalur yang berbeda dapat diambil tergantung pada pilihan yang dibuat.
• Lingkaran. Ini adalah konektor yang mewakili lompatan dalam tindakan atau kejadian yang dapat dilewati.
• Panah dan Garis. Ini menunjuk ke arah langkah berikutnya atau menghubungkan berbagai bentuk. Hal ini penting karena menunjukkan aliran dan urutan tindakan.

Jika Anda secara konsisten memilih rangkaian simbol yang sama, akan lebih mudah mengetahui simbol mana yang harus Anda gunakan untuk membantu pengguna menavigasi grafik.

Bagan alur kerja yang efektif tidak dibuat oleh satu orang. Bagan ini merupakan hasil dari upaya kolaboratif dari semua pemangku kepentingan. Mengumpulkan masukan dan umpan balik dari semua anggota tim yang terlibat memastikan tidak ada yang terlewatkan.

Pada bagian berikutnya, kami akan menguraikan langkah-langkah dasar untuk membuat diagram alur kerja. Saat Anda melakukan langkah-langkah tersebut, ingatlah elemen-elemen kunci yang kami sebutkan di atas.

Membuat bagan alur kerja adalah proses sistematis yang melibatkan beberapa langkah yang bervariasi tergantung pada kasus penggunaan tertentu. Panduan ini mencakup langkah-langkah dasar yang diperlukan untuk mengembangkan bagan alur kerja yang jelas dan efektif untuk organisasi Anda.

Pertama, tentukan dengan tepat proses yang ingin Anda petakan. Apakah itu proses bisnis, proses manufaktur, atau yang lainnya? Jika Anda baru mengenal diagram alur kerja, mulailah dengan proses yang sederhana dan terdefinisi dengan baik. Tangani proses yang kompleks setelah Anda membiasakan diri dengan cara kerja diagram alur.

Perjelas proses dan audiens untuk bagan Anda. Memahami siapa yang akan menggunakan bagan dan mengapa bagan tersebut dibuat akan membantu menentukan bahasa dan tingkat detail yang diperlukan. Misalnya, menggunakan jargon khusus industri mungkin sesuai untuk tim teknis tetapi tidak untuk audiens umum.

Tentukan cakupan alur kerja Anda dengan mengidentifikasi titik awal dan titik akhir. Jika proses memiliki beberapa kemungkinan hasil, tuliskan setiap titik akhir yang mungkin terjadi. Langkah ini memastikan bagan Anda memiliki batasan dan tujuan yang jelas.

Identifikasi dan buat daftar semua langkah utama yang terlibat dalam proses tersebut. Fokus pada langkah-langkah penting dan poin-poin keputusan yang mungkin bercabang di sepanjang jalan. Pada awalnya, buatlah garis besar langkah-langkah ini tanpa mengkhawatirkan urutannya. Tujuannya di sini adalah untuk mengidentifikasi setiap tindakan dan poin keputusan yang diperlukan.

Setelah Anda memiliki semua langkah yang terdaftar, aturlah dalam urutan yang benar. Tentukan alurnya dan identifikasi pemangku kepentingan yang terlibat dalam setiap langkah. Carilah langkah-langkah yang berulang, persetujuan yang tidak perlu, atau waktu tunggu yang lama di antara tugas-tugas. Hal ini sering kali menjadi peluang untuk pengoptimalan, dan akan membantu menyederhanakan proses untuk membuat alur kerja lebih efisien.

Pilih jenis diagram alur kerja yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Ingatlah tujuan utama diagram Anda saat memilih jenis yang tepat. Alat bantu seperti Piktochart menawarkan templat yang dapat diedit dan disesuaikan. Ubah teks, tambahkan atau hapus bentuk, dan pilih jenis bagan yang sesuai untuk merepresentasikan proses Anda secara akurat.

Gunakan simbol dan bentuk standar untuk mewakili berbagai elemen proses. Persegi panjang untuk tugas, berlian untuk keputusan, dan panah untuk arah aliran adalah pilihan yang umum. Konsistensi dalam menggunakan simbol-simbol ini membantu memastikan kejelasan dan keterbacaan.

Terakhir, tinjau ulang bagan untuk keakuratan dan kejelasannya. Lakukan revisi jika alur proses tidak jelas atau jika Anda menemukan ketidakakuratan. Pastikan bagan tersebut mudah dipahami dan tidak terlihat berantakan dengan informasi yang tidak perlu. Kemudian, bagikan dengan para pemangku kepentingan untuk mendapatkan umpan balik. Masukkan masukan mereka dan lakukan penyesuaian yang diperlukan untuk menyelesaikan bagan tersebut.

Langkah-langkah ini berfungsi sebagai panduan dalam membuat bagan yang secara efektif meningkatkan proses bisnis Anda. Jika Anda menggunakan templat, ingatlah untuk menggunakan templat yang mudah disesuaikan.

Jika dibuat dengan benar, diagram alur kerja menjadi alat bantu yang ampuh untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis. Diagram ini memecah proses bisnis yang kompleks menjadi langkah-langkah yang lebih mudah dikelola dan dengan jelas memetakan alur tugas, keputusan, dan tanggung jawab yang tepat.

Diagram alur kerja yang dirancang dengan baik dapat membantu bisnis Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, menjaga konsistensi kualitas layanan, dan merampingkan operasi, dan masih banyak lagi. Pada akhirnya, hal ini akan meningkatkan pertumbuhan bisnis.

Gunakan tips yang kami sebutkan di atas untuk mulai memetakan proses Anda sendiri. Untuk membuat diagram alur kerja lebih efektif, gunakan templat Piktochart dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda.